III. Административные процедуры

21. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала исполнения государственной функции, является подача представителем организации в КД МИД России всех предусмотренных в пунктах 16.1 - 16.4. настоящего Административного регламента надлежащим образом оформленных документов и фотографий.

22. Дипломатический или служебный паспорт выдается в соответствии со статьей 12 Федерального закона сотрудникам организаций, направляющимся в служебные командировки за пределы территории Российской Федерации.

23. Государственная функция может предоставляться в случае:

23.1. Первичного оформления дипломатического или служебного паспорта гражданам;

23.2. Оформления дипломатического или служебного паспорта гражданам взамен ранее выданного дипломатического или служебного паспорта в связи с изменением владельцем в установленном порядке фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и /или месте рождения, изменением пола, при значительном изменении внешности, а также взамен дипломатического или служебного паспорта, у которого истек срок действия, полностью использованы все страницы или который непригоден для использования вследствие износа, повреждения, неточности или ошибочности произведенных в нем записей, а также взамен утраченного дипломатического или служебного паспорта.

24. В соответствии с ч. 5 ст. 12 Федерального закона дипломатический и служебный паспорта являются собственностью Российской Федерации и после завершения срока служебной командировки за пределы территории Российской Федерации его владельца подлежат возврату в организацию, направившую гражданина в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации.

25. В случае увольнения гражданина из организации, направлявшей его в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации, дипломатический или служебный паспорт уничтожается.

26. В случае увольнения гражданина из организации, направлявшей его в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации, в связи с переводом на другую работу в системе федеральных органов государственной власти либо органов власти субъектов Российской Федерации дипломатический или служебный паспорт гражданина передается по согласованию с МИД России на новое место работы гражданина.

27. В случае служебной необходимости гражданину по ходатайству организации, направляющей/направившей его в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации, может быть оформлено и выдано два или более дипломатических или служебных паспортов.

28. Сведения о гражданине, не достигшем возраста 14 лет, могут быть внесены в дипломатический или служебный паспорт законных представителей: одного или обоих родителей, усыновителей, опекунов, попечителей (далее - законный представитель), направляемых на работу за пределы территории Российской Федерации.

29. В соответствии со ст. 12 Федерального закона дипломатический или служебный паспорт выдается сроком не более чем на пять лет.

30. Поступившие в КД МИД России документы, необходимые для оформления паспорта, рассматриваются уполномоченным должностным лицом, ответственным за прием документов, или руководителем подразделения КД МИД России на предмет наличия оснований для исполнения государственной функции в соответствии со статьей 12 Федерального закона.

31. Уполномоченное должностное лицо КД МИД России, ответственное за прием документов, проверяет полноту и правильность заполнения справки на получение дипломатического или служебного паспорта, соответствие фотографий установленным требованиям.

32. В случае если документы и фотографии представлены полностью и соответствуют требованиям Административного регламента, уполномоченное должностное лицо КД МИД России, ответственное за прием документов, должно:

32.1. Сформировать из принятых документов дело, присвоить ему регистрационный номер путем ввода данных (фамилия, пол и тип выдаваемого паспорта) в информационную базу КД МИД России.

32.2. Проставить в письме-заявке присвоенный регистрационный номер дела, дату приема документов и личную подпись.

32.3. Сообщить представителю организации регистрационный номер дела, справочный телефон, по которому можно получить информацию о готовности дипломатических или служебных паспортов.

Максимальный срок исполнения данного административного действия составляет 5 минут.

33. Сформированное из принятых документов дело передается уполномоченному должностному лицу КД МИД России, ответственному за дальнейшую обработку документов, необходимых для оформления паспорта.

34. В целях проверки наличия обстоятельств, которые могут повлечь временное ограничение права гражданина на выезд из Российской Федерации и выдачу дипломатического или служебного паспорта в соответствии со ст. 15 Федерального закона, уполномоченное должностное лицо КД МИД России, ответственное за дальнейшую обработку документов, необходимых для оформления паспорта, обеспечивает подготовку и направление необходимых документов на проверку в Управление регистрации и архивных фондов ФСБ России (далее - УРАФ ФСБ России).

35. Полученное из УРАФ ФСБ России письменное сообщение или справка на получение дипломатического или служебного паспорта со штампом об отсутствии препятствий для временного ограничения права гражданина на выезд из Российской Федерации является основанием для оформления и выдачи дипломатического или служебного паспорта.

