4. Учет, хранение и уничтожение документированной информации

4. Учет, хранение и уничтожение

документированной информации

4.1. Перечень документированной информации, отнесенной к документам строгой отчетности, разрабатывается и утверждается ОУО субъекта Федерации самостоятельно с учетом "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 15.08.1988, а также "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом от 27.10.2003.

В Перечень рекомендуется включить материалы и документы, определенные пунктом 1.3 настоящих Рекомендаций, и иные документы, образующиеся в деятельности по организации апробации в субъекте Российской Федерации.

4.2. Особенности и сроки хранения документов строгой отчетности по апробации определяются инструкциями с учетом сроков проведения государственной (итоговой) аттестации в субъекте Российской Федерации.

4.3. Временное хранение экзаменационных материалов до даты проведения экзамена осуществляет ОУО субъекта Федерации либо подведомственное учреждение, уполномоченное по решению ОУО субъекта Федерации обеспечить организационно-технологическое сопровождение апробации. Хранение экзаменационных материалов осуществляется в специально выделенных и оборудованных помещениях или металлических шкафах и др., позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей и их хранение в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

4.4. По окончании государственной (итоговой) аттестации выпускников IX классов общеобразовательных учреждений в субъекте Российской Федерации в рамках работ по подведению итогов все организационные структуры передают в соответствии с требованиями инструкций и распорядительными актами ОУО субъекта Федерации имеющиеся у них материалы и документы в ОУО субъекта Федерации или уполномоченную им организацию (подведомственное учреждение).

4.5. ОУО субъекта Федерации организует и проводит следующие виды работ по учету материалов и документов:

4.5.1. Осуществляет оценку, отбор и регистрацию принятых материалов и документов из соответствующих организационных структур.

4.5.2. Организует размещение материалов и документов строгой отчетности на хранение.

4.5.3. Проводит уничтожение материалов, не подлежащих хранению.

4.6. Отбор и оценка с целью определения значимости материалов и документов в соответствии с утвержденным ОУО субъекта Федерации перечнем документов строгой отчетности проводится комиссией, назначаемой ОУО субъекта Федерации.

4.7. Создание, функции и полномочия, порядок работы комиссий могут определяться на основе "Основных правил работы архивов организаций" (решение коллегии Росархива от 06.02.2002). В целях определения видов и значимости документов, подлежащих передаче в архив, следует руководствоваться Федеральным законом Российской Федерации от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" и Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

4.8. Результат работы комиссии оформляется актом, утверждаемым руководителем ОУО субъекта Федерации.

4.9. ОУО субъекта Федерации направляет в Рособрнадзор справку об использовании экзаменационных материалов в соответствии со структурой отчета о результатах ГИА, организуемой ТЭК.

4.10. По истечении сроков хранения материалы и документы строгой отчетности в установленном порядке подлежат уничтожению. Списание к уничтожению производится на основании акта об уничтожении, составляемого комиссией. Уничтожение производится по распоряжению руководителя ОУО субъекта Федерации.