Хранение электронной трудовой книжки
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение электронной трудовой книжки (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как вести электронные трудовые книжки
(КонсультантПлюс, 2025)К преимуществам электронной книжки для работодателя можно отнести, в частности, то, что у вас нет необходимости обеспечивать ее сохранность, минимален риск допустить, например, ошибку или неточность в сведениях о трудовой деятельности, а в случае их допущения вы можете их оперативно устранить. У вас есть дополнительные возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности работников. Снижаются расходы на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек. При этом переход на электронную трудовую книжку обладает рядом преимуществ и для работника. В частности, она обеспечивает высокий уровень безопасности и сохранности сведений о его трудовой деятельности, риск их потери минимален. У него гарантированный постоянный доступ к информации о своей трудовой деятельности без участия работодателя. Есть выбор способов получения сведений о трудовой деятельности: по месту работы, в МФЦ, СФР, на Едином портале госуслуг. Работник получает дополнительные возможности дистанционного трудоустройства и может использовать данные электронной трудовой книжки для получения государственных услуг (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ, Информация ПФР "Электронная трудовая книжка (ЭТК)").
(КонсультантПлюс, 2025)К преимуществам электронной книжки для работодателя можно отнести, в частности, то, что у вас нет необходимости обеспечивать ее сохранность, минимален риск допустить, например, ошибку или неточность в сведениях о трудовой деятельности, а в случае их допущения вы можете их оперативно устранить. У вас есть дополнительные возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности работников. Снижаются расходы на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек. При этом переход на электронную трудовую книжку обладает рядом преимуществ и для работника. В частности, она обеспечивает высокий уровень безопасности и сохранности сведений о его трудовой деятельности, риск их потери минимален. У него гарантированный постоянный доступ к информации о своей трудовой деятельности без участия работодателя. Есть выбор способов получения сведений о трудовой деятельности: по месту работы, в МФЦ, СФР, на Едином портале госуслуг. Работник получает дополнительные возможности дистанционного трудоустройства и может использовать данные электронной трудовой книжки для получения государственных услуг (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ, Информация ПФР "Электронная трудовая книжка (ЭТК)").
Статья: Источники цифрового права
(Вайпан В.А.)
("Вестник арбитражной практики", 2024, N 1)9. Обеспечивается нормативное регулирование цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, в том числе в части: 1) учета сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (появилась электронная трудовая книжка); 2) заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, а также в целом ведения кадрового документооборота в электронном виде.
(Вайпан В.А.)
("Вестник арбитражной практики", 2024, N 1)9. Обеспечивается нормативное регулирование цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, в том числе в части: 1) учета сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (появилась электронная трудовая книжка); 2) заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, а также в целом ведения кадрового документооборота в электронном виде.
Нормативные акты
Распоряжение Правительства РФ от 17.01.2019 N 20-р
(ред. от 20.01.2024)
<Об утверждении плана "Трансформация делового климата" и признании утратившими силу актов Правительства РФ>Обеспечение нормативного регулирования цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, в том числе в части:
(ред. от 20.01.2024)
<Об утверждении плана "Трансформация делового климата" и признании утратившими силу актов Правительства РФ>Обеспечение нормативного регулирования цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, в том числе в части:
<Информация> ПФ РФ
"Электронная трудовая книжка (ЭТК)"Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.
"Электронная трудовая книжка (ЭТК)"Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.
Готовое решение: Как вести трудовую книжку в бумажном виде
(КонсультантПлюс, 2025)Назначьте лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Выдавайте документ работнику только в установленных законодательством случаях, например при увольнении или переходе на электронную трудовую книжку.
(КонсультантПлюс, 2025)Назначьте лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Выдавайте документ работнику только в установленных законодательством случаях, например при увольнении или переходе на электронную трудовую книжку.
Статья: Электронный документооборот в сфере трудовых отношений
(Глотова С.А.)
("Трудовое право", 2021, N 10)Понадобилось чуть менее десяти лет, чтобы "электронная трудовая книжка" стала реальностью. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ <1> ввел понятие "сведения о трудовой деятельности", которые в основном дублируют данные трудовой книжки и передаются для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. При этом речи о полной отмене бумажной трудовой книжки пока не идет. А сам процесс ведения сведений о трудовой деятельности не является заменой или аналогом процесса ведения трудовых книжек. Это другой процесс, который решает более глобальные задачи, например задачу аккумуляции всей информации о трудовой деятельности граждан (на данный момент в ней хранятся сведения начиная с конца 2019 - начала 2020 года).
