3.1. Регистрация письменных обращений граждан

3.1.1. Регистрации и учету подлежат все поступившие обращения граждан, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным для письменных обращений п. 2.4 настоящего Регламента.

3.1.2. Регистрация обращений граждан, поступивших в Роснедра, производится должностными лицами структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, в системе электронного документооборота в течение трех дней с даты их поступления.

На обращениях граждан проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.

При регистрации заполняется учетная карточка, в которой:

- обращению присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется первый заявитель или заявитель, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечается тип доставки обращения (письмо, электронное письмо, телеграмма, факс). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и т.д.), указываются дата и исходящий номер сопроводительного письма. Все обращения граждан ставятся на "Контроль";

- обращение прочитывается, определяется его тематика, выявляются поставленные заявителем вопросы;

- обращение проверяется на повторность, при необходимости сверяется с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- составляется аннотация на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении;

- готовится проект резолюции. На обращения, адресованные Руководителю, заместителям Руководителя и начальникам управлений проекты резолюций готовят сотрудники отдела делопроизводства и секретариата. Резолюция может содержать: фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, порядок и срок исполнения, подпись руководителя органа исполнительной власти с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Резолюция может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

3.1.3. Обращение, поступившее в Роснедра по информационным системам общего пользования, распечатывается на бумажном носителе, после чего подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Регламентом.

3.1.4. Прошедшие регистрацию обращения граждан в тот же день докладываются руководителю (заместителю руководителя) Роснедра.