Корзина «Входящие»: надежная система по управлению временем

Изучаем ключевые элементы метода

Книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» представляет собой практическое руководство по управлению временем и повышению личной эффективности. Автор – один из ведущих экспертов в области тайм-менеджмента – предлагает читателям метод «Getting Things Done» (GTD), позволяющий освободить мозг от необходимости помнить множество подробностей и дать ему свободу для более продуктивной и творческой деятельности.

Метод GTD не прост для понимания и внедрения. В этой статье мы расскажем об одном из ключевых элементов метода – работе с корзиной «Входящие».

Соберите всё в одном месте

Корзина «Входящие» - это место, где собирается всё, что требует вашего внимания: учебные задания, личные дела, мысли и идеи, информация, обязательства, поручения и т.д. Ваша корзина может включать, например, электронный почтовый ящик, специальное приложение для хранения заметок в электронном виде и физическую коробку, куда вы будете складывать записи из блокнота, заметки на стикерах, счета на оплату, материалы для чтения, рекламные листовки, списки дел, которые еще не выполнены и т.д.

Регулярно, например, раз в день, необходимо просматривать содержимое корзины «Входящие» и обрабатывать каждый элемент. Требуется прояснить суть каждого элемента и решить, что сделать дальше: выполнить задачу сразу, создать напоминание, делегировать или удалить. После обработки содержимое перемещается в соответствующие списки действий, лист ожидания или удаляется. Корзина опустошается. Это дает вам чувство контроля над ситуацией без постоянного беспокойства о том, что что-то было упущено.

Используйте «правило двух минут», календарь и контекстные списки

Обработка "Входящих" подразумевает определение сути вопроса, принятие решения о необходимых действиях и планирование этих действий. Справиться с этой задачей вам поможет цепочка вопросов.

Для записи обязательств, которые необходимо выполнить в конкретный день, используйте календарь.

Для задач, которые можно выполнить при наличии свободного времени, создайте напоминание в контекстном списке.

Вот примеры возможных списков.

Позвонить: напоминания о телефонных звонках – кому, когда, по какому вопросу.

Учеба: для записи домашних заданий или дел в институте.

Проекты: для фиксации сложных задач, планов их реализации, идей и мыслей, возникающих в связи с этим.

Поездки: дела, которые нужно выполнить вне дома.

Повестки дня: вопросы для рабочих встреч (напр., для собрания по практике, собеседования, обсуждения курсовой с научным руководителем).

Когда-нибудь/может быть: для идей, мыслей, предложений, которые интересны в принципе или вы мечтаете осуществить в будущем.

Лист ожидания: для задач, которые были делегированы людям, учреждениям, сервисным организациям (с датой передачи).

Любой другой список, удобный вам.

Создание таких списков позволяет держать под контролем все свои обязательства и действия, выбирая для выполнения задачу, соответствующую контексту, количеству времени, которым вы располагаете, и уровню вашей энергии.

Выполните двухминутные дела и зафиксируйте все незавершенные задачи

Разберем на примере, как может выглядеть расчистка корзины. Обработаем по цепочке вопросов каждый из элементов, появившийся в корзине за минувший день.

Письмо из банка с предложением кредитной карты – Не требует действия – Удаляю.

Письмо с домашним заданием к семинару – Требует действия – Найти рекомендованные источники – Больше двух минут – Вношу в список «Учеба. Домашние задания».

Письмо из учебной части о требованиях к курсовой работе – Требует действия – Сохранить письмо в папке «Курсовая» – Меньше двух минут – Делаю сразу.

Ссылка из соцсети на интересное видео – Не требует действия – Сохраняю в список «Когда-нибудь».

Стикер «Конференция – спросить у науч.рук.» – Требует действия – Переслать письмо с приглашением научному руководителю – Меньше двух минут – Делаю сразу – В «Лист ожидания» вношу запись «Решение по участию в конференции: жду ответа от научного руководителя, письмо отправлено … (дата)»

Стикер с записями о времени и месте собеседования на стажировку – Требует действия – Внести информацию в календарь – Меньше двух минут – Делаю сразу. – Но кажется, мне нужно подготовиться к собеседованию. Вношу задачу в список «Проекты» в виде следующего действия по задаче: «Составить вопросы для собеседования».

Помните о нескольких важных правилах

Минимизируйте количество мест для сбора информации, а доступ к ним сделайте максимально простым. Только в этом случае работа с корзиной «Входящие» станет вашей привычкой.

Регулярно расчищайте корзину.

Следуйте принципу последовательной обработки: начинайте с первого и двигайтесь по порядку, решая один вопрос за другим, без пропусков. Если вы начнете заниматься тем, что вам хочется, в произвольном порядке, вы рискуете упустить важные моменты. Информация снова начнет накапливаться на вашем рабочем столе и в электронной почте. Внезапно всплывающие задачи, которые нужно было выполнить «ещё вчера», – главный источник стресса.

Не возвращайте ничего обратно в корзину "Входящие". Когнитивные психологи доказали, что каждое принятое решение истощает вашу интеллектуальную энергию, и даже решение "не решать и вернуть вопрос в корзину" также расходует ваши ресурсы.

Итак, теперь вы храните все незавершенные задачи в надежной системе вне вашей головы и регулярно проводите их ревизию. Вы уверены, что ничего не упустили. Вы принимаете решение о следующем действии по задаче в тот момент, когда она появляется, а не в спешке перед дедлайном.

Очевидно, что работа с корзиной «Входящие» требует быстрого и напряженного мышления, так как в большинстве случаев следующее действие неочевидно. Вопрос «Каково следующее действие?» - центральный в методологии GTD. Почему так важно его задавать и как помочь себе точно на него отвечать, - расскажем в следующей статье.

По книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».

Документ КонсультантПлюс по теме: Каковы права и обязанности студентов, получающих среднее профессиональное образование или высшее образование? // Азбука права: электрон. журн. 2025.