(Глотова С.А.)
("Трудовое право", 2021, N 10)Понадобилось чуть менее десяти лет, чтобы "электронная трудовая книжка" стала реальностью. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ <1> ввел понятие "сведения о трудовой деятельности", которые в основном дублируют данные трудовой книжки и передаются для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. При этом речи о полной отмене бумажной трудовой книжки пока не идет. А сам процесс ведения сведений о трудовой деятельности не является заменой или аналогом процесса ведения трудовых книжек. Это другой процесс, который решает более глобальные задачи, например задачу аккумуляции всей информации о трудовой деятельности граждан (на данный момент в ней хранятся сведения начиная с конца 2019 - начала 2020 года).
Готовое решение: Поощрение работников
(КонсультантПлюс, 2025)Запись о поощрении нужно внести в трудовую книжку (в случае ее ведения) (п. 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
(КонсультантПлюс, 2025)Запись о поощрении нужно внести в трудовую книжку (в случае ее ведения) (п. 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Вопрос: Надо ли при приеме на работу требовать бумажную трудовую книжку и делать отметки в книге (журнале) по учету, если работник написал заявление о ведении ЭТК?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Орловской обл., 2024)На впервые поступивших на работу работников, а также тех, кто подал заявление о предоставлении им работодателем сведений о трудовой деятельности (электронную трудовую книжку), бумажные трудовые книжки не оформляются и не ведутся. Если же работник выбрал бумажную трудовую книжку или не подал работодателю заявления о своем выборе, то трудовую книжку в бумажном виде необходимо вести наряду с представлением сведений о трудовой деятельности в СФР (ч. 2, 6, 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ (далее - Закон N 439-ФЗ)).
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Орловской обл., 2024)На впервые поступивших на работу работников, а также тех, кто подал заявление о предоставлении им работодателем сведений о трудовой деятельности (электронную трудовую книжку), бумажные трудовые книжки не оформляются и не ведутся. Если же работник выбрал бумажную трудовую книжку или не подал работодателю заявления о своем выборе, то трудовую книжку в бумажном виде необходимо вести наряду с представлением сведений о трудовой деятельности в СФР (ч. 2, 6, 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ (далее - Закон N 439-ФЗ)).
Вопрос: Обязан ли работодатель хранить заявления работников о выборе формы ведения трудовой книжки и в течение какого периода?
(Консультация эксперта, 2025)Отметим, что трудовое законодательство РФ не устанавливает, где нужно хранить заявления работников о представлении работодателем сведений о трудовой деятельности (заявления о переходе на электронные трудовые книжки). Порядок и место хранения указанных заявлений могут быть определены локальным нормативным актом работодателя (ст. 8 ТК РФ).
(Консультация эксперта, 2025)Отметим, что трудовое законодательство РФ не устанавливает, где нужно хранить заявления работников о представлении работодателем сведений о трудовой деятельности (заявления о переходе на электронные трудовые книжки). Порядок и место хранения указанных заявлений могут быть определены локальным нормативным актом работодателя (ст. 8 ТК РФ).
Вопрос: Можно ли в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делать записи о том, что трудовые книжки ведутся в электронном виде, и в какой графе?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2024)Ответ: Форма книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них действующим законодательством не установлена. Работодатель самостоятельно разрабатывает такую форму книги (журнала), предусмотрев графы для внесения соответствующей информации, в том числе при необходимости и для указания информации о ведении трудовой книжки в электронном виде.
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2024)Ответ: Форма книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них действующим законодательством не установлена. Работодатель самостоятельно разрабатывает такую форму книги (журнала), предусмотрев графы для внесения соответствующей информации, в том числе при необходимости и для указания информации о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Готовое решение: Как оформить увольнение работника по собственному желанию
(КонсультантПлюс, 2025)Формулировку записи об увольнении работника в данном случае укажите такую, как в п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, то есть "трудовой договор расторгнут по инициативе работника", и поставьте ссылку на эту норму. Такую формулировку записи об увольнении используйте и в электронной трудовой книжке - на практике так часто именуют сведения о трудовой деятельности. Это следует, в частности, из ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, п. 15, абз. 1 п. 17 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. Не используйте формулировку "уволен по собственному желанию" - иначе есть риск, например, административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, за нарушение указанных норм.
