Что должен делать работодатель, если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки
Подборка наиболее важных документов по запросу Что должен делать работодатель, если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Новая форма СТД-Р с 2023 года: когда и как заполнять
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 2)- совместителям (если от бумажной трудовой книжки сотрудник не отказался, то она хранится у основного работодателя) - ст. 283 ТК РФ;
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 2)- совместителям (если от бумажной трудовой книжки сотрудник не отказался, то она хранится у основного работодателя) - ст. 283 ТК РФ;
Статья: Новая форма сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) с 2023 года
(Айдаев А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 2)- совместителям (если от бумажной трудовой книжки сотрудник не отказался, то она хранится у основного работодателя) <3>;
(Айдаев А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 2)- совместителям (если от бумажной трудовой книжки сотрудник не отказался, то она хранится у основного работодателя) <3>;
Нормативные акты
"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(ред. от 29.09.2025)В случае, если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или за задержку предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом "а" пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовой книжки после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника, а в случае, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника не ведется трудовая книжка, по обращению работника (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).
(ред. от 29.09.2025)В случае, если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или за задержку предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом "а" пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовой книжки после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника, а в случае, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника не ведется трудовая книжка, по обращению работника (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).
Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ
(ред. от 24.02.2021)
"О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде"В случае, если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или за задержку предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом "а" пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовой книжки после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника, а в случае, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника не ведется трудовая книжка, по обращению работника (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).";
(ред. от 24.02.2021)
"О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде"В случае, если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или за задержку предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом "а" пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовой книжки после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника, а в случае, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника не ведется трудовая книжка, по обращению работника (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).";
Статья: Какие документы о трудовой деятельности нужно выдать работнику при увольнении
(Забродина С.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2023, N 19)До конца 2020 г. все работники путем подачи заявления должны были сделать выбор - будет работодатель продолжать вести их трудовую книжку в бумажном виде либо он будет предоставлять им сведения о трудовой деятельности. При этом независимо от сохранения трудовой книжки на бумажном носителе или отказа от ее ведения работодатель обязан формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности всех работников и представлять их для хранения в информационных ресурсах СФР. В связи с этим возникает вопрос об обязанности работодателя по предоставлению таких сведений при увольнении работнику, на которого ведется трудовая книжка, по его запросу.
(Забродина С.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2023, N 19)До конца 2020 г. все работники путем подачи заявления должны были сделать выбор - будет работодатель продолжать вести их трудовую книжку в бумажном виде либо он будет предоставлять им сведения о трудовой деятельности. При этом независимо от сохранения трудовой книжки на бумажном носителе или отказа от ее ведения работодатель обязан формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности всех работников и представлять их для хранения в информационных ресурсах СФР. В связи с этим возникает вопрос об обязанности работодателя по предоставлению таких сведений при увольнении работнику, на которого ведется трудовая книжка, по его запросу.
Статья: Новые бланки трудовых книжек в действии
(Кокурина М.А.)
("Главная книга", 2023, N 2)С 2023 г. начала действовать новая форма бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Надо сказать, что от ведения бумажной трудовой книжки отказалось пока небольшое количество трудоустроенных граждан. И поэтому главный вопрос работодателей в связи с появлением обновленной "книжной" формы - а когда она вообще нужна и неужели всем работникам, по которым ведется бумажная книжка, придется ее менять на книжку нового формата?
(Кокурина М.А.)
("Главная книга", 2023, N 2)С 2023 г. начала действовать новая форма бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Надо сказать, что от ведения бумажной трудовой книжки отказалось пока небольшое количество трудоустроенных граждан. И поэтому главный вопрос работодателей в связи с появлением обновленной "книжной" формы - а когда она вообще нужна и неужели всем работникам, по которым ведется бумажная книжка, придется ее менять на книжку нового формата?
Статья: Новые правила отправки отчетности в ИФНС и документов работникам и партнерам
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Если же работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки (или она изначально на него не велась), то работодатель отправляет СТД-Р почтой (без уведомлений и согласий).
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Если же работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки (или она изначально на него не велась), то работодатель отправляет СТД-Р почтой (без уведомлений и согласий).
Статья: Новости от 19.09.2025
("Главная книга", 2025, N 19)Работник, у которого есть бумажная трудовая книжка, может подать работодателю заявление об отказе от нее. Но даже если такое заявление не подано, электронная трудовая книжка на сотрудника все равно ведется наравне с бумажной.
("Главная книга", 2025, N 19)Работник, у которого есть бумажная трудовая книжка, может подать работодателю заявление об отказе от нее. Но даже если такое заявление не подано, электронная трудовая книжка на сотрудника все равно ведется наравне с бумажной.
