Инструкция по заполнению форм персучета
Подборка наиболее важных документов по запросу Инструкция по заполнению форм персучета (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Сведения о трудовой деятельности в ЕФС-1: новшества с 01.01.2024
(Зимина С.Ю.)
("Кадровик-практик", 2024, N 1)- код причины увольнения в соответствии с разделом "Коды причин увольнения, используемые при заполнении формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" приложения "Классификатор параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета";
(Зимина С.Ю.)
("Кадровик-практик", 2024, N 1)- код причины увольнения в соответствии с разделом "Коды причин увольнения, используемые при заполнении формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" приложения "Классификатор параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета";
Готовое решение: Как заполнить и подать сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) (до 30 декабря 2025 г.)
(КонсультантПлюс, 2025)Да, нужно. При этом руководствуйтесь п. 11 Порядка заполнения ЕФС-1.
(КонсультантПлюс, 2025)Да, нужно. При этом руководствуйтесь п. 11 Порядка заполнения ЕФС-1.
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2025 год: Статья 226 "Особенности исчисления налога налоговыми агентами. Порядок и сроки уплаты налога налоговыми агентами" главы 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ
(Юридическая компания "TAXOLOGY")Налоговый орган доначислил НДФЛ и страховые взносы, сделав вывод о неправомерном невключении в налоговую базу доходов работников, полученных в натуральной форме. Суд установил, что общество обеспечивало сотрудников бесплатным трехразовым питанием на основании талонов. Отклоняя довод общества об отсутствии персонализированного учета выданного питания, суд принял во внимание представленные налоговым органом документы. Налоговым органом в ходе проверки были изъяты оригиналы учетных ведомостей на выдачу талонов на питание на бумажном носителе, а также файлы с компьютера сотрудника общества, содержащие данные о выданных талонах на питание в отношении каждого сотрудника. Сведения из данных файлов полностью соответствуют сведениям в табелях учета рабочего времени, предоставленных обществом в инспекцию. Сотрудники и общества, и контрагента, осуществляющего поставку питания, подтвердили, что талоны на питание оформлялись на основании пофамильных заявок, выдавались сотрудникам под расписку. Суд поддержал вывод налогового органа о наличии у общества персонифицированного учета выданного питания и возможности исчислить и удержать НДФЛ в отношении каждого сотрудника, инспекция доказала факт получения работниками общества дохода в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ. При этом суд признал неправомерным доначисление страховых взносов, поскольку предоставление работникам общества питания не являлось частью системы оплаты труда. Из положений о вахтовом методе организации работ в обществе следует, что предоставление трехразового питания работникам является выплатой социального характера, не зависящей от квалификации работников, сложности, качества, количества работы, условий ее выполнения.
(Юридическая компания "TAXOLOGY")Налоговый орган доначислил НДФЛ и страховые взносы, сделав вывод о неправомерном невключении в налоговую базу доходов работников, полученных в натуральной форме. Суд установил, что общество обеспечивало сотрудников бесплатным трехразовым питанием на основании талонов. Отклоняя довод общества об отсутствии персонализированного учета выданного питания, суд принял во внимание представленные налоговым органом документы. Налоговым органом в ходе проверки были изъяты оригиналы учетных ведомостей на выдачу талонов на питание на бумажном носителе, а также файлы с компьютера сотрудника общества, содержащие данные о выданных талонах на питание в отношении каждого сотрудника. Сведения из данных файлов полностью соответствуют сведениям в табелях учета рабочего времени, предоставленных обществом в инспекцию. Сотрудники и общества, и контрагента, осуществляющего поставку питания, подтвердили, что талоны на питание оформлялись на основании пофамильных заявок, выдавались сотрудникам под расписку. Суд поддержал вывод налогового органа о наличии у общества персонифицированного учета выданного питания и возможности исчислить и удержать НДФЛ в отношении каждого сотрудника, инспекция доказала факт получения работниками общества дохода в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ. При этом суд признал неправомерным доначисление страховых взносов, поскольку предоставление работникам общества питания не являлось частью системы оплаты труда. Из положений о вахтовом методе организации работ в обществе следует, что предоставление трехразового питания работникам является выплатой социального характера, не зависящей от квалификации работников, сложности, качества, количества работы, условий ее выполнения.
