Акт об утрате архивных документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Акт об утрате архивных документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 06.10.2023 N 88-21256/2023 по делу N 2-564/2020 (УИД 42MS0103-01-2020-000752-08)
Процессуальные вопросы: Принято определение о выдаче дубликата судебного приказа.
Решение: Определение отменено.Удовлетворяя заявление НАО "Первое клиентское бюро" о выдаче дубликата судебного приказа судебные инстанции не дали оценки обстоятельствам, свидетельствующим об утрате исполнительного документа и не исследовали доказательства, подтверждающие его утрату, с учетом того, что из заявления взыскателя следует, что причиной утраты исполнительного документа явилось затопление помещения, предназначенного для хранения архивной документации, в отсутствие акта затопления названного помещения, составленного уполномоченным органом.
Процессуальные вопросы: Принято определение о выдаче дубликата судебного приказа.
Решение: Определение отменено.Удовлетворяя заявление НАО "Первое клиентское бюро" о выдаче дубликата судебного приказа судебные инстанции не дали оценки обстоятельствам, свидетельствующим об утрате исполнительного документа и не исследовали доказательства, подтверждающие его утрату, с учетом того, что из заявления взыскателя следует, что причиной утраты исполнительного документа явилось затопление помещения, предназначенного для хранения архивной документации, в отсутствие акта затопления названного помещения, составленного уполномоченным органом.
Определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 02.02.2024 по делу N 88-2422/2024, 88-44300/2023 (УИД 34MS0011-01-2020-002730-23)
Процессуальные вопросы: Принято определение об отказе в выдаче дубликата исполнительного листа.
Решение: Определение оставлено без изменения.При этом какие-либо документы, свидетельствующие о розыске исполнительного документа в архиве ООО "Бюро взыскания "Правеж", отсутствуют. Факт того, что исполнительный документ утрачен при пересылке какими-либо доказательствами не подтверждается. К заявлению приобщен Акт об утрате исполнительного документа, составленный ООС "Агентство по взысканию долгов "Легал Коллекшн" в ходе розыска исполнительного документа.
Процессуальные вопросы: Принято определение об отказе в выдаче дубликата исполнительного листа.
Решение: Определение оставлено без изменения.При этом какие-либо документы, свидетельствующие о розыске исполнительного документа в архиве ООО "Бюро взыскания "Правеж", отсутствуют. Факт того, что исполнительный документ утрачен при пересылке какими-либо доказательствами не подтверждается. К заявлению приобщен Акт об утрате исполнительного документа, составленный ООС "Агентство по взысканию долгов "Легал Коллекшн" в ходе розыска исполнительного документа.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Организация работы архива в районном суде
(Горюнов В.В.)
("Администратор суда", 2023, N 4)Экспертная комиссия суда осуществляет ряд функций, в том числе: организует ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения; принимает решение о согласовании описей дел постоянного и временных сроков хранения, по личному составу, номенклатуры дел, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, актов об утрате документов, актов о неисправимом повреждении архивных документов, предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, проектов локальных нормативных актов и методических документов суда по делопроизводству и архивному делу.
(Горюнов В.В.)
("Администратор суда", 2023, N 4)Экспертная комиссия суда осуществляет ряд функций, в том числе: организует ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения; принимает решение о согласовании описей дел постоянного и временных сроков хранения, по личному составу, номенклатуры дел, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, актов об утрате документов, актов о неисправимом повреждении архивных документов, предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, проектов локальных нормативных актов и методических документов суда по делопроизводству и архивному делу.
Статья: Политические и правовые взгляды Феофана Прокоповича и Георгия Конисского: общее и особенное
(Антоненко С.Б.)
("Российская юстиция", 2024, N 3)Сразу после вступления в должность Г. Конисский развернул активную деятельность по возвращению утраченного церковного имущества (в период с 1686 по 1754 г. у православного населения были отобраны 5 монастырей и 164 церкви). Для этого Г. Конисский выделял своему доверенному лицу Я. Ильницкому и профессиональному юристу до 50 рублей золотом. Г. Конисский начал формировать архив актов, подтверждавших права православного населения на объекты церковной недвижимости, что было трудным делом ввиду отсутствия достаточного количества документов, утраченных во время многочисленных войн, проходивших через белорусские земли. Результатом его усилий стал выпуск в 1767 г. сборника "Права и вольности жителей Королевства Польского и Великого княжества Литовского, которые исповедают греко-восточную религию", в которой он собрал все правовые акты, касавшиеся прав православных в Речи Посполитой <23>.
(Антоненко С.Б.)
