Хранение копий документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение копий документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Гражданское право: Оригинал (копия) доверенности
(КонсультантПлюс, 2026)Суды также отметили, что направленная обществом в адрес таможенного органа копия доверенности содержит все реквизиты, поименованные в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст), а именно: отметку "копия верна", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии; количество листов; надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Верность проставленной отметки о заверении копии представленной доверенности удостоверена оттиском печати АО... что свидетельствует о доступе представителя З.К.И. к печати организации в силу своих должностных полномочий, представленных ей по спорной доверенности.
(КонсультантПлюс, 2026)Суды также отметили, что направленная обществом в адрес таможенного органа копия доверенности содержит все реквизиты, поименованные в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст), а именно: отметку "копия верна", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии; количество листов; надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Верность проставленной отметки о заверении копии представленной доверенности удостоверена оттиском печати АО... что свидетельствует о доступе представителя З.К.И. к печати организации в силу своих должностных полномочий, представленных ей по спорной доверенности.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работниковСитуация из практики. Можно ли хранить копии документов в личном деле работника?
Статья: Почему нельзя хранить копии документов с персданными в личном деле работника?
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)"Практическая бухгалтерия", 2023, N 9
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)"Практическая бухгалтерия", 2023, N 9
Нормативные акты
Федеральный закон от 29.11.2010 N 326-ФЗ
(ред. от 28.11.2025)
"Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации"
(с изм. и доп., вступ. в силу с 14.12.2025)5. После истечения срока, установленного для хранения копий документов на бумажном и электронном носителях в страховой медицинской организации, указанных в части 3 настоящей статьи, данные копии подлежат уничтожению в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании акта об их уничтожении, утверждаемого руководителем страховой медицинской организации.
(ред. от 28.11.2025)
"Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации"
(с изм. и доп., вступ. в силу с 14.12.2025)5. После истечения срока, установленного для хранения копий документов на бумажном и электронном носителях в страховой медицинской организации, указанных в части 3 настоящей статьи, данные копии подлежат уничтожению в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании акта об их уничтожении, утверждаемого руководителем страховой медицинской организации.
Федеральный закон от 02.11.2013 N 293-ФЗ
(ред. от 10.07.2023)
"Об актуарной деятельности в Российской Федерации"3) обеспечивать хранение документов (копий документов) на бумажном носителе и (или) электронных документов, полученных или составленных в ходе осуществления актуарной деятельности, и данных, содержащихся в таких документах, в течение не менее пяти лет после года, в котором они были получены и (или) составлены, а также размещать базы этих данных исключительно на территории Российской Федерации;
(ред. от 10.07.2023)
"Об актуарной деятельности в Российской Федерации"3) обеспечивать хранение документов (копий документов) на бумажном носителе и (или) электронных документов, полученных или составленных в ходе осуществления актуарной деятельности, и данных, содержащихся в таких документах, в течение не менее пяти лет после года, в котором они были получены и (или) составлены, а также размещать базы этих данных исключительно на территории Российской Федерации;
Статья: Международный арбитраж: на пути к устойчивому развитию и защите экологии
(Засемкова О.Ф.)
("Актуальные проблемы российского права", 2023, N 10)b) соблюдать обязательства по хранению копий документов и их утилизации путем безопасной переработки.
(Засемкова О.Ф.)
("Актуальные проблемы российского права", 2023, N 10)b) соблюдать обязательства по хранению копий документов и их утилизации путем безопасной переработки.
Статья: Конфискация автомобиля у физического лица, признанного банкротом, при совершении преступления в сфере безопасности дорожного движения в состоянии опьянения
(Мингалимова М.Ф.)
("Законность", 2024, N 8)Обращение в суд с заявлением о признании себя банкротом может быть не только правом, но и обязанностью гражданина, которая возникает в тех случаях, когда удовлетворение требований одного или нескольких кредиторов приводит к невозможности исполнения гражданином денежных обязательств и (или) обязанности по уплате обязательных платежей в полном объеме перед другими кредиторами. К заявлению приобщаются документы, подтверждающие наличие задолженности, списки кредиторов и должников гражданина, опись имущества с указанием места его нахождения или хранения, копии документов, подтверждающих право собственности на указанное имущество, копии документов о совершавшихся гражданином в течение трех лет до даты подачи заявления сделках с имуществом на сумму свыше 300 тыс. руб.
