Нужно ли хранить копии трудовых книжек уволенных сотрудников
Подборка наиболее важных документов по запросу Нужно ли хранить копии трудовых книжек уволенных сотрудников (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Что нужно знать работодателю об увольнении
(КонсультантПлюс, 2025)Что касается выдачи трудовой книжки и связанных с работой документов (их копий), то на практике сложилась особая ситуация. Так, если в день увольнения невозможно выдать работнику трудовую книжку, советуем направить уведомление о необходимости явиться и забрать (получить) трудовую книжку либо дать согласие на ее отправление по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Если в последующем за трудовой книжкой, связанными с работой документами (их копиями) явится представитель уволенного работника, то учитывайте, что на практике выдают по нотариальной доверенности трудовую книжку, указанные документы. Но в доверенности должны быть прописаны конкретные полномочия, в частности право на получение трудовой книжки, если представитель уволенного работника явился за ней.
(КонсультантПлюс, 2025)Что касается выдачи трудовой книжки и связанных с работой документов (их копий), то на практике сложилась особая ситуация. Так, если в день увольнения невозможно выдать работнику трудовую книжку, советуем направить уведомление о необходимости явиться и забрать (получить) трудовую книжку либо дать согласие на ее отправление по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Если в последующем за трудовой книжкой, связанными с работой документами (их копиями) явится представитель уволенного работника, то учитывайте, что на практике выдают по нотариальной доверенности трудовую книжку, указанные документы. Но в доверенности должны быть прописаны конкретные полномочия, в частности право на получение трудовой книжки, если представитель уволенного работника явился за ней.
Вопрос: О расторжении срочного трудового договора с гендиректором ООО в связи с истечением его полномочий.
(Письмо Минтруда России от 22.02.2024 N 14-6/ООГ-1007)- заключении трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним, соглашений о расторжении трудовых договоров;
(Письмо Минтруда России от 22.02.2024 N 14-6/ООГ-1007)- заключении трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним, соглашений о расторжении трудовых договоров;
Нормативные акты
"Порядок заключения и сопровождения договоров в ходе конкурсного производства (ликвидации) в отношении финансовых организаций"
(утв. решением Правления ГК "Агентство по страхованию вкладов" от 04.12.2017, протокол N 138)
(ред. от 04.03.2019)После подписания приказа о расторжении трудового договора Представитель передает его лицу, ответственному за организацию кадровой работы в финансовой организации, для исполнения (ознакомления работника с приказом, внесения записи о прекращении трудового договора в трудовую книжку увольняемого работника).
(утв. решением Правления ГК "Агентство по страхованию вкладов" от 04.12.2017, протокол N 138)
(ред. от 04.03.2019)После подписания приказа о расторжении трудового договора Представитель передает его лицу, ответственному за организацию кадровой работы в финансовой организации, для исполнения (ознакомления работника с приказом, внесения записи о прекращении трудового договора в трудовую книжку увольняемого работника).
"Профилактика нарушений. Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за III квартал 2019 года. Перечень нормативных правовых актов или их отдельных частей, содержащих обязательные требования. Руководство по соблюдению обязательных требований"
(утв. Рострудом)Запись о прекращении трудовых отношений на основании решения суда в трудовую книжку работника внесет новый работодатель (п. 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
(утв. Рострудом)Запись о прекращении трудовых отношений на основании решения суда в трудовую книжку работника внесет новый работодатель (п. 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
"Индивидуальный предприниматель"
(7-е издание, переработанное и дополненное)
(Карсетская Е.В., Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2024)Примечание. Трудовая книжка работника хранится у предпринимателя-работодателя и выдается работнику только в момент его увольнения. При этом работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
(7-е издание, переработанное и дополненное)
(Карсетская Е.В., Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2024)Примечание. Трудовая книжка работника хранится у предпринимателя-работодателя и выдается работнику только в момент его увольнения. При этом работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Статья: Отправка документов работнику почтой
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)Однако стоит учитывать важность отправленного документа и риск возникновения споров с работником. Отправили почтой уведомление о приближающемся ежегодном отпуске, потом работник его отгулял? Прекрасно - почтовые документы можно со спокойной душой уничтожить через 3 года вместе с уведомлением. А вот документы, подтверждающие отправку уведомления о трудовой книжке, самой трудовой книжки, копий приказов об увольнении, сведений о трудовой деятельности, есть смысл сохранять и дольше. Вдруг работник забудет, что все получил, и решит посудиться с работодателем лет через 5? Тогда почтовые документы очень выручат.
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)Однако стоит учитывать важность отправленного документа и риск возникновения споров с работником. Отправили почтой уведомление о приближающемся ежегодном отпуске, потом работник его отгулял? Прекрасно - почтовые документы можно со спокойной душой уничтожить через 3 года вместе с уведомлением. А вот документы, подтверждающие отправку уведомления о трудовой книжке, самой трудовой книжки, копий приказов об увольнении, сведений о трудовой деятельности, есть смысл сохранять и дольше. Вдруг работник забудет, что все получил, и решит посудиться с работодателем лет через 5? Тогда почтовые документы очень выручат.
