Архивирование счетов-Фактур
Подборка наиболее важных документов по запросу Архивирование счетов-Фактур (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: ...Являюсь администратором отдела приема заказов. С 23 августа в компании сменился гендиректор и на меня были возложены дополнительные обязанности. Правомерны ли действия работодателя? Должны ли быть внесены изменения в должностную инструкцию или трудовой договор? Должен ли работодатель заранее предупреждать работника?
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2019)Вопрос: Являюсь администратором отдела приема заказов в компании, занимающейся продажей косметических средств. В должностной инструкции, подписанной мной при приеме на работу, в мою трудовую функцию входили следующие обязанности: прием и обработка заказов - формирование документов на базе 1С (счета, накладные, счет-фактуры, документы списания), предоставление информации менеджерам, предоставление информации клиентам, подготовка документов для сотрудников (копии прайс-листов, сертификатов). С 23 августа в компании сменился генеральный директор и на меня и моих коллег из отдела приема заказов были возложены следующие обязанности: архивирование накладных, проведение в программе 1С возвратов продукции, работа в кол-центре (консультация по продуктам компании, прием заказов, информирование по акциям и специальным предложениям, запись на обучение), управление номенклатурной базой, формирование реестра отгрузок для склада и заказ пропусков для водителей, прием и обработка претензий клиентов. Правомерны ли действия работодателя? Входят ли эти дополнительные обязанности в нашу трудовую функцию? Должны ли быть внесены какие-либо изменения в нашу должностную инструкцию или трудовой договор (на данный момент должностная инструкция и трудовой договор без изменений)? Если да, то должен ли работодатель заранее предупреждать работника о том, что в должностную инструкцию или в трудовой договор будут внесены изменения, насколько заранее? Имеет ли работодатель право возлагать на нас данные обязанности без изменения заработной платы?
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2019)Вопрос: Являюсь администратором отдела приема заказов в компании, занимающейся продажей косметических средств. В должностной инструкции, подписанной мной при приеме на работу, в мою трудовую функцию входили следующие обязанности: прием и обработка заказов - формирование документов на базе 1С (счета, накладные, счет-фактуры, документы списания), предоставление информации менеджерам, предоставление информации клиентам, подготовка документов для сотрудников (копии прайс-листов, сертификатов). С 23 августа в компании сменился генеральный директор и на меня и моих коллег из отдела приема заказов были возложены следующие обязанности: архивирование накладных, проведение в программе 1С возвратов продукции, работа в кол-центре (консультация по продуктам компании, прием заказов, информирование по акциям и специальным предложениям, запись на обучение), управление номенклатурной базой, формирование реестра отгрузок для склада и заказ пропусков для водителей, прием и обработка претензий клиентов. Правомерны ли действия работодателя? Входят ли эти дополнительные обязанности в нашу трудовую функцию? Должны ли быть внесены какие-либо изменения в нашу должностную инструкцию или трудовой договор (на данный момент должностная инструкция и трудовой договор без изменений)? Если да, то должен ли работодатель заранее предупреждать работника о том, что в должностную инструкцию или в трудовой договор будут внесены изменения, насколько заранее? Имеет ли работодатель право возлагать на нас данные обязанности без изменения заработной платы?
Статья: Электронный счет-фактура и организация учета
(Киселева И.)
("Финансовая газета", 2011, N 36)Пилотный проект по обмену счетами-фактурами в электронном виде, проводившийся с января по июнь 2009 г. в Российской Федерации среди организаций-поставщиков, покупателей и налоговых органов, успешно завершился. Результаты показывают, что электронная передача счетов по НДС действительно экономит время (сокращается время на их сохранение и архивирование). Такой обмен будет особенно актуален для компаний с разветвленной филиальной сетью, а также организаций, имеющих много контрагентов.
(Киселева И.)