36. При установлении предусмотренных пунктом 1 ст. 15 Федерального закона оснований для временного ограничения права гражданина на выезд из Российской Федерации (пункт 15.1 настоящего Административного регламента) дипломатический или служебный паспорт не выдается. В этом случае КД МИД России по получению такого сообщения письменно доводит до сведения представителя организации, командирующей своего сотрудника за границу, данную информацию, в которой указываются основание, срок временного ограничения, дата и регистрационный номер решения об ограничении, полное наименование организации, принявшей на себя ответственность за ограничение права данного гражданина на выезд из Российской Федерации.

37. В случае если право гражданина на выезд из Российской Федерации временно ограничено в соответствии с пунктами 3 - 5 статьи 15 Федерального закона (пункты 15.2 - 15.4 настоящего Административного регламента), дипломатический или служебный паспорт не выдается. КД МИД России устно доводит до сведения представителя организации, командирующей данного сотрудника за границу, информацию о невозможности его выезда за пределы территории Российской Федерации.

38. Оформление дипломатического или служебного паспорта выполняется уполномоченным должностным лицом КД МИД России, ответственным за печать паспортов с использованием соответствующей программы, в следующем порядке:

38.1. Должностное лицо вносит номер очередного бланка дипломатического или служебного паспорта в программу для соответствующего паспортного дела и на оборотной стороне приложения N 3 делает отметку с указанием номера бланка паспорта и даты его выдачи.

38.2. На внутренней странице заднего форзаца (страницы с персональными данными) в реквизитах "Фамилия/Surname", "Имя/Given names", "Личный код/Personal No.", "Дата рождения/Date of birth", "Место рождения/Place of birth" и "Пол/Sex" записи производятся в соответствии с записями, произведенными в основных документах, удостоверяющих личность гражданина, при условии, если иной порядок оформления принадлежности к гражданству Российской Федерации не установлен законодательством Российской Федерации.

38.3. В реквизите "Фамилия/Surname" указывается фамилия владельца дипломатического или служебного паспорта, в первой строке на русском языке, во второй - дублируется на английском языке путем простого замещения русских букв на английские буквы и сочетания букв. В конце записи фамилии на русском языке ставится разделительный символ "/".

38.4. В реквизите "Имя/Given names" указывается имя, отчество владельца дипломатического или служебного паспорта, в первой строке - на русском языке, во второй - дублируется на английском языке путем простого замещения русских букв на английские буквы и сочетания букв - только имя (имена). В конце записи имени и отчества на русском языке ставится разделительный символ "/".

38.5. В реквизите "Дата рождения/Date of birth" указываются арабскими цифрами день месяца, месяц и год рождения владельца дипломатического или служебного паспорта, например: "17.07.1977".

День месяца и месяц в реквизитах всех дат (дата рождения, дата выдачи, дата окончания срока действия и дата рождения ребенка) указываются двухзначным номером (если день месяца или месяц рождения равен числу от 1 до 9, то перед числом от 1 до 9 ставится ноль, например: "07").

Год в реквизитах всех дат (дата рождения, дата выдачи, дата окончания срока действия и дата рождения ребенка) указывается четырехзначным номером, например: "1977".

38.6. В реквизите "Место рождения/Place of birth" в первой строке указывается на русском языке наименование субъекта Российской Федерации (республики, края, области) или города, где родился владелец дипломатического или служебного паспорта. Во второй строке на английском языке - наименование государства, в котором родился владелец дипломатического или служебного паспорта или его аббревиатура. В конце записи на русском языке ставится разделительный символ "/".

При этом указываются в отношении граждан, родившихся: в столице субъекта Российской Федерации - только наименование города; в других городах или населенных пунктах - только наименование субъекта Российской Федерации.

Если владелец дипломатического или служебного паспорта родился до 01.01.1992 в столицах республик СССР, указывается только наименование города, в других городах или населенных пунктах республик СССР - только наименование государства, образовавшегося на месте республики СССР.

В дипломатическом или служебном паспорте владельца, родившегося до 01.01.1992 на территории СССР, в дублирующей строке указывается английская аббревиатура СССР, например: РИГА/USSR.

В дипломатическом или служебном паспорте владельца, родившегося на территории Российской Федерации после 01.01.1992, в дублирующей строке указывается английская аббревиатура Российской Федерации, например: МОСКВА/RUSSIA.

В дипломатическом или служебном паспорте владельца, родившегося за пределами СССР (до 01.01.1992) или Российской Федерации (после 01.01.1992), в дублирующей строке на русском и английском языках указывается государство, в котором родился владелец дипломатического или служебного паспорта или его аббревиатура, например: США/USA.

