Требования к организации учета документации

80. В каждом органе ГПН обязанности по ведению делопроизводства по проведению проверок, а также контроля за указанным делопроизводством, вводятся в должностные обязанности одного или нескольких сотрудников. В органе ГПН предусматривается ведение:

журнала учета объектов надзора и контрольно-наблюдательных дел по объектам надзора;

журнала учета проверок;

журнала учета дел об административных правонарушениях и представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения;

журнал учета лицензиатов (приложение N 17);

журнал учета выданных заключений о соответствии объекта защиты обязательным требованиям пожарной безопасности (приложение N 18);

журнал учета консультаций (приложение N 19);

журнал учета входящей документации (приложение N 20);

журнал учета исходящей документации (приложение N 21);

учетные карточки личной консультации гражданина (приложение N 22).

В журналах, за исключением журнала учета объектов надзора и контрольно-наблюдательных дел по объектам надзора, ведется сквозная нумерация в течение года, начиная с первого числа наступившего года.

Допускается ведение журналов в электронном виде при условии ежедневного сохранения дубликата информации на магнитном носителе (с нарастающим итогом с начала календарного года в течение пяти лет) и ежемесячной архивации на бумажном носителе (с нарастающим итогом с начала календарного года в течение одного года).

81. КНД формируется на каждый объект надзора и содержит правоустанавливающие документы, распоряжения, акты проверок (акты проверок органов) со всеми приложениями, акты обследования и заключения, а также, в случаях выявления нарушений обязательных требований пожарной безопасности, копии постановлений по делам об административных правонарушениях, вынесенные государственными инспекторами по пожарному надзору, копии предписаний по устранению нарушений и по снятию с производства, оригиналы или копии других документов по вопросам обеспечения пожарной безопасности объектов надзора за последние пять лет.

При наличии на обслуживаемой органом ГПН территории нескольких объектов надзора, принадлежащих (эксплуатируемых) одному юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, КНД может формироваться на юридическое лицо или индивидуального предпринимателя.

В КНД приобщаются материалы по вопросам пожарной безопасности на объекте надзора, полученные только в официальном порядке, установленном для документооборота.

В случае поступления информации о новом объекте надзора орган ГПН в десятидневный срок направляет запросы в уполномоченные органы с целью получения первичной информации для формирования КНД и планирования проверок. До проведения первой проверки КНД на новый объект надзора содержит поступившие из уполномоченных органов или иных источников правоустанавливающие документы в объеме, необходимом для назначения проверок.

82. Хранение прекращенных дел об административных правонарушениях, а также по которым исполнены постановления, осуществляется по месту нахождения органа ГПН, вынесшего постановление по делу об административном правонарушении.

83. Порядок хранения журналов (магнитных и бумажных носителей при ведении журналов в электронном виде), КНД, дел об административных правонарушениях, находящихся в производстве, личных план-графиков работы определяет начальник органа ГПН с учетом оперативного доступа к необходимым материалам.

Сроки и порядок хранения оконченных журналов, материалов КНД, в том числе после ликвидации объектов надзора, заполненных карточек личной консультации гражданина, прекращенных дел об административных правонарушениях, а также по которым исполнены постановления, определяются в порядке, установленном МЧС России.