("Финансовая газета", 2011, N 36)Пилотный проект по обмену счетами-фактурами в электронном виде, проводившийся с января по июнь 2009 г. в Российской Федерации среди организаций-поставщиков, покупателей и налоговых органов, успешно завершился. Результаты показывают, что электронная передача счетов по НДС действительно экономит время (сокращается время на их сохранение и архивирование). Такой обмен будет особенно актуален для компаний с разветвленной филиальной сетью, а также организаций, имеющих много контрагентов.
Нормативные акты
Руководство Европейского Союза
"О надлежащей практике дистрибуции лекарственных средств, предназначенных для человека (2013/С 68/01)" [рус., англ.]
(Вместе с "Глоссарием терминов")
(Принято 07.03.2013)Следует уделять внимание применению действующих и утвержденных процедур. Документация должна иметь недвусмысленное содержание; название, характер и цели должны быть четко сформулированы. Документация подлежит пересмотру и должна поддерживаться в актуальном состоянии. В отношении процедур необходимо применять систему управления версиями. После внесения изменений в документ необходимо применять систему, предотвращающую непреднамеренное использование первоначальной версии. Измененные или устаревшие процедуры должны быть удалены из рабочего процесса, и они подлежат архивированию.
"О надлежащей практике дистрибуции лекарственных средств, предназначенных для человека (2013/С 68/01)" [рус., англ.]
(Вместе с "Глоссарием терминов")
(Принято 07.03.2013)Следует уделять внимание применению действующих и утвержденных процедур. Документация должна иметь недвусмысленное содержание; название, характер и цели должны быть четко сформулированы. Документация подлежит пересмотру и должна поддерживаться в актуальном состоянии. В отношении процедур необходимо применять систему управления версиями. После внесения изменений в документ необходимо применять систему, предотвращающую непреднамеренное использование первоначальной версии. Измененные или устаревшие процедуры должны быть удалены из рабочего процесса, и они подлежат архивированию.
Административная практика
Решение Амурского УФАС России от 05.09.2025 по делу N 028/06/106-638/2025, 028/06/106-639/2025
Обстоятельства: В антимонопольный орган поступило обращение с жалобой на действия заказчика и уполномоченного органа при осуществлении закупки в форме электронного аукциона. Заявитель считает, что его заявка была неправомерно отклонена, несмотря на соответствие требованиям извещения.
Решение: Признать жалобу необоснованной.В составе заявке ООО "Г" приложены 9 архивированных файлов в формате zip (УПД _Белгород ИТС (поставка камер) ДД24.zip - по семи этапам).
Обстоятельства: В антимонопольный орган поступило обращение с жалобой на действия заказчика и уполномоченного органа при осуществлении закупки в форме электронного аукциона. Заявитель считает, что его заявка была неправомерно отклонена, несмотря на соответствие требованиям извещения.
Решение: Признать жалобу необоснованной.В составе заявке ООО "Г" приложены 9 архивированных файлов в формате zip (УПД _Белгород ИТС (поставка камер) ДД24.zip - по семи этапам).
Решение Пермского УФАС России от 08.10.2025 N РНП-59-378
Об отказе во включении сведений в реестр недобросовестных поставщиков.08.07.2025 Исполнителем в системе ЕИС были размещены документы приемке: счет-фактура N 1 от 08.07.2025 и заархивированные файлы фотоснимками.
Об отказе во включении сведений в реестр недобросовестных поставщиков.08.07.2025 Исполнителем в системе ЕИС были размещены документы приемке: счет-фактура N 1 от 08.07.2025 и заархивированные файлы фотоснимками.
Статья: Тенденции развития налогового контроллинга в условиях цифровой экономики
(Шлычков Д.С., Родичева Ю.С.)
("Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", 2021, N 23)Однако стоит учитывать, что в данный момент счет-фактура - базовый документ для большинства систем учета НДС/GST, важнейший для определения начисляемой суммы налога. Поэтому компании должны гарантировать, что процедура электронного фактурирования, включая сканирование документов и их архивирование, полностью соответствует закону.
