Как хранить личные карточки уволенных сотрудников
Подборка наиболее важных документов по запросу Как хранить личные карточки уволенных сотрудников (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Личная карточка работника (в т.ч. совместителя)
(КонсультантПлюс, 2025)Отказывая в удовлетворении исковых требований, суд... исходил из того, что отсутствие приказов о приеме... переводе... и увольнении... отсутствие ее подписи об ознакомлении с данными приказами в личной карточке истицы, отсутствие записи об увольнении в личной карточке, ненадлежащее ее заполнение не свидетельствуют о фальсификации внесенных в нее сведений, а хранение личной карточки истицы в личном деле не нарушает норм действующего на период трудовых отношений... законодательства..."
(КонсультантПлюс, 2025)Отказывая в удовлетворении исковых требований, суд... исходил из того, что отсутствие приказов о приеме... переводе... и увольнении... отсутствие ее подписи об ознакомлении с данными приказами в личной карточке истицы, отсутствие записи об увольнении в личной карточке, ненадлежащее ее заполнение не свидетельствуют о фальсификации внесенных в нее сведений, а хранение личной карточки истицы в личном деле не нарушает норм действующего на период трудовых отношений... законодательства..."
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как оформить журнал учета личных карточек по унифицированной форме N Т-2
(КонсультантПлюс, 2025)Вы можете включить в журнал и другие графы для внесения любых сведений, которые вам необходимы. В частности, можете предусмотреть графу "Примечание", чтобы можно было указать в ней важные, на ваш взгляд, сведения. Например, о переводе работника на другую должность или о передаче личной карточки работника после его увольнения на хранение в архив (с учетом, в частности, ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 Закона об архивном деле).
(КонсультантПлюс, 2025)Вы можете включить в журнал и другие графы для внесения любых сведений, которые вам необходимы. В частности, можете предусмотреть графу "Примечание", чтобы можно было указать в ней важные, на ваш взгляд, сведения. Например, о переводе работника на другую должность или о передаче личной карточки работника после его увольнения на хранение в архив (с учетом, в частности, ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 Закона об архивном деле).
Вопрос: Как присваивается табельный номер работнику?
(Консультация эксперта, 2025)При приеме работника на работу на него заводится личная карточка Т-2 и ведется в течение всего периода его трудовой деятельности у работодателя. В личной карточке Т-2 также указывается табельный номер работника. При расторжении трудового договора с работником личная карточка Т-2 закрывается, но продолжает храниться с присвоенным табельным номером у работодателя.
(Консультация эксперта, 2025)При приеме работника на работу на него заводится личная карточка Т-2 и ведется в течение всего периода его трудовой деятельности у работодателя. В личной карточке Т-2 также указывается табельный номер работника. При расторжении трудового договора с работником личная карточка Т-2 закрывается, но продолжает храниться с присвоенным табельным номером у работодателя.
Нормативные акты
Приказ Министра обороны РФ от 31.08.2005 N 200
(ред. от 30.05.2009)
"Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации"Документы большого формата, изготовленные на твердой основе (картон, фанера и т.п.), которые невозможно хранить в сложенном виде, сдаются в архив в специально изготовленных закрывающихся ящиках (коробках) высотой 18 - 20 см. Ширина и длина ящиков (коробок) должны соответствовать размерам документов.
(ред. от 30.05.2009)
"Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации"Документы большого формата, изготовленные на твердой основе (картон, фанера и т.п.), которые невозможно хранить в сложенном виде, сдаются в архив в специально изготовленных закрывающихся ящиках (коробках) высотой 18 - 20 см. Ширина и длина ящиков (коробок) должны соответствовать размерам документов.
"Методические рекомендации "Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу"
(согласовано ЦЭПК при Росархиве 23.12.2014)Карточки учета работников формируются в дела по дате увольнения и алфавиту фамилий.