(Мингалимова М.Ф.)
("Законность", 2024, N 8)Обращение в суд с заявлением о признании себя банкротом может быть не только правом, но и обязанностью гражданина, которая возникает в тех случаях, когда удовлетворение требований одного или нескольких кредиторов приводит к невозможности исполнения гражданином денежных обязательств и (или) обязанности по уплате обязательных платежей в полном объеме перед другими кредиторами. К заявлению приобщаются документы, подтверждающие наличие задолженности, списки кредиторов и должников гражданина, опись имущества с указанием места его нахождения или хранения, копии документов, подтверждающих право собственности на указанное имущество, копии документов о совершавшихся гражданином в течение трех лет до даты подачи заявления сделках с имуществом на сумму свыше 300 тыс. руб.
"Комментарий к Федеральному закону от 3 июля 2016 г. N 237-ФЗ "О государственной кадастровой оценке"
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)4) хранить копии документов и материалов, которые использовались при определении кадастровой стоимости, на бумажном или электронном носителе либо на электронном носителе в форме электронных документов в течение не менее восьми лет со дня их составления.
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)4) хранить копии документов и материалов, которые использовались при определении кадастровой стоимости, на бумажном или электронном носителе либо на электронном носителе в форме электронных документов в течение не менее восьми лет со дня их составления.
Готовое решение: Какие правила предусмотрены для формирования дел и подготовки к передаче на архивное хранение дел, электронных и аудиовизуальных документов
(КонсультантПлюс, 2026)Электронные копии документов, связанные с электронными делами, передайте в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов). Каждая копия должна включать следующие элементы (п. 160 Правил хранения документов, утв. Приказом N 77):
(КонсультантПлюс, 2026)Электронные копии документов, связанные с электронными делами, передайте в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов). Каждая копия должна включать следующие элементы (п. 160 Правил хранения документов, утв. Приказом N 77):
Статья: Налоговая запросила документы, уничтоженные пожаром. Как избежать ответственности по КоАП РФ
(Севастьянова Ю.)
("Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке", 2023, N 11)Организация сослалась на то, что в результате возгорания помещения и ликвидации пожара были уничтожены ряд документов, включая протоколы собраний. Однако суд отметил, что в случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия. О каждом случае утраты или повреждения подлинника должен быть составлен акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа и подлежащий хранению вместе с ней. Акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером.
(Севастьянова Ю.)
("Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке", 2023, N 11)Организация сослалась на то, что в результате возгорания помещения и ликвидации пожара были уничтожены ряд документов, включая протоколы собраний. Однако суд отметил, что в случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия. О каждом случае утраты или повреждения подлинника должен быть составлен акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа и подлежащий хранению вместе с ней. Акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером.
"Комментарий к Федеральному закону от 13.07.2015 N 218-ФЗ "О государственной регистрации недвижимости"
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2024)13.1. В ч. 13.1 комментируемой статьи говорится о требованиях к электронным образам документов, создаваемым многофункциональным центром в соответствии с ч. 13 комментируемой статьи. Эти требования устанавливаются органом нормативно-правового регулирования, то есть Росреестром. В то же время форма и порядок проставления многофункциональными центрами отметки на документах, представленных на бумажном носителе, о создании электронных образов таких документов, форма и порядок проставления многофункциональными центрами отметки о том, что представленные заявителем на бумажном носителе документы являются копиями, порядок хранения многофункциональными центрами представленных заявителем в орган регистрации прав документов на бумажном носителе после их преобразования в соответствии с ч. 13 настоящей статьи в форму электронных образов документов устанавливаются Правительством Российской Федерации.