(Шлычков Д.С., Родичева Ю.С.)
("Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", 2021, N 23)Однако стоит учитывать, что в данный момент счет-фактура - базовый документ для большинства систем учета НДС/GST, важнейший для определения начисляемой суммы налога. Поэтому компании должны гарантировать, что процедура электронного фактурирования, включая сканирование документов и их архивирование, полностью соответствует закону.
Вопрос: ООО, применяющее УСНО, работает по договору комиссии (является комиссионером). Как лучше архивировать документы, выставленные комитенту (УПД, выступающие в качестве счетов-фактур и первичных документов, отчеты комиссионера): вместе с основной реализацией или отдельно?
("Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", 2020, N 1)"Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", 2020, N 1
("Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", 2020, N 1)"Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", 2020, N 1
Статья: Сроки хранения документов в организации
(Габелли Г.К.)
("Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение", 2020, N 5)Срок хранения первичных учетных документов (в том числе накладных, актов выполненных работ и оказанных услуг), путевых листов, кассовых документов, банковских документов, главных книг, счетов-фактур составляет 5 лет.
(Габелли Г.К.)
("Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение", 2020, N 5)Срок хранения первичных учетных документов (в том числе накладных, актов выполненных работ и оказанных услуг), путевых листов, кассовых документов, банковских документов, главных книг, счетов-фактур составляет 5 лет.
Статья: Правила хранения счетов-фактур
(Манохова С.В.)
("Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", 2010, N 12)Кроме того, обращаем внимание читателей на следующее. При архивировании документов лицу, непосредственно принимающему в нем участие, нужно быть предельно осторожным в своих действиях, чтобы не повредить содержащиеся в счете-фактуре сведения (например, не проколоть дыроколом данные о номере и дате выставления счета-фактуры), так как отсутствие обязательных реквизитов на счете-фактуре может послужить основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога налоговыми инспекторами.
(Манохова С.В.)
("Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", 2010, N 12)Кроме того, обращаем внимание читателей на следующее. При архивировании документов лицу, непосредственно принимающему в нем участие, нужно быть предельно осторожным в своих действиях, чтобы не повредить содержащиеся в счете-фактуре сведения (например, не проколоть дыроколом данные о номере и дате выставления счета-фактуры), так как отсутствие обязательных реквизитов на счете-фактуре может послужить основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога налоговыми инспекторами.
Статья: Что нужно знать руководителю о бухгалтерском и налоговом учете
("Трудовое право", 2010, N 3)Теперь в НК РФ прописано, что ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.
("Трудовое право", 2010, N 3)Теперь в НК РФ прописано, что ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.
Статья: "Бумажная" ревизия
(Маркова О.)
("Расчет", 2009, N 11)Исходя из собственной практики, могу сказать, что формирование "архива" документов лучше проводить с периодичностью раз в квартал, после сдачи квартальной отчетности. К этому моменту переполох по составлению квартального баланса завершен и можно заняться сбором недостающих оригиналов документов, а также исправлением "первички", уже принятой к учету, но не соответствующей требованиям законодательства.
(Маркова О.)
("Расчет", 2009, N 11)Исходя из собственной практики, могу сказать, что формирование "архива" документов лучше проводить с периодичностью раз в квартал, после сдачи квартальной отчетности. К этому моменту переполох по составлению квартального баланса завершен и можно заняться сбором недостающих оригиналов документов, а также исправлением "первички", уже принятой к учету, но не соответствующей требованиям законодательства.
"Универсальный сборник должностных инструкций"
(под ред. А.В. Касьянова)
("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2009)2.14. Обеспечивать своевременно подготовку и выдачу первичных документов: счетов, счетов-фактур, накладных, их регистрацию в соответствии с установленным на предприятии порядком.
(под ред. А.В. Касьянова)
("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2009)2.14. Обеспечивать своевременно подготовку и выдачу первичных документов: счетов, счетов-фактур, накладных, их регистрацию в соответствии с установленным на предприятии порядком.
