Прием и регистрация письменного обращения

3.1. Основание для начала административной процедуры: поступление в Роспатент письменного обращения от гражданина.

Обращение, полученное по электронной почте, распечатывается на бумаге, и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.

Специалист отдела государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного управления проверяет обращение на повторность, удостоверяется, что обращение содержит:

наименование государственного органа, в который направлено письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина;

почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения;

суть предложения, заявления или жалобы;

личную подпись и дату.

Если обращение не соответствует требованиям к письменным обращениям, установленным в разделе I "Общие положения" настоящего Регламента, то в соответствии с основаниями для отказа в исполнении государственной функции, установленными в разделе II "Требования к порядку исполнения государственной функции" настоящего Регламента, ответ на обращение не дается.

3.2. В день поступления обращения в Роспатент специалист отдела государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного управления регистрирует и ставит на контроль соответствующее требованиям обращение путем внесения данных в регистрационную карточку автоматизированной системы. Регистрационная карточка обращения гражданина состоит из следующих закладок:

Регистрация;

Исполнение.

На первой закладке отражается информация о поступившем в Роспатент обращении. При регистрации обращения вводится информация о гражданине, обратившемся в Роспатент, сопроводительном письме из организации, предварительно рассматривавшей данное обращение, тематике обращения, на чье имя поступило обращение, краткое содержание обращения.

Все обращения граждан ставятся на контроль, автоматизированная система автоматически проставляет срок исполнения обращения. При этом на регистрационной карточке появляется визуальный знак контрольности обращения - красная буква К.

Автоматизированная система позволяет осуществлять связку обращения с другими документами Роспатента и просматривать их из регистрационной карточки обращения. Также существует возможность прикрепления к регистрационной карточке электронных образов документов. Это может быть само обращение, сопроводительное письмо к обращению, напоминания об исполнении, уведомления исполнителей.

Описание реквизитов закладки "Регистрация" дано в приложении 2 "Описание реквизитов закладки "Регистрация" регистрационной карточки автоматизированной системы" к настоящему Регламенту.