Нормативные акты
Справочная информация: "Правовой календарь на III квартал 2025 года"
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Положения, регламентирующие порядок заполнения исключенных разделов формы, также утрачивают силу.
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Положения, регламентирующие порядок заполнения исключенных разделов формы, также утрачивают силу.
Федеральный закон от 24.07.2002 N 111-ФЗ
(ред. от 25.05.2026)
"Об инвестировании средств для финансирования накопительной пенсии в Российской Федерации"Если застрахованное лицо воспользовалось правом выбора инвестиционного портфеля (управляющей компании) и средства пенсионных накоплений, формируемые в его пользу, были переведены в соответствующую управляющую компанию, вновь поступающие страховые взносы на финансирование накопительной пенсии, а также дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию, взносы работодателя, уплаченные в пользу застрахованного лица, и взносы на софинансирование формирования пенсионных накоплений, поступающие в соответствии с Федеральным законом "О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений", а также поступившие средства (часть средств) материнского (семейного) капитала, направленные на формирование накопительной пенсии, направляются Фондом пенсионного и социального страхования Российской Федерации в ту же управляющую компанию до момента удовлетворения Фондом пенсионного и социального страхования Российской Федерации нового заявления о выборе инвестиционного портфеля (управляющей компании), за исключением случаев прекращения договора доверительного управления средствами пенсионных накоплений с данной управляющей компанией. Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации обеспечивает перевод страховых взносов на финансирование накопительной пенсии в течение шести месяцев со дня окончания отчетного периода, установленного Федеральным законом от 1 апреля 1996 года N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования".
(ред. от 25.05.2026)
"Об инвестировании средств для финансирования накопительной пенсии в Российской Федерации"Если застрахованное лицо воспользовалось правом выбора инвестиционного портфеля (управляющей компании) и средства пенсионных накоплений, формируемые в его пользу, были переведены в соответствующую управляющую компанию, вновь поступающие страховые взносы на финансирование накопительной пенсии, а также дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию, взносы работодателя, уплаченные в пользу застрахованного лица, и взносы на софинансирование формирования пенсионных накоплений, поступающие в соответствии с Федеральным законом "О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений", а также поступившие средства (часть средств) материнского (семейного) капитала, направленные на формирование накопительной пенсии, направляются Фондом пенсионного и социального страхования Российской Федерации в ту же управляющую компанию до момента удовлетворения Фондом пенсионного и социального страхования Российской Федерации нового заявления о выборе инвестиционного портфеля (управляющей компании), за исключением случаев прекращения договора доверительного управления средствами пенсионных накоплений с данной управляющей компанией. Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации обеспечивает перевод страховых взносов на финансирование накопительной пенсии в течение шести месяцев со дня окончания отчетного периода, установленного Федеральным законом от 1 апреля 1996 года N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования".
Вопрос: Как работодателю получить уведомление АДИ-РЕГ при приеме на работу работника, у которого отсутствует индивидуальный лицевой счет (ИЛС)?
(Консультация эксперта, 2026)Для этого следует подать в территориальный орган СФР анкету зарегистрированного лица по форме АДВ-1 (пп. "а" п. 5 Инструкции, утв. Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н, п. 8 Порядка заполнения форм сведений (Приложение N 6 к Приказу СФР от 17.11.2025 N 1461)).
(Консультация эксперта, 2026)Для этого следует подать в территориальный орган СФР анкету зарегистрированного лица по форме АДВ-1 (пп. "а" п. 5 Инструкции, утв. Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н, п. 8 Порядка заполнения форм сведений (Приложение N 6 к Приказу СФР от 17.11.2025 N 1461)).
Ситуация: Как физическое лицо может получить уведомление, подтверждающее регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (АДИ-РЕГ)?