Вопрос: Обязан ли работодатель хранить у себя оригинал формы СТД-Р, предъявленный работником при приеме на работу, и в течение какого срока?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Действующим законодательством также не урегулирован вопрос о необходимости хранения работодателем оригинала формы СТД-Р, предъявленного работником при приеме на работу. Законодательство не обязывает работодателя хранить эти сведения, равно как и не запрещает. По нашему мнению, работодателям необходимо самостоятельно определить - вернуть работнику оригинал формы СТД-Р или оставить его у себя. Таким образом, обязанность хранить у себя оригинал формы СТД-Р для работодателей законом не предусмотрена. Однако в целях подтверждения того, что работник на предыдущем месте работы отказался от ведения бумажной трудовой книжки, а также в целях избежания вопросов со стороны контролирующих органов предлагаем работодателю хранить оригинал формы СТД-Р у себя, как и другие кадровые документы (например, в личном деле работника).
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Действующим законодательством также не урегулирован вопрос о необходимости хранения работодателем оригинала формы СТД-Р, предъявленного работником при приеме на работу. Законодательство не обязывает работодателя хранить эти сведения, равно как и не запрещает. По нашему мнению, работодателям необходимо самостоятельно определить - вернуть работнику оригинал формы СТД-Р или оставить его у себя. Таким образом, обязанность хранить у себя оригинал формы СТД-Р для работодателей законом не предусмотрена. Однако в целях подтверждения того, что работник на предыдущем месте работы отказался от ведения бумажной трудовой книжки, а также в целях избежания вопросов со стороны контролирующих органов предлагаем работодателю хранить оригинал формы СТД-Р у себя, как и другие кадровые документы (например, в личном деле работника).
Статья: Особенности заполнения ежемесячной отчетности по форме ЕФС-1
(Снегирев А.Г.)
("Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 3)Независимо от сохранения трудовой книжки на бумажном носителе или отказа от ее ведения работодатель обязан формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности работника и представлять их для хранения в информационных ресурсах СФР.
(Снегирев А.Г.)
("Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 3)Независимо от сохранения трудовой книжки на бумажном носителе или отказа от ее ведения работодатель обязан формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности работника и представлять их для хранения в информационных ресурсах СФР.
Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжкаС 1 января 2020 г. работодатель может не вести трудовую книжку в бумажном виде, если работник отказался от продолжения ее ведения.
Готовое решение: Как оформить увольнение руководителя (генерального директора) при ликвидации организации
(КонсультантПлюс, 2025)Работнику, который отказался от продолжения ведения трудовой книжки, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя. Они оформляются на бумажном носителе или в электронной форме и должны быть заверены надлежащим образом (ч. 4 - 6 ст. 84.1 ТК РФ).
(КонсультантПлюс, 2025)Работнику, который отказался от продолжения ведения трудовой книжки, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя. Они оформляются на бумажном носителе или в электронной форме и должны быть заверены надлежащим образом (ч. 4 - 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Ситуация: В каких случаях прерывается трудовой стаж и как его восстановить?
("Электронный журнал "Азбука права", 2025)Однако следует учесть, что на впервые поступивших на работу работников, а также тех, кто подал заявление о предоставлении им работодателем сведений о трудовой деятельности (электронной трудовой книжки), бумажные трудовые книжки не оформляются и не ведутся. Работники, сохранившие бумажные трудовые книжки, вправе в любое время отказаться от них. Если у вас по состоянию на 31.12.2019 имеется стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), вы вправе обратиться в Фонд пенсионного и социального страхования РФ (далее - Фонд) с заявлением о включении в его информационные ресурсы сведений о трудовой деятельности за периоды работы и (или) профессиональной служебной деятельности до 01.01.2020, записи о которых содержатся в трудовой книжке (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ; ч. 2, 5, 6.1, 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ; п. 2 ст. 12 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).
("Электронный журнал "Азбука права", 2025)Однако следует учесть, что на впервые поступивших на работу работников, а также тех, кто подал заявление о предоставлении им работодателем сведений о трудовой деятельности (электронной трудовой книжки), бумажные трудовые книжки не оформляются и не ведутся. Работники, сохранившие бумажные трудовые книжки, вправе в любое время отказаться от них. Если у вас по состоянию на 31.12.2019 имеется стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), вы вправе обратиться в Фонд пенсионного и социального страхования РФ (далее - Фонд) с заявлением о включении в его информационные ресурсы сведений о трудовой деятельности за периоды работы и (или) профессиональной служебной деятельности до 01.01.2020, записи о которых содержатся в трудовой книжке (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ; ч. 2, 5, 6.1, 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ; п. 2 ст. 12 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).