Статья: Трудовая книжка с "детективным" сюжетом
(Сиверцева Н.)
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 5)Таким образом, сама запись об увольнении работника не включает в себя указание должности и подпись руководителя организации. При прекращении трудового договора с сотрудником все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого сотрудника (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
(Сиверцева Н.)
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 5)Таким образом, сама запись об увольнении работника не включает в себя указание должности и подпись руководителя организации. При прекращении трудового договора с сотрудником все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого сотрудника (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Типовая ситуация: Как оформить увольнение в связи со смертью работника (для бюджетной организации)
(Издательство "Главная книга", 2025)Чтобы уволить умершего работника, получите копию свидетельства о его смерти.
(Издательство "Главная книга", 2025)Чтобы уволить умершего работника, получите копию свидетельства о его смерти.
Вопрос: В организации лицом, ответственным за трудовые книжки, назначен руководитель. Верно ли это, если фактически ведение и хранение осуществляет работник отдела кадров? Возможно ли привлечение к ответственности за такое несоответствие?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2023)- заключении трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним, соглашений о расторжении трудовых договоров;
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2023)- заключении трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним, соглашений о расторжении трудовых договоров;
Статья: Увольнение: важные нюансы
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 10)Работодателям нужно будет по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. В том числе документов, которые выдаются работникам при увольнении, включая копии трудовых книжек, которые требуются работникам для подтверждения трудового стажа.
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 10)Работодателям нужно будет по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. В том числе документов, которые выдаются работникам при увольнении, включая копии трудовых книжек, которые требуются работникам для подтверждения трудового стажа.
Готовое решение: Как исправить запись об увольнении в трудовой книжке (сведениях о трудовой деятельности) работника
(КонсультантПлюс, 2025)Затем в разделе "Сведения о работе" в графе 3 сделайте запись о стаже работы с учетом имеющихся записей в трудовой книжке до поступления на работу к вам. После этого перепишите по порядку все записи из трудовой книжки, кроме записи об увольнении, признанной недействительной. В раздел "Сведения о награждении" также перепишите записи о награждениях из трудовой книжки, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Это следует из п. п. 28, 29 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
(КонсультантПлюс, 2025)Затем в разделе "Сведения о работе" в графе 3 сделайте запись о стаже работы с учетом имеющихся записей в трудовой книжке до поступления на работу к вам. После этого перепишите по порядку все записи из трудовой книжки, кроме записи об увольнении, признанной недействительной. В раздел "Сведения о награждении" также перепишите записи о награждениях из трудовой книжки, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Это следует из п. п. 28, 29 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Готовое решение: Какие есть особенности при увольнении внешнего совместителя
(КонсультантПлюс, 2025)Сделать в трудовой книжке (в случае ее ведения) запись об увольнении внешнего совместителя с работы по совместительству по общему правилу может только работодатель по его основному месту работы, так как трудовую книжку работника ведет он. Если работник трудился у вас совместителем и увольняется, вы в его трудовую книжку никакие записи не вносите. А если вы - работодатель по основному месту работника, внесите запись об увольнении его с работы по совместительству, если он обратился с такой просьбой и представил подтверждающий увольнение документ (например, заверенную копию приказа). Это следует из ч. 3, 5 ст. 66 ТК РФ, п. п. 9, 11, 15 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
(КонсультантПлюс, 2025)Сделать в трудовой книжке (в случае ее ведения) запись об увольнении внешнего совместителя с работы по совместительству по общему правилу может только работодатель по его основному месту работы, так как трудовую книжку работника ведет он. Если работник трудился у вас совместителем и увольняется, вы в его трудовую книжку никакие записи не вносите. А если вы - работодатель по основному месту работника, внесите запись об увольнении его с работы по совместительству, если он обратился с такой просьбой и представил подтверждающий увольнение документ (например, заверенную копию приказа). Это следует из ч. 3, 5 ст. 66 ТК РФ, п. п. 9, 11, 15 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Готовое решение: Как оформить увольнение внешнего совместителя по собственному желанию
(КонсультантПлюс, 2025)информацию о том, что он нигде не осуществляет трудовую деятельность на дату обращения с заявлением, - если вы являетесь его бывшим работодателем на работе по совместительству (абз. 1 п. 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек);
(КонсультантПлюс, 2025)информацию о том, что он нигде не осуществляет трудовую деятельность на дату обращения с заявлением, - если вы являетесь его бывшим работодателем на работе по совместительству (абз. 1 п. 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек);
Статья: Новые правила отправки отчетности в ИФНС и документов работникам и партнерам
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)А вот документы, подтверждающие отправку уведомления о трудовой книжке, самой трудовой книжки, копий приказов об увольнении, сведений о трудовой деятельности, есть смысл сохранять и дольше. Вдруг работник забудет, что все получил, и решит посудиться с работодателем лет через пять? Тогда почтовые документы очень выручат.
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)А вот документы, подтверждающие отправку уведомления о трудовой книжке, самой трудовой книжки, копий приказов об увольнении, сведений о трудовой деятельности, есть смысл сохранять и дольше. Вдруг работник забудет, что все получил, и решит посудиться с работодателем лет через пять? Тогда почтовые документы очень выручат.