3.1.1. Прием и регистрация письменных обращений

3.1.1.1. Письменные обращения поступают в Министерство по каналам почтовой связи, официально выделенному каналу факсимильной связи, через страницу "Общественная приемная" официального сайта Министерства, а также при приеме граждан по личным вопросам должностными лицами Министерства.

3.1.1.2. Письменные обращения, направленные в Министерство по каналам почтовой связи и по официально выделенному каналу факсимильной связи Министерства, принимаются Депуправделами.

При приеме указанных обращений проверяется правильность адресования. Ошибочно адресованные письма, полученные по каналам почтовой связи, возвращаются в почтовое отделение невскрытыми в течение рабочего дня с момента поступления. Ошибочно адресованные, нечитаемые факсограммы не регистрируются.

3.1.1.3. Письменные обращения, направленные через страницу "Общественная приемная" официального сайта Министерства и пришедшие по электронной почте, переносятся на бумажный носитель с проставлением на них даты поступления и передаются в течение рабочего дня в Депуправделами.

3.1.1.4. Письменные обращения, полученные на приеме по личным вопросам должностными лицами Министерства, передаются в течение рабочего дня в Депуправделами для регистрации.

3.1.1.5. Письменные обращения федеральных государственных гражданских служащих Министерства (кроме обращений, затрагивающих жилищные вопросы) принимаются Депуправделами и рассматриваются в общем порядке работы с обращениями, предусмотренном настоящей Инструкцией. Обращения федеральных государственных гражданских служащих Министерства по жилищным вопросам принимаются и рассматриваются в установленном порядке Комиссией по жилищным вопросам Министерства.

3.1.1.6. Все поступившие в Министерство письменные обращения, независимо от способа их доставки, подлежат обязательной регистрации в Депуправделами.

Письменное обращение, поступившее в департамент Министерства, не зарегистрированное в Депуправделами, должно быть в обязательном порядке передано в течение рабочего дня в Депуправделами на регистрацию.

3.1.1.7. Депуправделами регистрирует письменные обращения в течение 3 дней со дня их поступления в Министерство.

3.1.1.8. При регистрации в правом нижнем углу или на свободном месте первой страницы обращения проставляется регистрационный штамп.

Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование департамента, зарегистрировавшего обращение ("Депуправделами"), дату и сформированный системой "Дело" регистрационный индекс обращения.

Регистрационный номер обращения состоит из заглавной первой буквы фамилии заявителя (при коллективном обращении - "Кол", при обращении гражданина без указания фамилии или адреса заявителя - "Ан"), дефиса, порядкового номера в пределах календарного года, косой черты, затем ставится ПГ (письма граждан) или ЛП (личный прием). Например: N Кол-1118/пг, N П-1445/лп.

В случае если письменное обращение поступило в качестве приложения к сопроводительному письму, регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.

Конверты к письмам граждан сохраняются для установления адреса отправителя или уточнения даты на почтовом штемпеле при необходимости подтверждения времени отправления обращения.

3.1.1.9. Письма из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, письма из других организаций и от должностных лиц с приложением обращений, направленные по принадлежности в Министерство, регистрируются в Депуправделами как обращения. При этом регистрационный номер формируется из реквизитов непосредственно обращения.