("Российская юстиция", 2024, N 3)Сразу после вступления в должность Г. Конисский развернул активную деятельность по возвращению утраченного церковного имущества (в период с 1686 по 1754 г. у православного населения были отобраны 5 монастырей и 164 церкви). Для этого Г. Конисский выделял своему доверенному лицу Я. Ильницкому и профессиональному юристу до 50 рублей золотом. Г. Конисский начал формировать архив актов, подтверждавших права православного населения на объекты церковной недвижимости, что было трудным делом ввиду отсутствия достаточного количества документов, утраченных во время многочисленных войн, проходивших через белорусские земли. Результатом его усилий стал выпуск в 1767 г. сборника "Права и вольности жителей Королевства Польского и Великого княжества Литовского, которые исповедают греко-восточную религию", в которой он собрал все правовые акты, касавшиеся прав православных в Речи Посполитой <23>.
Нормативные акты
Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"33.12. Не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов с пометкой "Для служебного пользования" в судебных составах и подразделениях суда. Для проверки создается комиссия, состав которой определяется руководством суда. Результаты проверки оформляются актом (приложение N 40), который передается в секретариат председателя суда. Копия акта передается в подразделение делопроизводства. В архиве суда проверка таких дел и документов проводится комиссией не реже одного раза в 5 лет.
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"33.12. Не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов с пометкой "Для служебного пользования" в судебных составах и подразделениях суда. Для проверки создается комиссия, состав которой определяется руководством суда. Результаты проверки оформляются актом (приложение N 40), который передается в секретариат председателя суда. Копия акта передается в подразделение делопроизводства. В архиве суда проверка таких дел и документов проводится комиссией не реже одного раза в 5 лет.
Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 16.05.2017 N 16
(ред. от 26.12.2017)
"О применении судами законодательства при рассмотрении дел, связанных с установлением происхождения детей"Если лицу отказано в выдаче повторного свидетельства о рождении ребенка по причине отсутствия первичной или восстановленной записи акта о рождении (например, в связи с утратой архивного фонда органа записи актов гражданского состояния вследствие стихийного бедствия, пожара), оно не лишено возможности обратиться в суд с заявлением об установлении факта государственной регистрации рождения (пункт 3 части 2 статьи 264 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, пункт 2 статьи 74 Федерального закона от 15 ноября 1997 года N 143-ФЗ).
(ред. от 26.12.2017)
"О применении судами законодательства при рассмотрении дел, связанных с установлением происхождения детей"Если лицу отказано в выдаче повторного свидетельства о рождении ребенка по причине отсутствия первичной или восстановленной записи акта о рождении (например, в связи с утратой архивного фонда органа записи актов гражданского состояния вследствие стихийного бедствия, пожара), оно не лишено возможности обратиться в суд с заявлением об установлении факта государственной регистрации рождения (пункт 3 части 2 статьи 264 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, пункт 2 статьи 74 Федерального закона от 15 ноября 1997 года N 143-ФЗ).
Ситуация: Как установить факт регистрации акта гражданского состояния (рождения, брака и пр.)?
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Если государственная регистрация акта гражданского состояния была произведена, однако соответствующее свидетельство оказалось утрачено либо оно не может быть использовано в силу иных причин, заинтересованное лицо вправе обратиться за выдачей повторного свидетельства либо иного документа, подтверждающего факт государственной регистрации акта гражданского состояния (п. 1 ст. 9 Закона N 143-ФЗ).
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Если государственная регистрация акта гражданского состояния была произведена, однако соответствующее свидетельство оказалось утрачено либо оно не может быть использовано в силу иных причин, заинтересованное лицо вправе обратиться за выдачей повторного свидетельства либо иного документа, подтверждающего факт государственной регистрации акта гражданского состояния (п. 1 ст. 9 Закона N 143-ФЗ).
Статья: Порядок уничтожения документов с грифом "Для служебного пользования"
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Данным документом не предусматривается конкретная форма акта уничтожения документов с грифом "Для служебного пользования", однако имеется ссылка на Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526. Обращаем внимание, что данные Правила утратили силу, в настоящее время действуют Правила, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77. При уничтожении указанных документов нужно применять форму акта, предусмотренную Приложением N 3 к Правилам организации хранения архивных документов.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Данным документом не предусматривается конкретная форма акта уничтожения документов с грифом "Для служебного пользования", однако имеется ссылка на Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526. Обращаем внимание, что данные Правила утратили силу, в настоящее время действуют Правила, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77. При уничтожении указанных документов нужно применять форму акта, предусмотренную Приложением N 3 к Правилам организации хранения архивных документов.
Статья: Порядок составления акта приема-передачи и передачи архивных документов (дел) на хранение (архивное хранение)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)В отличие от внутреннего хранения при внешней передаче акт приема-передачи является не просто инструментом учета, но и юридической основой для разрешения возможных разногласий между хранителем и поклажедателем. Среди прочего, в нем может быть указано, что документы находятся в удовлетворительном состоянии; указанные положения акта пригодятся в случае возникновения спора об утрате или повреждении документов.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)В отличие от внутреннего хранения при внешней передаче акт приема-передачи является не просто инструментом учета, но и юридической основой для разрешения возможных разногласий между хранителем и поклажедателем. Среди прочего, в нем может быть указано, что документы находятся в удовлетворительном состоянии; указанные положения акта пригодятся в случае возникновения спора об утрате или повреждении документов.