38.7. В реквизите "Пол/Sex" указывается пол владельца дипломатического или служебного паспорта. Для женщин - "Ж/F", для мужчин - "М/M".

38.8. В реквизите "Дата выдачи/Date of issue" указываются арабскими цифрами число, месяц и год выдачи дипломатического или служебного паспорта, например: "01.01.2008".

38.9. В реквизите "Дата окончания срока действия/Date of expiry" указываются арабскими цифрами число, месяц и год окончания срока действия дипломатического или служебного паспорта, например: "01.01.2013".

38.10. В реквизите "Орган, выдавший документ/Authority" указывается на русском языке название органа, выдавшего дипломатический или служебный паспорт.

38.11. В расположенные в левой части форзаца рамки, предназначенные для фотоизображения гражданина, вклеивается фотоизображение владельца дипломатического или служебного паспорта.

38.12. В нижней четверти форзаца, где на белом поле располагается машиносчитываемая зона, в две строки печатается буквенно-цифровой код, содержащий основную информацию, имеющуюся в оформляемом дипломатическом или служебном паспорте.

38.13. Страница тридцать шестая дипломатического или служебного паспорта предназначена для указания официальной должности владельца дипломатического паспорта или служебного паспорта, выезжающего за границу для работы в Посольстве, Генеральном консульстве, Консульстве, Постоянном представительстве Российской Федерации при международной организации, Торговом представительстве Российской Федерации, Аппарате военного атташе, например: "АТТАШЕ ПОСОЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В РЕСПУБЛИКЕ КОРЕЯ".

В дублирующей части указывается должность и место работы владельца паспорта на английском языке. В конце записи на русском языке ставится разделительный символ "/".

38.14. На странице тридцать пятой в реквизите "С владельцем паспорта следуют дети:/Bearer of this passport is accompanied by children whose particulars are as follows:" вносятся сведения о детях, которые не имеют собственных дипломатических или служебных паспортов и следуют с владельцем дипломатического или служебного паспорта.

В реквизите "Фамилия, Имя/Surname, Name" указывается порядковый номер, затем фамилия и имя ребенка и через разделительный символ "/" фамилия и имя ребенка дублируются на английском языке путем простого замещения русских букв на английские буквы и сочетания букв.

В случаях, когда фамилия ребенка не совпадает с фамилией одного из родителей - владельца паспорта, допускается перед фамилией ребенка на русском и английском языках указывать родственные отношения, например: "ДОЧЬ/DAUGHTER" или "СЫН/SON".

38.15. Реквизит "Пол/Sex" заполняется в соответствии с требованиями пункта 38.7 настоящего Административного регламента.

Реквизит "Дата рождения/Date of birth" заполняется в соответствии с требованиями пункта 38.5 настоящего Административного регламента.

В случае нехватки места для внесения записей о детях на странице тридцать пятой они делаются на странице тридцать третьей или на ближайшей к странице тридцать пятой нечетной странице. В этом случае на странице тридцать пятой в поле "См. стр..../See page..." арабскими цифрами указывается номер 33 или номер соответствующей страницы, где внесены сведения о детях.

38.16. Записи о детях заверяются гербовой печатью органа, вписывающего сведения о детях в дипломатический или служебный паспорт законных представителей.

Гербовая печать ставится по центру реквизита "М.П." или по центру в нижней части страницы тридцать третьей, если записи о детях вносятся на эту страницу.

38.17. На странице тридцать четвертой в реквизите "Фотографии детей/Photographs of children" вклеиваются фотографии детей, сведения о которых внесены на страницу тридцать пятую.

При необходимости вклеивания большего числа фотографий детей они вклеиваются на страницу тридцать вторую или на ближайшую к странице тридцать пятой четную страницу.

38.18. Вклеенные фотографии детей скрепляются гербовой печатью органа, вписывающего сведения о детях в дипломатический или служебный паспорт законных представителей.

Гербовая печать ставится по центру реквизита "М.П." или в правом нижнем углу фотоизображения ребенка, если фотоизображение вклеивается на иную страницу.

39. После заполнения реквизитов, указанных в пункте 38.1 - 38.12 настоящего Административного регламента, задний форзац ламинируется пленкой с голографической гербовой печатью, которая размещается в правом нижнем углу фотографии владельца дипломатического или служебного паспорта.

Максимальный срок исполнения данного административного действия составляет 30 минут.

