Хранение лицевых счетов сотрудников
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение лицевых счетов сотрудников (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 05.06.2024 N 08АП-2674/2024 по делу N А75-21122/2019
Требование: Об отмене определения о привлечении лиц для обеспечения деятельности арбитражного управляющего и оплаты их услуг.
Решение: Определение оставлено без изменения.Первичная документация, отражающая деятельность должника, в т.ч. документы, касающиеся работников АО "Каюм Нефть" (приказы, трудовые договоры, лицевые счета, платежно-расчетные ведомости по выплате заработной платы, перечень работающих и четырех уволенных с указанием занимаемой ими должности, адресов сотрудников, их телефонов, хранящиеся на предприятии трудовые книжки сотрудников и вкладыши к трудовым книжкам, иные документы), в адрес и.о. конкурсного управляющего не передана. Данные обстоятельства подтверждаются также тем, что указанные сотрудники не сдавали какую-либо отчетность, в том числе, в органы ФНС по результатам осуществления АО "Каюм Нефть" хозяйственной деятельности в процедуре конкурсного производства.
Требование: Об отмене определения о привлечении лиц для обеспечения деятельности арбитражного управляющего и оплаты их услуг.
Решение: Определение оставлено без изменения.Первичная документация, отражающая деятельность должника, в т.ч. документы, касающиеся работников АО "Каюм Нефть" (приказы, трудовые договоры, лицевые счета, платежно-расчетные ведомости по выплате заработной платы, перечень работающих и четырех уволенных с указанием занимаемой ими должности, адресов сотрудников, их телефонов, хранящиеся на предприятии трудовые книжки сотрудников и вкладыши к трудовым книжкам, иные документы), в адрес и.о. конкурсного управляющего не передана. Данные обстоятельства подтверждаются также тем, что указанные сотрудники не сдавали какую-либо отчетность, в том числе, в органы ФНС по результатам осуществления АО "Каюм Нефть" хозяйственной деятельности в процедуре конкурсного производства.
Апелляционное определение Московского областного суда от 05.02.2024 по делу N 33-5130/2024 (УИД 50RS0007-01-2023-004973-64)
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О признании недействительным решения об отказе в назначении пенсии; 2) О возложении обязанности назначить пенсию; 3) О включении периода работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Истице отказано в назначении досрочной страховой пенсии по старости в связи с отсутствием требуемой продолжительности специального стажа 25 лет.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено; 3) Удовлетворено.Разрешая спор и возлагая на ответчика обязанность включить в специальный стаж истца вышеуказанный период трудовой деятельности в ясли-сад N 42 ст. Бессарабская, суд первой инстанции, руководствуясь нормами пенсионного законодательства, регулирующими спорные правоотношения, дав оценку представленным в материалы дела доказательствам на основании статьи 67 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, пришел к обоснованному выводу, что трудовой книжкой ПТ-I N 1532653, справкой о заработной плате от 4 мая 2020 года N 01/115, выданной архивной службой на основании лицевых счетов работника, подтверждается работа истца по должности "воспитатель" в учреждении для детей, при этом судом отмечено, что неисполнение работодателем обязанности по своевременной передаче документов по личному составу в архив на хранение не может являться основанием для отказа работнику в реализации им пенсионных прав.
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О признании недействительным решения об отказе в назначении пенсии; 2) О возложении обязанности назначить пенсию; 3) О включении периода работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Истице отказано в назначении досрочной страховой пенсии по старости в связи с отсутствием требуемой продолжительности специального стажа 25 лет.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено; 3) Удовлетворено.Разрешая спор и возлагая на ответчика обязанность включить в специальный стаж истца вышеуказанный период трудовой деятельности в ясли-сад N 42 ст. Бессарабская, суд первой инстанции, руководствуясь нормами пенсионного законодательства, регулирующими спорные правоотношения, дав оценку представленным в материалы дела доказательствам на основании статьи 67 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, пришел к обоснованному выводу, что трудовой книжкой ПТ-I N 1532653, справкой о заработной плате от 4 мая 2020 года N 01/115, выданной архивной службой на основании лицевых счетов работника, подтверждается работа истца по должности "воспитатель" в учреждении для детей, при этом судом отмечено, что неисполнение работодателем обязанности по своевременной передаче документов по личному составу в архив на хранение не может являться основанием для отказа работнику в реализации им пенсионных прав.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как произвести окончательный расчет с работником при увольнении
(КонсультантПлюс, 2025)Храните записки-расчеты уволенных работников 6 лет, если есть лицевые счета, а при их отсутствии - 50 лет. Исключение, если записки-расчеты оформлены до 01.01.2003 - тогда храните их 75 лет при отсутствии лицевых счетов. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором записка-расчет была закончена делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2, 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 295 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Храните записки-расчеты уволенных работников 6 лет, если есть лицевые счета, а при их отсутствии - 50 лет. Исключение, если записки-расчеты оформлены до 01.01.2003 - тогда храните их 75 лет при отсутствии лицевых счетов. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором записка-расчет была закончена делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2, 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 295 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Нормативные акты
Постановление Правления ПФ РФ от 30.01.2002 N 11п
"Об утверждении Методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования"В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 года (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации от 07.02.2002 N 07/1110-ЮД в государственной регистрации не нуждается), лицевые счета, расчетные (расчетно - платежные) ведомости (при отсутствии лицевых счетов) хранятся 75 лет.
