2.6. Прием и передача документов по каналам связи

2.6.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи текстов служебных документов организациям и приема текстов от организаций.

2.6.2. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам связи, не является официальным документом.

Последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) обязательна.

2.6.3. Прием факсограмм на имя руководства Судебного департамента осуществляется в их приемных или в Управлении делами. Регистрация факсограмм, подписанных Генеральным директором Судебного департамента и его заместителями, производится в Управлении делами, а их передача осуществляется исполнителями в структурных подразделениях.

2.6.4. Принятые факсограммы учитываются в "Журнале учета принятых факсограмм" (приложение N 8). На обороте принятой факсограммы в правом нижнем углу проставляется штамп с указанием порядкового номера (берется из журнала учета поступивших факсограмм), даты и количества листов.

Поступившие факсограммы передаются адресатам в день приема, срочные - немедленно под расписку в журнале учета. Факсограммы на иностранном языке передаются в Отдел международно-правового сотрудничества для их перевода, и которые затем возвращаются в Управление делами для доклада руководству Судебного департамента.

2.6.5. Подлежащий передаче по факсу документ учитывается в "Журнале учета служебных документов, отправляемых по каналам связи" (приложение N 9).

При передаче текстов документов по каналам связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

факсограммы на иностранных языках отправляются только при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

Работник, отправивший факсограмму, на подлиннике документа делает отметку с указанием своей фамилии, даты и времени отправления. Отметка оформляется на обороте последнего листа подлинника. Подлинник документа остается у исполнителя, а документы за подписью Генерального директора Судебного департамента и его заместителей передаются в Управление делами.