(КонсультантПлюс, 2025)Формулировку записи об увольнении работника в данном случае укажите такую, как в п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, то есть "трудовой договор расторгнут по инициативе работника", и поставьте ссылку на эту норму. Такую формулировку записи об увольнении используйте и в электронной трудовой книжке - на практике так часто именуют сведения о трудовой деятельности. Это следует, в частности, из ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, п. 15, абз. 1 п. 17 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. Не используйте формулировку "уволен по собственному желанию" - иначе есть риск, например, административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, за нарушение указанных норм.
Вопрос: Как поступить организации, если принимаемый работник предъявил трудовую книжку, в которой нет записи о приеме на предыдущую работу и записи о переходе на ЭТК, хотя в СТД-Р дата перехода на ЭТК стоит?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Орловской обл., 2023)Вопрос: Как поступить организации, если принимаемый работник предъявил трудовую книжку, в которой нет записи о приеме на предыдущую работу и записи о переходе на ЭТК, хотя в СТД-Р дата перехода на ЭТК стоит?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Орловской обл., 2023)Вопрос: Как поступить организации, если принимаемый работник предъявил трудовую книжку, в которой нет записи о приеме на предыдущую работу и записи о переходе на ЭТК, хотя в СТД-Р дата перехода на ЭТК стоит?
Статья: Концепция законодательного регулирования оборота цифровых прав: доктринальные основания и перспективы практической реализации
(Курбанов Р.А., Баланюк Л.Л.)
("Журнал российского права", 2023, N 6)8. Внедрение электронной трудовой книжки, обеспечение возможности заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров в электронном виде, ведения электронного кадрового документооборота (п. 1.5 Паспорта проекта). Помимо упрощения ведения кадрового делопроизводства становится невозможным злоупотребление работниками в трудовой сфере, в частности заведение двух и более трудовых книг, подделка документов при приеме на работу и т.п. В свою очередь, работникам обеспечивается сохранность данных о трудовом стаже, упрощается сбор необходимых документов при приеме на работу, получении социальных выплат и пр. В совокупности электронный кадровый документооборот снижает организационные расходы на обеспечение производства.
(Курбанов Р.А., Баланюк Л.Л.)
("Журнал российского права", 2023, N 6)8. Внедрение электронной трудовой книжки, обеспечение возможности заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров в электронном виде, ведения электронного кадрового документооборота (п. 1.5 Паспорта проекта). Помимо упрощения ведения кадрового делопроизводства становится невозможным злоупотребление работниками в трудовой сфере, в частности заведение двух и более трудовых книг, подделка документов при приеме на работу и т.п. В свою очередь, работникам обеспечивается сохранность данных о трудовом стаже, упрощается сбор необходимых документов при приеме на работу, получении социальных выплат и пр. В совокупности электронный кадровый документооборот снижает организационные расходы на обеспечение производства.
Вопрос: Какие документы работодателю необходимо запросить у работника при оформлении на работу вместо трудовой книжки, если работник отказался от ее ведения, и как при этом подтвердить страховой стаж для больничного?
(Консультация эксперта, 2025)Чтобы подтвердить страховой стаж за период до того, как работник перешел на ЭТК, работник может представить новому работодателю трудовую книжку в бумажном варианте, поскольку она должна храниться у работника. Также работник может предъявить трудовые договоры, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме/увольнении, иные документы (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ (далее - Закон N 439-ФЗ), п. п. 9, 10 Правил, утв. Приказом Минтруда России от 09.09.2020 N 585н, Письмо Минтруда России от 30.09.2021 N 14-6/ООГ-9289).
(Консультация эксперта, 2025)Чтобы подтвердить страховой стаж за период до того, как работник перешел на ЭТК, работник может представить новому работодателю трудовую книжку в бумажном варианте, поскольку она должна храниться у работника. Также работник может предъявить трудовые договоры, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме/увольнении, иные документы (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ (далее - Закон N 439-ФЗ), п. п. 9, 10 Правил, утв. Приказом Минтруда России от 09.09.2020 N 585н, Письмо Минтруда России от 30.09.2021 N 14-6/ООГ-9289).