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Первичная регистрация ребенка в системе индивидуального (персонифицированного) учета и присвоение СНИЛС в настоящее время осуществляются СФР на основании сведений о государственной регистрации рождения ребенка, поступивших в территориальный орган СФР (далее - ТО СФР). Кроме того, СНИЛС взрослому гражданину может быть присвоен на основании сведений, поступающих в ТО СФР, например, от уполномоченных органов и МФЦ, в которые обращался гражданин за предоставлением государственной или муниципальной услуги. Также гражданин вправе обратиться в СФР для регистрации самостоятельно (пп. 1, 2 п. 1, п. 6 ст. 6, п. 1 ст. 12.1 Закона N 27-ФЗ; п. 1 ст. 13.2 Закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ; пп. "б", "в" п. 5, п. п. 7, 13 Инструкции).
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Первичная регистрация ребенка в системе индивидуального (персонифицированного) учета и присвоение СНИЛС в настоящее время осуществляются СФР на основании сведений о государственной регистрации рождения ребенка, поступивших в территориальный орган СФР (далее - ТО СФР). Кроме того, СНИЛС взрослому гражданину может быть присвоен на основании сведений, поступающих в ТО СФР, например, от уполномоченных органов и МФЦ, в которые обращался гражданин за предоставлением государственной или муниципальной услуги. Также гражданин вправе обратиться в СФР для регистрации самостоятельно (пп. 1, 2 п. 1, п. 6 ст. 6, п. 1 ст. 12.1 Закона N 27-ФЗ; п. 1 ст. 13.2 Закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ; пп. "б", "в" п. 5, п. п. 7, 13 Инструкции).
Вопрос: В какой срок представить форму ЕФС-1 по договору ГПХ, который составлен 16.10.2023, отправлен контрагенту по почте 17.10.2023, подписан контрагентом 24.10.2023 и получен с подписью 07.11.2023?
(Консультация эксперта, 2024)Необходимо отметить, что при заключении договора путем обмена документами для целей признания предложения офертой не требуется наличия подписи оферента, если обстоятельства, в которых сделана оферта, позволяют достоверно установить направившее ее лицо (п. 2 ст. 434 ГК РФ) (п. 9 Пленума Верховного Суда РФ от 25.12.2018 N 49 "О некоторых вопросах применения общих положений Гражданского кодекса Российской Федерации о заключении и толковании договора").
(Консультация эксперта, 2024)Необходимо отметить, что при заключении договора путем обмена документами для целей признания предложения офертой не требуется наличия подписи оферента, если обстоятельства, в которых сделана оферта, позволяют достоверно установить направившее ее лицо (п. 2 ст. 434 ГК РФ) (п. 9 Пленума Верховного Суда РФ от 25.12.2018 N 49 "О некоторых вопросах применения общих положений Гражданского кодекса Российской Федерации о заключении и толковании договора").
Вопрос: О представлении подразделов 1.1 и 1.2 подраздела 1 разд. 1 формы ЕФС-1 при ликвидации организации, если работники заранее уволились.
(Письмо СФР от 02.03.2026 N 19-20/9793)<1> Утверждена приказом СФР от 17.11.2025 N 1462 "Об утверждении единой формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" и порядка ее заполнения" (далее - форма ЕФС-1, подраздел 1.1, подраздел 1.2).
(Письмо СФР от 02.03.2026 N 19-20/9793)<1> Утверждена приказом СФР от 17.11.2025 N 1462 "Об утверждении единой формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" и порядка ее заполнения" (далее - форма ЕФС-1, подраздел 1.1, подраздел 1.2).
Готовое решение: Как СФР привлекает к административной ответственности за нарушения по формам персонифицированного учета
(КонсультантПлюс, 2026)Могут, если обязанности по составлению и подаче форм персонифицированного учета были возложены на определенного работника и есть доказательства этого (ст. 15.33.2 КоАП РФ). Имеется, например, приказ о назначении работника на должность, трудовой договор, должностная инструкция, где прописаны такие обязанности и ответственность за их неисполнение.
(КонсультантПлюс, 2026)Могут, если обязанности по составлению и подаче форм персонифицированного учета были возложены на определенного работника и есть доказательства этого (ст. 15.33.2 КоАП РФ). Имеется, например, приказ о назначении работника на должность, трудовой договор, должностная инструкция, где прописаны такие обязанности и ответственность за их неисполнение.