40. В КД МИД России также могут производиться в дипломатическом или служебном паспорте следующие отметки и записи:

40.1. О направлении дипломатической почтой в дипломатическое представительство или консульское учреждение Российской Федерации дипломатического или служебного паспорта путем проставления оттиска штампа (Приложение N 4) на странице третьей или следующей нечетной странице. Оттиск штампа скрепляется гербовой печатью МИД России.

40.2. Об аннулировании ранее произведенных в дипломатическом или служебном паспорте отметок путем проставления оттиска штампа (Приложение N 5) по диагонали на ранее произведенных отметках или аннулировании ранее выданного дипломатического или служебного паспорта путем проставления на странице тридцать шестой оттиска данного штампа.

41. Страницы вторая - тридцать третья дипломатического или служебного паспорта предназначены для размещения отметок пограничных контрольно-пропускных пунктов государств, которые пересекает владелец паспорта, и виз иностранных государств.

42. После завершения процедуры оформления дипломатических и служебных паспортов уполномоченное на это должностное лицо проверяет полноту и правильность ее оформления и передает паспорта вместе с делом уполномоченному должностному лицу, ответственному за выдачу дипломатических и служебных паспортов.

43. Результатом исполнения государственной функции является выдача представителю организации дипломатического или служебного паспорта.

44. При выдаче дипломатических и служебных паспортов уполномоченное должностное лицо КД МИД России, ответственное за выдачу паспортов, должно:

44.1. Предложить представителю организации предъявить документ, удостоверяющий его личность и принадлежность к данной организации, сообщить регистрационный номер дела.

44.2. Обратить внимание, что владелец дипломатического или служебного паспорта должен поставить свою подпись в установленном месте на тридцать шестой странице паспорта.

44.3. Вручить паспорт, предложив представителю организации проверить правильность внесенных в него сведений, отметок и записей, а также расписаться в получении паспорта.

45. В случае выявления технического брака или несоответствия сведений, отметок и записей оформляется новый дипломатический или служебный паспорт без повторного предоставления документов, установленных настоящим Административным регламентом.

46. После завершения процедуры оформления дипломатического или служебного паспорта допускается направление готовых паспортов по каналам фельдъегерской связи.

47. После выдачи дипломатического или служебного паспорта уполномоченное должностное лицо, ответственное за выдачу, делает отметку о выдаче в журнале учета и передает дело уполномоченному должностному лицу, ответственному за его хранение.

Максимальный срок исполнения данного административного действия составляет 10 минут.

48. Если по истечении 30-дневного срока со дня изготовления дипломатических или служебных паспортов уполномоченный представитель организации за ними не явился, уполномоченное должностное лицо КД МИД России, ответственное за выдачу паспортов, направляет ему письменное сообщение или иным способом напоминает о необходимости явки для получения дипломатического или служебного паспорта.

49. Неистребованный дипломатический или служебный паспорт по истечении 3-летнего срока с момента его оформления уничтожается.

50. В случае утраты дипломатического или служебного паспорта на территории Российской Федерации гражданин должен незамедлительно заявить об этом в организацию, командирующую/командировавшую его за пределы территории Российской Федерации, которая информирует в письменном виде о случившемся МИД России.

51. В случае утраты дипломатического или служебного паспорта за пределами территории Российской Федерации гражданин должен незамедлительно заявить об этом в дипломатическое представительство или консульское учреждение Российской Федерации в государстве пребывания, которое сообщает в МИД России о факте и обстоятельствах утраты документа.

52. По получении сообщения об утрате дипломатического или служебного паспорта КД МИД России передает данную информацию в установленном порядке в Пограничную службу ФСБ России с указанием серии, номера и даты выдачи утраченного документа, фамилии, имени, отчества владельца, его даты рождения.

53. Найденные на территории Российской Федерации дипломатические и служебные паспорта, а также дипломатические и служебные паспорта умерших граждан сдаются в КД МИД России.

54. Найденные за пределами территории Российской Федерации дипломатические или служебные паспорта, а также дипломатические или служебные паспорта умерших граждан сдаются в дипломатические представительства или консульские учреждения Российской Федерации.

55. Учет и хранение бланков дипломатических и служебных паспортов организуются в порядке, обеспечивающем их надежную сохранность.

56. Документы, необходимые для оформления паспортов, подлежат учету и хранению в течение пяти лет и по истечении этого срока уничтожаются.

57. Блок-схема (Приложение N 6) исполнения государственной функции систематизирует действия уполномоченных лиц КД МИД России в осуществлении административных процедур.