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2024)13.1. В ч. 13.1 комментируемой статьи говорится о требованиях к электронным образам документов, создаваемым многофункциональным центром в соответствии с ч. 13 комментируемой статьи. Эти требования устанавливаются органом нормативно-правового регулирования, то есть Росреестром. В то же время форма и порядок проставления многофункциональными центрами отметки на документах, представленных на бумажном носителе, о создании электронных образов таких документов, форма и порядок проставления многофункциональными центрами отметки о том, что представленные заявителем на бумажном носителе документы являются копиями, порядок хранения многофункциональными центрами представленных заявителем в орган регистрации прав документов на бумажном носителе после их преобразования в соответствии с ч. 13 настоящей статьи в форму электронных образов документов устанавливаются Правительством Российской Федерации.
Готовое решение: Что нужно сделать с исполнительным листом работника при его увольнении
(КонсультантПлюс, 2026)Хранить копию данного документа рекомендуем хотя бы два года. Считаем, что такой срок оптимальный, поскольку для обращения в суд по взысканию заработной платы у работника есть год (ч. 2 ст. 392 ТК РФ). При этом суд может продлить указанный срок в соответствии с ч. 5 ст. 392 ТК РФ.
(КонсультантПлюс, 2026)Хранить копию данного документа рекомендуем хотя бы два года. Считаем, что такой срок оптимальный, поскольку для обращения в суд по взысканию заработной платы у работника есть год (ч. 2 ст. 392 ТК РФ). При этом суд может продлить указанный срок в соответствии с ч. 5 ст. 392 ТК РФ.
Статья: Обработка ПДн для исполнения трудового законодательства: какие нюансы требуют внимания кадровых служб
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)Еще одна зона пристального внимания РКН - организация учета и хранения ПДн. Здесь у кадровиков все давно и подробно регламентировано ТК РФ и разъяснениями РКН (в частности, о хранении копий документов). Итак, необходимы:
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)Еще одна зона пристального внимания РКН - организация учета и хранения ПДн. Здесь у кадровиков все давно и подробно регламентировано ТК РФ и разъяснениями РКН (в частности, о хранении копий документов). Итак, необходимы:
Статья: Проблемы защиты персональных данных работников на современном этапе
(Бережнов А.А.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2024, N 3)Следует подчеркнуть, что на практике имеются и иные проблемы защиты персональных данных, в том числе связанные с пробелами действующего законодательства. Например, по мнению Н.М. Саликовой и Ю.А. Кучиной, одна из проблем, с которой столкнулись работодатели по вопросу обработки персональных данных, - хранение копий документов, которые содержат персональные данные работника, в том числе хранение их после достижения целей обработки <5>. Известно, что сроки хранения отдельных кадровых документов установлены Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236. Однако в Перечне документов, утвержденных данным Приказом, предусмотрены не все документы, содержащие персональные данные работников, которые могут вести работодатели. В отношении остальных документов сроки хранения должны быть определены в локальном нормативном акте работодателя (ст. 87 ТК РФ). В этой связи имеется возможность для злоупотребления со стороны работодателя и хранения им отдельных персональных данных работников в течение длительного периода времени в отсутствие реальной необходимости.
(Бережнов А.А.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2024, N 3)Следует подчеркнуть, что на практике имеются и иные проблемы защиты персональных данных, в том числе связанные с пробелами действующего законодательства. Например, по мнению Н.М. Саликовой и Ю.А. Кучиной, одна из проблем, с которой столкнулись работодатели по вопросу обработки персональных данных, - хранение копий документов, которые содержат персональные данные работника, в том числе хранение их после достижения целей обработки <5>. Известно, что сроки хранения отдельных кадровых документов установлены Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236. Однако в Перечне документов, утвержденных данным Приказом, предусмотрены не все документы, содержащие персональные данные работников, которые могут вести работодатели. В отношении остальных документов сроки хранения должны быть определены в локальном нормативном акте работодателя (ст. 87 ТК РФ). В этой связи имеется возможность для злоупотребления со стороны работодателя и хранения им отдельных персональных данных работников в течение длительного периода времени в отсутствие реальной необходимости.