Статья: Влияние пандемии на цифровизацию учетных процедур в субъектах малого предпринимательства
(Гришкина С.Н., Калпакчи Н.)
("Аудитор", 2022, N 3)В качестве аргумента вышеперечисленным преимуществам приведем некоторые факты. Средняя цена обмена электронными документами составляет 5 руб. за 1 документ при использовании программы "1С.ЭДО", не требующей дополнительных затрат для синхронизации с учетной программой. Традиционный обмен документами требует распечатки в двух экземплярах соответствующих документов (товарных накладных, счетов-фактур и др.), далее эти документы должны вернуться правильно подписанными в бухгалтерию, затем проводится сверка наличия документов, их архивирование и последующее хранение. При этом контрагенты несут почтовые расходы, связанные с пересылкой их для подписания и обратно, при этом стоимость доставки составляет в среднем от 250 руб. в одну сторону.
(Гришкина С.Н., Калпакчи Н.)
("Аудитор", 2022, N 3)В качестве аргумента вышеперечисленным преимуществам приведем некоторые факты. Средняя цена обмена электронными документами составляет 5 руб. за 1 документ при использовании программы "1С.ЭДО", не требующей дополнительных затрат для синхронизации с учетной программой. Традиционный обмен документами требует распечатки в двух экземплярах соответствующих документов (товарных накладных, счетов-фактур и др.), далее эти документы должны вернуться правильно подписанными в бухгалтерию, затем проводится сверка наличия документов, их архивирование и последующее хранение. При этом контрагенты несут почтовые расходы, связанные с пересылкой их для подписания и обратно, при этом стоимость доставки составляет в среднем от 250 руб. в одну сторону.
"Налог на добавленную стоимость"
(6-е издание, переработанное и исправленное)
(Семенихин В.В.)
("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2019)Анализируя правила электронного документооборота по НДС, нельзя не отметить, что они просты и удобны, а сама форма работы с партнерами позволяет рационально использовать трудовые ресурсы компании и максимально эффективно работать со своими партнерами по бизнесу. Кроме того, электронное взаимодействие практически позволяет избежать ошибок при заполнении счетов-фактур и при этом значительно экономит расходы организации на почтовые, курьерские услуги, на канцелярию, а также на архивацию и хранение документации.
(6-е издание, переработанное и исправленное)
(Семенихин В.В.)
("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2019)Анализируя правила электронного документооборота по НДС, нельзя не отметить, что они просты и удобны, а сама форма работы с партнерами позволяет рационально использовать трудовые ресурсы компании и максимально эффективно работать со своими партнерами по бизнесу. Кроме того, электронное взаимодействие практически позволяет избежать ошибок при заполнении счетов-фактур и при этом значительно экономит расходы организации на почтовые, курьерские услуги, на канцелярию, а также на архивацию и хранение документации.
Статья: Документооборот в бюджетном учреждении
(Кравченко С.)
("Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2009, N 8)Сроки хранения документов устанавливаются по правилам организации архивного дела, но они не могут быть менее пяти лет. Данным сроком ограничивается хранение бухгалтерских отчетов (балансы и отчеты, пояснительные записки), учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости) и первичных документов (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные, счета-фактуры и др.). Указанный срок установлен в п. 4.1 Перечня типовых управленческих документов <5>. Такие документы составляются и обрабатываются при осуществлении деятельности учреждения. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.
(Кравченко С.)
("Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2009, N 8)Сроки хранения документов устанавливаются по правилам организации архивного дела, но они не могут быть менее пяти лет. Данным сроком ограничивается хранение бухгалтерских отчетов (балансы и отчеты, пояснительные записки), учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости) и первичных документов (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные, счета-фактуры и др.). Указанный срок установлен в п. 4.1 Перечня типовых управленческих документов <5>. Такие документы составляются и обрабатываются при осуществлении деятельности учреждения. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.