(согласовано ЦЭПК при Росархиве 23.12.2014)Карточки учета работников формируются в дела по дате увольнения и алфавиту фамилий.
Готовое решение: Как провести увольнение работников при смене собственника имущества организации
(КонсультантПлюс, 2025)3.4. Как произвести запись в личную карточку при увольнении при смене собственника имущества организации
(КонсультантПлюс, 2025)3.4. Как произвести запись в личную карточку при увольнении при смене собственника имущества организации
Статья: Организация воинского учета
(Шадрина Т.В.)
("Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 2)- вести и хранить личные карточки граждан, поставленных на воинский учет, согласно Методическим рекомендациям;
(Шадрина Т.В.)
("Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 2)- вести и хранить личные карточки граждан, поставленных на воинский учет, согласно Методическим рекомендациям;
Готовое решение: Какие есть особенности при увольнении внутреннего совместителя
(КонсультантПлюс, 2025)Ведение личных карточек не предусмотрено Порядком ведения и хранения трудовых книжек, но вы можете продолжать их вести для кадрового учета.
(КонсультантПлюс, 2025)Ведение личных карточек не предусмотрено Порядком ведения и хранения трудовых книжек, но вы можете продолжать их вести для кадрового учета.
Статья: Сложности, возникающие при прекращении трудового договора в случае смерти работника
(Ливена С.С., Руденко Е.Ю.)
("Кадровик-практик", 2023, N 1)Какой бы вариант вы ни предпочли, помните, что заявление члена семьи умершего работника о пересылке трудовой книжки по почте, а также почтовые документы, подтверждающие отправку трудовой книжки и получение трудовой книжки, нужно хранить и беречь.
(Ливена С.С., Руденко Е.Ю.)
("Кадровик-практик", 2023, N 1)Какой бы вариант вы ни предпочли, помните, что заявление члена семьи умершего работника о пересылке трудовой книжки по почте, а также почтовые документы, подтверждающие отправку трудовой книжки и получение трудовой книжки, нужно хранить и беречь.
Готовое решение: Как вести трудовую книжку в бумажном виде
(КонсультантПлюс, 2025)С 1 сентября 2021 г. знакомить работника с записями в бумажную трудовую книжку под подпись в личной карточке не нужно, поскольку Порядком ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрено такое требование. Исключение - если вы не ознакомили работника с записью в трудовой книжке, которую внесли до 1 сентября 2021 г. Тогда рекомендуем провести ознакомление в порядке, действовавшем до указанной даты. А именно повторите в личной карточке внесенную в трудовую книжку запись о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу или увольнении и ознакомьте работника с этой записью под подпись. Иначе, полагаем, возможен риск претензий со стороны контролирующих органов.
(КонсультантПлюс, 2025)С 1 сентября 2021 г. знакомить работника с записями в бумажную трудовую книжку под подпись в личной карточке не нужно, поскольку Порядком ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрено такое требование. Исключение - если вы не ознакомили работника с записью в трудовой книжке, которую внесли до 1 сентября 2021 г. Тогда рекомендуем провести ознакомление в порядке, действовавшем до указанной даты. А именно повторите в личной карточке внесенную в трудовую книжку запись о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу или увольнении и ознакомьте работника с этой записью под подпись. Иначе, полагаем, возможен риск претензий со стороны контролирующих органов.
"Локальные акты работодателя: актуализация в связи с законодательными изменениями"
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)- приказы о приеме, переводах, увольнении, повышении заработной платы, премировании, поощрениях и взысканиях;
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)- приказы о приеме, переводах, увольнении, повышении заработной платы, премировании, поощрениях и взысканиях;
Вопрос: Работник трудится в организации по основной работе и по внутреннему совместительству. Все документы и копии на него хранятся в одном личном деле. Сколько личных карточек на него вести - одну или две? Можно ли вести одно личное дело, или их должно быть два?
(Консультация эксперта, 2023)Согласно действовавшим до 1 сентября 2021 г. Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан был ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке по форме, утвержденной Федеральной службой государственной статистики.