"Об утверждении Методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования"В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 года (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации от 07.02.2002 N 07/1110-ЮД в государственной регистрации не нуждается), лицевые счета, расчетные (расчетно - платежные) ведомости (при отсутствии лицевых счетов) хранятся 75 лет.
Информационное сообщение Минфина России от 26.02.2020 N ИС-учет-23
<Об уточнении перечня архивных документов бухгалтерского учета и изменении правил подготовки программы разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета>1. Изменены сроки хранения документов по ряду позиций Перечня. Так, срок хранения документов о недостачах, присвоениях, растратах (позиция 287) увеличен до 10 лет (ранее - 5 лет), о получении заработной платы и других выплат (позиция 295) до 6 лет (ранее - 5 лет), лицевых счетов работников и карточек-справок по заработной плате, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г. (позиция 296), сокращен до 50 лет (ранее - 75 лет).
<Об уточнении перечня архивных документов бухгалтерского учета и изменении правил подготовки программы разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета>1. Изменены сроки хранения документов по ряду позиций Перечня. Так, срок хранения документов о недостачах, присвоениях, растратах (позиция 287) увеличен до 10 лет (ранее - 5 лет), о получении заработной платы и других выплат (позиция 295) до 6 лет (ранее - 5 лет), лицевых счетов работников и карточек-справок по заработной плате, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г. (позиция 296), сокращен до 50 лет (ранее - 75 лет).
Вопрос: В СТД-СФР у нового работника указано: "Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности 23.06.2020", "Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки 25.12.2020". При этом на этом последнем месте работы велась ЭТК. Надо ли что-то корректировать?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2023)У нового работодателя нет правовых оснований, даже если новый работник напишет заявление об исправлении неверных сведений, учтенных в СФР на его индивидуальном лицевом счете, сделать корректировку сведений.
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2023)У нового работодателя нет правовых оснований, даже если новый работник напишет заявление об исправлении неверных сведений, учтенных в СФР на его индивидуальном лицевом счете, сделать корректировку сведений.
Статья: Утверждены новые правила хранения документов
(Солнцева М.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2023, N 36)Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Личные дела формируются отдельно на каждого работника. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления. Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии). Приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются в дело вместе с документами, к которым относятся.
(Солнцева М.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2023, N 36)Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Личные дела формируются отдельно на каждого работника. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления. Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии). Приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются в дело вместе с документами, к которым относятся.
Вопрос: Какие установлены сроки хранения документов АО?
(Консультация эксперта, 2025)лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате;
(Консультация эксперта, 2025)лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате;
Готовое решение: Как хранить бухгалтерские документы с учетом требований ФСБУ 27/2021
(КонсультантПлюс, 2025)Обязательны для хранения документы по начислению и выплате заработной платы: расчетные, платежные, расчетно-платежные ведомости, лицевые счета работников и др.
(КонсультантПлюс, 2025)Обязательны для хранения документы по начислению и выплате заработной платы: расчетные, платежные, расчетно-платежные ведомости, лицевые счета работников и др.