Статья: Комментарий к Постановлению Арбитражного суда Московского округа от 31.07.2025 N А40-27328/2025 <Назначат ли штраф при просрочке электронной подачи ЕФС-1, если сдан отчет в бумажной форме?>
(Дегтяренко А.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2025, N 18)Электронный разд. 2 формы ЕФС-1 подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) (п. 18 Порядка заполнения ЕФС-1, п. 37 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н (далее - Инструкция)). Отправить электронный расчет в СФР можно:
(Дегтяренко А.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2025, N 18)Электронный разд. 2 формы ЕФС-1 подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) (п. 18 Порядка заполнения ЕФС-1, п. 37 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н (далее - Инструкция)). Отправить электронный расчет в СФР можно:
Готовое решение: Как заполнить и подать сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 разд. 1 формы ЕФС-1)
(КонсультантПлюс, 2026)По нашему мнению, копии указанных сведений следует хранить 50 лет. Этот вывод соотносится с положениями п. 3 ст. 8 Закона о персонифицированном учете, ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, п. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2026)По нашему мнению, копии указанных сведений следует хранить 50 лет. Этот вывод соотносится с положениями п. 3 ст. 8 Закона о персонифицированном учете, ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, п. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Готовое решение: Как учреждению заполнить и подать сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений в подразделе 1.3 подраздела 1 формы ЕФС-1 до 29 декабря 2025 г. (включительно)
(КонсультантПлюс, 2025)Например, отчет с корректирующими сведениями формируют, чтобы отразить данные о перерасчетах заработной платы (в том числе при индексации оплаты труда, удержаниях), об исправлении ошибок за предыдущие периоды (ч. 26 ст. 17 Закона о персонифицированном учете, п. 43 Инструкции, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н, Приложение к Письму Минтруда России от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784). Разъяснения из Приложения к Письму касались формы ЕФС-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п, однако, по нашему мнению, они применимы и в настоящее время.
(КонсультантПлюс, 2025)Например, отчет с корректирующими сведениями формируют, чтобы отразить данные о перерасчетах заработной платы (в том числе при индексации оплаты труда, удержаниях), об исправлении ошибок за предыдущие периоды (ч. 26 ст. 17 Закона о персонифицированном учете, п. 43 Инструкции, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н, Приложение к Письму Минтруда России от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784). Разъяснения из Приложения к Письму касались формы ЕФС-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п, однако, по нашему мнению, они применимы и в настоящее время.
Статья: Споры о записях в трудовых книжках при сокращении численности или штата работников
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2026, N 6)"47. В графе 7 "Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона" указывается код причины увольнения в соответствии с разделом "Коды причин увольнения, используемые при заполнении формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" приложения "Классификатор параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета" (далее - Классификатор) к настоящему Порядку, а также без каких-либо сокращений причина прекращения трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2026, N 6)"47. В графе 7 "Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона" указывается код причины увольнения в соответствии с разделом "Коды причин увольнения, используемые при заполнении формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" приложения "Классификатор параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета" (далее - Классификатор) к настоящему Порядку, а также без каких-либо сокращений причина прекращения трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
Готовое решение: Как учреждению заполнить и подать сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений в подразделе 1.3 подраздела 1 формы ЕФС-1 до 31 декабря 2023 г. (включительно)
(КонсультантПлюс, 2023)Например, если нужно отразить в отчете сведения о перерасчетах заработной платы (в том числе при индексации оплаты труда, удержаниях), исправление ошибок за предыдущие периоды (ч. 26 ст. 17 Закона о персонифицированном учете, п. 43 Инструкции, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н, Письмо Минтруда России от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784).
(КонсультантПлюс, 2023)Например, если нужно отразить в отчете сведения о перерасчетах заработной платы (в том числе при индексации оплаты труда, удержаниях), исправление ошибок за предыдущие периоды (ч. 26 ст. 17 Закона о персонифицированном учете, п. 43 Инструкции, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н, Письмо Минтруда России от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784).