8. Организация учета и контроля МПЗ на складах и других местах хранения

328. Для действенного учета и контроля за сохранностью материальных ценностей в местах хранения каждая организация принимает меры, которые обеспечивают:

- наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);

- готовность складских помещений, зерносушилок, токов, навесов и других постоянных и временных мест к приемке и хранению продукции;

- размещение запасов по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо- сорторазмерам (в закромах, штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия;

- оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, в необходимом количестве измерительными приборами и мерной тарой, содержание их в исправном состоянии;

- обязательное взвешивание продукции при ее принятии к учету и отправлении на заготовительные пункты и на склад организации;

- своевременное и четкое оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанного в них количества продукции фактически отгружаемому;

- соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке;

- применение централизованной доставки материалов со складов организации в цеха (подразделения) по согласованным графикам, а на стройках от поставщиков, базисных складов и комплектовочных участков непосредственно на объекты строительства по комплектовочным ведомостям; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;

- определение перечня центральных (базисных) складов, складов (кладовых), являющихся самостоятельными учетными единицами;

- установление порядка нормирования расхода запасов (разработка и утверждение норм, соблюдение норм при отпуске материалов в подразделения организации);

- установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;

- определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности;

- увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;

- закрепление за каждым материально ответственным лицом обязанностей по составлению и оформлению первичных документов с указанием сроков их представления;

- наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов на движение МПЗ, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений).

329. Для хранения материальных запасов в сельскохозяйственных организациях создаются:

а) центральные склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы снабжения и сбыта. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады с учетом специфики хранения;

б) склады (кладовые) отделений, ферм, бригад, участков, цехов, филиалов и других подразделений организации.

При отдаленности сельскохозяйственных организации от железнодорожной станции могут создаваться экспедиторские склады.

Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

В центральных складах сосредоточиваются основные запасы семян, концентрированных кормов, овощей, картофеля, заложенных на длительное хранение, запасных частей, минеральных удобрений, строительных и других материалов, заготовленных или поступивших от поставщиков. Через центральные склады эти запасы распределяют между бригадами, фермами и другими подразделениями.

В складах (кладовых) бригад, ферм и других подразделений обычно хранятся небольшие запасы товарно-материальных ценностей. Нефтепродукты, минеральные удобрения, комбикорма и прочие материалы могут завозиться в подразделения непосредственно от поставщиков с обязательным оформлением через центральный склад.

330. Для нормальной работы складов (хранилищ) и сохранности продукции и материалов необходимо обеспечить:

- четкий распорядок дня работы складов (хранилищ) и выдачу материалов, приемку и укладку прибывших материалов, наведение порядка на стеллажах, полках и т.д., оформление документации и отражение в карточках складского учета материалов операций текущего дня;

- порядок коллективной выдачи спецодежды и спецобуви по заявкам (спискам) подразделений, участков и т.д. на фактический, наличный состав работающих. Запрещается выдача спецодежды и спецобуви сверх фактической потребности, не допуская в кладовых подразделений остатков спецодежды и спецобуви;

- установление круга лиц, на которых возлагается ответственность за приемку, хранение и отпуск материалов (зав. складами, кладовщики экспедиторы и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материалов;

- заключение письменных договоров об индивидуальной ответственности с работниками, которые должны нести материальную ответственность за недостачу ценностей, переданных им для хранения и других целей. Если материалы и тара находятся на ответственности одного и того же лица, то в договоре о материальной ответственности должна быть обусловлена ответственность и за тару;

- установление перечня должностных лиц, которым предоставляется право подписывать документы на затребование продукции и материалов, их получение, а также на выдачу разрешения (пропуска) на вывоз или вынос их с территории складов сельскохозяйственных организаций;

- контрольно-пропускные службы и бухгалтерия должны быть обеспечены образцами подписей;

- проведение инвентаризаций продукции и материалов в порядке и сроки, установленные учетной политикой, а также контрольных выборочных проверок остатков отдельных видов продукции, материалов и представление результатов этих инвентаризаций и проверок в бухгалтерию для своевременного отражения их в бухгалтерском учете.

331. Для надлежащей организации учета, сохранности продукции и материалов и нормальной деятельности складов, дополнительно необходимо обеспечить:

- хранение продукции и материалов в закрытых помещениях, гарантирующих количественную и качественную сохранность продукции и материалов;

- оснащение складских помещений и мест открытого постоянного и временного хранения продукции и материалов инвентарем и оборудованием в соответствии с Правилами пожарного надзора и техники безопасности.

332. На складе (хранилище), кроме общих противопожарных правил, должны соблюдаться следующие требования:

а) не реже одного раза в месяц должны производиться заведующим складом (хранилищем) совместно с ответственным работником пожарно-сторожевой охраны осмотр и проба пожарных трубопроводов и рукавов;

б) патрубки пожарных трубопроводов должны быть выведены наружу для того, чтобы, не входя в склад (хранилище), на них можно было надеть рукава с брандспойтами и подать воду внутрь помещения;

в) вторые экземпляры ключей от склада (хранилища) с надписями для каждого ключа должны храниться в сейфе у руководителей подразделения (сельскохозяйственной организации);

г) выводимые наружу воздушные трубки должны быть оборудованы дыхательными клапанами, резервуары должны быть всегда плотно закрыты;

д) электропроводка, выключатели и предохранители должны быть проведены и установлены по наружной стене. Лампочки для освещения размещаются в застекленных нишах.

333. Систематическое наблюдение за соответствием фактического наличия каждого вида материала норме запаса лежит на ответственности службы снабжения сельскохозяйственных организаций. Нормы запасов отдельных видов материалов на складах разрабатываются службой снабжения совместно с производственно-техническими службами и указываются как специальный реквизит в карточках складского учета материалов и в материальном ярлыке в графах "Норма запаса". О всех случаях отклонения фактических остатков от нормы запаса, а также о материалах, лежащих без движения, заведующий складом (кладовщик) должен сообщать в службу снабжения и бухгалтерию.

334. Службы снабжения сельскохозяйственных организаций обязаны своевременно, при наличии соответствующих договоров, в установленные сроки сдавать возвратную и залоговую тару поставщикам, тарособирающим и тароремонтным предприятиям, предварительно отремонтированную, а также всю другую тару из-под материалов.

335. Складские помещения (склады, кладовые, тока, нефтесклады) должны быть соответствующим образом оборудованы и обеспечены исправными весами нужных типов, другими необходимыми измерительными приборами и оборудованием, мерной тарой, противопожарным оборудованием, а также инструментами для вскрытия тары. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) с клеймением в специализированных структурах.

Продукция и материалы открытого хранения должны храниться на специально оборудованных площадках с навесами, настилами, заборами и т.п., гарантирующих количественную и качественную их сохранность.

На складах (в кладовых) должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материальных запасов (температурно-влажностные и другие) с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико-химических и других свойств.

Материалы размещают по секциям, а внутри них по отдельным группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, на стеллажах, на полках и т.п. В хранилищах зерна, картофеля, овощей и т.п. продукцию размещают в обособленных секциях (закромах). При этом в зернохранилищах, семенохранилищах и т.п. секции отделяют герметической перегородкой, исключающей возможность смешивания продукции различных видов, сортов, репродукций и т.п.

Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется специальный ярлык с указанием названия хранимого продукта или материала, его характеристики, а в необходимых случаях и назначения, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Бланк ярлыка на каждый номенклатурный номер материальных ценностей заполняет заведующий складом (кладовщик) при поступлении ценностей на склад и может быть примерно следующей формы.