Статья: Спор об изменении договора социального найма (на основании судебной практики Московского городского суда)
("Электронный журнал "Помощник адвоката", 2026)Между Истцом (или другим нанимателем) и Ответчиком заключен договор социального найма жилого помещения от "___" ________ ___ г., находящегося по адресу: ___________________________________ (далее - Жилое помещение), что подтверждается договором социального найма жилого помещения/актом передачи жилого помещения по договору социального найма/решением о предоставлении жилого помещения на условиях социального найма/архивной копией решения о предоставлении жилого помещения/справкой об утере ордера/единым жилищным документом/другими документами.
("Электронный журнал "Помощник адвоката", 2026)Между Истцом (или другим нанимателем) и Ответчиком заключен договор социального найма жилого помещения от "___" ________ ___ г., находящегося по адресу: ___________________________________ (далее - Жилое помещение), что подтверждается договором социального найма жилого помещения/актом передачи жилого помещения по договору социального найма/решением о предоставлении жилого помещения на условиях социального найма/архивной копией решения о предоставлении жилого помещения/справкой об утере ордера/единым жилищным документом/другими документами.
Статья: Имущество фирмы пострадало при пожаре: инструкция по учету потерь
(Капанина Ю.В.)
("Главная книга", 2025, N 17)Утрата первички. Если из-за пожара фирма лишилась первички, то этот факт обязательно зафиксируйте: создайте комиссию, она должна будет составить акт в произвольной форме с указанием в нем перечня утраченных документов и причин их утраты (то есть акта о пожаре и справки от МЧС недостаточно). Также у фирмы должны быть доказательства, что первичка хранилась именно в месте пожара (скажем, внутренний документ об организации архива в конкретном помещении, если это не бухгалтерия). А затем компании следует предпринять все возможные меры по восстановлению утраченных документов. Для этого можно использовать любые источники информации, подтверждающие фактическое наличие, состояние и оценку объектов бухучета <15>. Например, запросите копии актов, накладных и счетов-фактур у контрагентов, сделайте дубликаты актов на внутренние перемещения из программы и т.п. Если ничего не предпринимать, то учтенные расходы налоговики посчитают документально не подтвержденными и отсудить доначисления не получится <16>.
(Капанина Ю.В.)
("Главная книга", 2025, N 17)Утрата первички. Если из-за пожара фирма лишилась первички, то этот факт обязательно зафиксируйте: создайте комиссию, она должна будет составить акт в произвольной форме с указанием в нем перечня утраченных документов и причин их утраты (то есть акта о пожаре и справки от МЧС недостаточно). Также у фирмы должны быть доказательства, что первичка хранилась именно в месте пожара (скажем, внутренний документ об организации архива в конкретном помещении, если это не бухгалтерия). А затем компании следует предпринять все возможные меры по восстановлению утраченных документов. Для этого можно использовать любые источники информации, подтверждающие фактическое наличие, состояние и оценку объектов бухучета <15>. Например, запросите копии актов, накладных и счетов-фактур у контрагентов, сделайте дубликаты актов на внутренние перемещения из программы и т.п. Если ничего не предпринимать, то учтенные расходы налоговики посчитают документально не подтвержденными и отсудить доначисления не получится <16>.
Готовое решение: Какие правила предусмотрены для формирования дел и подготовки к передаче на архивное хранение дел, электронных и аудиовизуальных документов
(КонсультантПлюс, 2026)составьте в произвольной форме акт об утрате документов;
(КонсультантПлюс, 2026)составьте в произвольной форме акт об утрате документов;
Статья: Порядок работы с документами для служебного пользования
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда (п. 2.10 Положения о порядке обращения со служебной информацией).
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда (п. 2.10 Положения о порядке обращения со служебной информацией).
"Комментарий к Федеральному закону от 2 декабря 1990 г. N 395-1 "О банках и банковской деятельности"
(постатейный)
(Алексеева Д.Г., Пешкова (Белогорцева) Х.В., Рождественская Т.Э., Демьянец М.В., Пушкин А.В., Решетина Е.Н., Рябова Е.В., Холкина М.Г., Чернусь Н.Ю., Шпинев Ю.С., Котухов С.А.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022)- акт либо иной документ о передаче в государственный или муниципальный архив архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности кредитной организации и включенных в состав Архивного фонда, документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли. В случае утраты указанных документов представляется акт о полной или частичной утрате соответствующих документов;
(постатейный)
(Алексеева Д.Г., Пешкова (Белогорцева) Х.В., Рождественская Т.Э., Демьянец М.В., Пушкин А.В., Решетина Е.Н., Рябова Е.В., Холкина М.Г., Чернусь Н.Ю., Шпинев Ю.С., Котухов С.А.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022)- акт либо иной документ о передаче в государственный или муниципальный архив архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности кредитной организации и включенных в состав Архивного фонда, документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли. В случае утраты указанных документов представляется акт о полной или частичной утрате соответствующих документов;