6.7. Регистрация исходящих документов

6.7.1. Все исходящие документы ФССП России подлежат единой регистрации с присвоением регистрационного исходящего номера в Управлении делопроизводства и представляются после подписи, за исключением ответов на обращения граждан, в отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства в трех экземплярах:

- первый экземпляр, подготовленный на официальном бланке ФССП России (оригинал), и приложения к нему направляются адресату;

- второй экземпляр (копия с визами) и копия приложений возвращаются в управление центрального аппарата ФССП России;

- третий экземпляр (копия без приложений) остается в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства.

Информационные письма, подлежащие массовой рассылке в территориальные органы ФССП России, исполняются и представляются на регистрацию в Управление делопроизводства в двух экземплярах:

- первый экземпляр, подготовленный на официальном бланке ФССП России (оригинал без приложений), остается в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства;

- второй экземпляр (оригинал с визами и приложениями) возвращается в управление центрального аппарата ФССП России.

Необходимое количество копий с первого экземпляра информационного письма и копий приложений с указателем рассылки (Приложение N 15) передается исполнителем в экспедицию отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства для рассылки по реестру установленного образца (Приложение N 28).

6.7.2. Документы, являющиеся ответами на обращения граждан, после подписи представляются в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства и регистрируются в отдельной электронной базе данных.

При ответе гражданину по существу обращения документ представляется в двух экземплярах:

- первый экземпляр, подготовленный на официальном бланке ФССП России (оригинал), направляется адресату;

- второй экземпляр (копия с визами) и производство по обращению возвращаются в управления центрального аппарата ФССП России.

При пересылке обращения по принадлежности или с поручением для рассмотрения в территориальном органе ФССП России документ представляется в трех экземплярах:

- первый экземпляр, подготовленный на официальном бланке ФССП России (оригинал с приложением обращения), направляется по принадлежности или с поручением для рассмотрения в территориальный орган ФССП России;

- второй экземпляр, подготовленный на официальном бланке ФССП России (оригинал без приложения), направляется адресату для сведения;

- третий (копия с визами) возвращается в управление центрального аппарата ФССП России.

6.7.3. Устанавливается следующий состав реквизитов для учета исходящих документов ФССП России в РКФ электронной базы данных Управления делопроизводства:

- дата документа;

- регистрационный исходящий номер документа ФССП России;

- номер и дата документа, на который направляется ответ;

- корреспондент;

- адресат;

- наименование документа;

- краткое содержание (заголовок к тексту);

- индекс дела, в которое вшит третий экземпляр документа.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами.

6.7.4. Дата и регистрационный исходящий номер документа проставляются работником отдела документационного обеспечения (для документов, являющихся ответами на обращения граждан, - работником отдела писем и приема граждан) Управления делопроизводства на позициях официального бланка ФССП России, предусмотренных для размещения этих реквизитов.

6.7.5. Дата документа указывается в порядке, установленном пунктом 3.5.9 Инструкции, арабскими цифрами.

Например: 27.01.2006 - число, месяц, год.

6.7.6. Регистрационный исходящий номер документа (за исключением ответов на обращения граждан) содержит:

- код ФССП России;

- код управления центрального аппарата ФССП России, подготовившего документ;

- порядковый номер исходящего документа в РКФ электронной базы данных Управления делопроизводства по учету исходящих документов;

- буквенный литер, добавляемый при регистрации документов, подготовленных за подписью Директора или его заместителей, составленный из первых букв имени и фамилии корреспондента.

Составные части регистрационного исходящего номера разделяются косой чертой или дефисом.

Например: N 12/06-227-НВ, где:

- 12 - код ФССП России;

- 06 - код управления центрального аппарата ФССП России, подготовившего документ (соответствует Управлению делопроизводства);

- 227 - порядковый номер исходящего документа в РКФ электронной базы данных Управления делопроизводства по учету исходящих документов;

- НВ - буквенный литер, проставляемый в регистрационном исходящем номере документа, подготовленного за подписью Директора, составленный из первых букв его имени и фамилии (Н. Винниченко).

В случаях, когда из первых букв имени и фамилии корреспондента складываются сочетания "СС" или "ОВ", используемые в секретном делопроизводстве для индексации грифованных документов, буквенный литер составляется из первых букв имени, отчества и фамилии корреспондента.

Например, для документов, подготовленных за подписью первого заместителя директора Федеральной службы судебных приставов Сазанова С.В., - "СВС" (С.В. Сазанов).

6.7.7. Регистрационный исходящий номер документа, являющегося ответом на обращения граждан, содержит:

- код ФССП России;

- индекс дела по сводной номенклатуре дел центрального аппарата ФССП России на текущий год, в которое направляется копия документа;

- регистрационный номер, присвоенный обращению гражданина при поступлении в ФССП России Управлением делопроизводства;

- буквенный литер, добавляемый при регистрации документов, подготовленных за подписью Директора или его заместителей, составленный из первых букв имени и фамилии корреспондента.

Составные части регистрационного исходящего номера разделяются косой чертой или дефисом.

Например: N 12/03-38-4227/06-НВ, где:

- 12 - код ФССП России;

- 03-38 - индекс дела по сводной номенклатуре дел центрального аппарата ФССП России на текущий год, в которое направляется копия документа (соответствует делу Управления организации обеспечения исполнительных действий и установленного порядка деятельности судов с материалами по рассмотрению обращений граждан);

- 4227/06 - регистрационный номер, присвоенный обращению гражданина при поступлении в ФССП России Управлением делопроизводства;

- НВ - буквенный литер, проставляемый в регистрационном исходящем номере документа, подготовленного за подписью Директора, составленный из первых букв его имени и фамилии (Н. Винниченко).

6.7.8. Все исходящие документы подлежат дополнительной регистрации непосредственно в том управлении центрального аппарата ФССП России, в котором они подготовлены в порядке, предусмотренном подразделом 6.6 Инструкции.

Дата и регистрационный номер документа, присвоенный в управлении центрального аппарата ФССП России, проставляются на втором и третьем экземплярах в правом нижнем углу первого листа (для ответов на обращения граждан - на экземпляре, направляемом в дело).

6.7.9. При работе с документами, отправляемыми с использованием электрической связи, следует руководствоваться требованиями раздела 5.5 Инструкции.