6.7. Организация оперативного хранения документов

6.7.1. С момента заведения и до передачи в центральный архив Судебного департамента дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях Судебного департамента.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела хранятся в рабочих комнатах в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

Для оперативного поиска документов дела в шкафу располагаются в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

6.7.2. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются по описям в центральный архив Судебного департамента.

6.7.3. Личные дела гражданских служащих хранятся в отделе кадров Судебного департамента в течение 10 лет со дня их увольнения с гражданской службы, после чего передаются в центральный архив Судебного департамента (п. 23 Указа Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609).

6.7.4. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранятся в структурных подразделениях, а по истечении сроков их хранения передаются в центральный архив для централизованного уничтожения.

6.7.5. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения на срок не более одного месяца. Выдача дел осуществляется под расписку в карточке выдачи дел (приложение N 33). После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

6.7.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Генерального директора Судебного департамента с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

6.7.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник, ответственный за делопроизводство этого структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в центральный архив Судебного департамента независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.