(Консультация эксперта, 2023)Согласно действовавшим до 1 сентября 2021 г. Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан был ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке по форме, утвержденной Федеральной службой государственной статистики.
Готовое решение: Как оформить увольнение внутреннего совместителя по собственному желанию
(КонсультантПлюс, 2025)Увольнение внутреннего совместителя по собственному желанию оформите в целом так же, как увольнение основного работника. В частности, издайте приказ об увольнении, ознакомьте с ним работника под подпись, произведите расчет (в том числе выплатите компенсацию за неиспользованный отпуск), внесите запись в трудовую книжку (в случае ее ведения), в сведения о трудовой деятельности (ч. 3, 4 ст. 66, ч. 1 - 2 ст. 66.1, ч. 1, 2, 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 127, ст. 140 ТК РФ) и личную карточку работника.
(КонсультантПлюс, 2025)Увольнение внутреннего совместителя по собственному желанию оформите в целом так же, как увольнение основного работника. В частности, издайте приказ об увольнении, ознакомьте с ним работника под подпись, произведите расчет (в том числе выплатите компенсацию за неиспользованный отпуск), внесите запись в трудовую книжку (в случае ее ведения), в сведения о трудовой деятельности (ч. 3, 4 ст. 66, ч. 1 - 2 ст. 66.1, ч. 1, 2, 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 127, ст. 140 ТК РФ) и личную карточку работника.
Готовое решение: Как оформить предоставление работнику ежегодного отпуска с последующим увольнением
(КонсультантПлюс, 2025)Чтобы оформить предоставление отпуска с последующим увольнением, в частности, издайте приказ о таком отпуске (вы можете составить единый приказ, в котором укажете сведения и об отпуске, и об увольнении, или два отдельных - один об отпуске, а второй об увольнении). Информацию об увольнении внесите в сведения о трудовой деятельности. В случае ведения трудовой книжки внесите запись об увольнении также в нее. Такие выводы сделаны с учетом ч. 4 ст. 66, ч. 2 ст. 66.1, ч. 1 ст. 84.1, ч. 2 ст. 127 ТК РФ, п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Продублируйте эту запись в личной карточке работника, если вы продолжаете вести их для кадрового учета.
(КонсультантПлюс, 2025)Чтобы оформить предоставление отпуска с последующим увольнением, в частности, издайте приказ о таком отпуске (вы можете составить единый приказ, в котором укажете сведения и об отпуске, и об увольнении, или два отдельных - один об отпуске, а второй об увольнении). Информацию об увольнении внесите в сведения о трудовой деятельности. В случае ведения трудовой книжки внесите запись об увольнении также в нее. Такие выводы сделаны с учетом ч. 4 ст. 66, ч. 2 ст. 66.1, ч. 1 ст. 84.1, ч. 2 ст. 127 ТК РФ, п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Продублируйте эту запись в личной карточке работника, если вы продолжаете вести их для кадрового учета.
Готовое решение: Как уволить работника по собственному желанию во время декретного отпуска - отпуска по уходу за ребенком
(КонсультантПлюс, 2025)В остальном оформите стандартные документы об увольнении. В частности, издайте приказ об увольнении, заполните трудовую книжку (в случае ее ведения), внесите информацию в сведения о трудовой деятельности (ч. 4 ст. 66, ч. 1, 2 ст. 66.1, ч. 1 - 5 ст. 84.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 1, пп. 4 п. 2, пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, п. 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
(КонсультантПлюс, 2025)В остальном оформите стандартные документы об увольнении. В частности, издайте приказ об увольнении, заполните трудовую книжку (в случае ее ведения), внесите информацию в сведения о трудовой деятельности (ч. 4 ст. 66, ч. 1, 2 ст. 66.1, ч. 1 - 5 ст. 84.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 1, пп. 4 п. 2, пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, п. 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).