"Комментарий к Федеральному закону от 12 января 1995 г. N 5-ФЗ "О ветеранах"
(постатейный)
(Корякин В.М.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)Основным документом, подтверждающим продолжительность трудового стажа, является трудовая книжка работника, которая ведется работодателем в бумажном либо электронном виде. Продолжительность страхового стажа подтверждается данными индивидуального лицевого счета, который представляет собой электронный документ, содержащий предусмотренные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" сведения о зарегистрированном лице, хранящиеся в информационных ресурсах ПФР. Трудовой (страховой) стаж учитывается при принятии решения о присвоении звания "Ветеран труда" лицам, работающим по трудовому договору.
(постатейный)
(Корякин В.М.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)Основным документом, подтверждающим продолжительность трудового стажа, является трудовая книжка работника, которая ведется работодателем в бумажном либо электронном виде. Продолжительность страхового стажа подтверждается данными индивидуального лицевого счета, который представляет собой электронный документ, содержащий предусмотренные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" сведения о зарегистрированном лице, хранящиеся в информационных ресурсах ПФР. Трудовой (страховой) стаж учитывается при принятии решения о присвоении звания "Ветеран труда" лицам, работающим по трудовому договору.
Тематический выпуск: Трудовые отношения: вопросы и ответы
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2024, N 5)В частности, согласно Перечню N 236 свыше 5 лет подлежат хранению документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат, лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате, тарификационные списки (ведомости) работников, документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда и исчислении трудового стажа работников.
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2024, N 5)В частности, согласно Перечню N 236 свыше 5 лет подлежат хранению документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат, лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате, тарификационные списки (ведомости) работников, документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда и исчислении трудового стажа работников.
Готовое решение: Как сдать формы СЗВ-М (до 16.01.2023 включительно) и СЗВ-СТАЖ (до 01.03.2023 включительно) при смене фамилии работника
(КонсультантПлюс, 2023)Новую фамилию работника указывайте в формах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ только после того, как фонд отразит ее на индивидуальном лицевом счете (ИЛС) работника. Ведь Ф.И.О. работника в указанных формах должны совпадать с данными в документе о регистрации в системе персонифицированного учета (форма АДИ-РЕГ), а тот, в свою очередь, формируется на основании сведений, хранящихся на индивидуальном лицевом счете. Это следует из пп. 2 п. 2, п. 6 ст. 6, пп. 2 п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 18 Порядка заполнения формы СЗВ-М, п. п. 2.3.1, 6.3.1 Порядка заполнения сведений персонифицированного учета, п. п. 2, 3 Порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 N 335п.
(КонсультантПлюс, 2023)Новую фамилию работника указывайте в формах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ только после того, как фонд отразит ее на индивидуальном лицевом счете (ИЛС) работника. Ведь Ф.И.О. работника в указанных формах должны совпадать с данными в документе о регистрации в системе персонифицированного учета (форма АДИ-РЕГ), а тот, в свою очередь, формируется на основании сведений, хранящихся на индивидуальном лицевом счете. Это следует из пп. 2 п. 2, п. 6 ст. 6, пп. 2 п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 18 Порядка заполнения формы СЗВ-М, п. п. 2.3.1, 6.3.1 Порядка заполнения сведений персонифицированного учета, п. п. 2, 3 Порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 N 335п.
Вопрос: Как работодателю получить уведомление АДИ-РЕГ при приеме на работу работника, у которого отсутствует индивидуальный лицевой счет (ИЛС)?
(Консультация эксперта, 2025)Чтобы получить уведомление АДИ-РЕГ на работника, у которого отсутствует ИЛС, его необходимо зарегистрировать в системе индивидуального (персонифицированного) учета путем подачи анкеты по форме АДВ-1.
(Консультация эксперта, 2025)Чтобы получить уведомление АДИ-РЕГ на работника, у которого отсутствует ИЛС, его необходимо зарегистрировать в системе индивидуального (персонифицированного) учета путем подачи анкеты по форме АДВ-1.
Готовое решение: Сроки хранения документов по налогам и страховым взносам
(КонсультантПлюс, 2025)50 или 75 лет (в зависимости от даты документа) - для лицевых счетов работников, расчетов по страховым взносам, сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
(КонсультантПлюс, 2025)50 или 75 лет (в зависимости от даты документа) - для лицевых счетов работников, расчетов по страховым взносам, сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Готовое решение: Какие правила предусмотрены для формирования дел и подготовки к передаче на архивное хранение дел, электронных и аудиовизуальных документов
(КонсультантПлюс, 2025)лицевые счета по зарплате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии).
(КонсультантПлюс, 2025)лицевые счета по зарплате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии).