Раздел 3. Выявление и отбор архивных документов для электронных документальных публикаций

Выявление архивных документов осуществляется в соответствии с принципами и методами, отраженными в Методических рекомендациях по публикации архивных документов в печатном виде <194>.

--------------------------------

<194> См. разделы 3, 12 Методических рекомендаций по публикации архивных документов в печатном виде.

При этом сфера выявления документов может быть шире, чем при подготовке традиционных печатных публикаций, поскольку для электронной публикации могут отбираться не только текстовые и изобразительные документы, но и аудиовизуальные, в том числе кино-, фоно- и видеодокументы. Кроме того, публикация документов может сочетаться с представлением электронных копий различных предметов (не только из фондов архивов, но и из музейных и других собраний), выполненных в том числе в 3D-формате.

Отбор документов для электронной публикации должен соответствовать принципам историзма, объективности, необходимости и достаточности <195>, а также учитывать установленные законом или договором ограничения на использование документов и содержащейся в них информации <196>.

--------------------------------

<195> См. подраздел 1.2 Методических рекомендаций по публикации архивных документов в печатном виде.

<196> См. подраздел 1.1 Методических рекомендаций по публикации архивных документов в печатном виде; Методические рекомендации по отнесению архивных документов к объектам авторского и смежного прав, доступу и порядку использования таких документов/Е.А. Романова [и др.]; ВНИИДАД. М., 2017. 143 с. URL: https://archives.gov.ru/documents/methodics/2018-metod-rekomendacii-avtorskoe-pravo.shtml (дата обращения: 26.11.2025); Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах/Е.А. Романова [и др.]; ВНИИДАД. М., 2020. 185 с. URL: http://archives.gov.ru/documents/methodics/2021-recommendations-lf.shtml (дата обращения: 26.11.2025); Методические рекомендации по организации доступа к архивным документам, содержащим сведения, составляющие тайну, охраняемую законодательством Российской Федерации, за исключением сведений, составляющих государственную тайну/Е.А. Романова [и др.]; ВНИИДАД. М., 2024. 54 с. URL: https://www.vniidad.ru/gallery/MR_dostup.pdf (дата обращения: 26.11.2025).

При отнесении информации архивных документов к служебной информации ограниченного распространения <197> или при засекречивании архивных документов <198> публикации таких документов незамедлительно исключаются из сети Интернет, также как и все их имеющиеся копии на любых ресурсах и носителях. Исключается также упоминание сведений о данных документах в составе соответствующих электронных ресурсов.

--------------------------------

<197> В соответствии с Порядком отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, а также снятия указанного ограничения: утв. приказом Росархива от 20 марта 2025 г. N 38 (зарегистрировано в Минюсте России 29.04.2025. Рег. N 82018).

<198> В соответствии с п. 54.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях: утв. приказом Росархива от 26.09.2022 N 117 (зарегистрировано в Минюсте России 20.05.2020. Рег. N 58396) (далее - Правила 2020 г.).

Критерии отбора - новизна, полнота раскрытия темы, подлинность, информационная значимость документов, их взаимодополняемость, системность представления, типичность (нетипичность), степень воздействия на последующие события - охарактеризованы в Методических рекомендациях по публикации архивных документов в печатном виде <199>.

--------------------------------

<199> См. разделы 3, 12 Методических рекомендаций по публикации архивных документов в печатном виде.

При этом в рамках электронной документальной публикации имеется возможность более комплексно раскрывать выбранную тему проекта, представляя документы на различных носителях, сочетая в проекте текстовые документы с изобразительными, аудиовизуальными, а также с предметами.

Кроме того, в электронной среде практически не ограничен объем публикации, что позволяет публиковать целые коллекции, фонды или даже создавать "виртуальные архивы".

В случае если электронная публикация дублирует или частично дублирует по составу включаемых документов ранее подготовленные традиционные документальные публикации, критерий новизны публикуемых документов может не применяться в качестве базового.

Для каждого электронного проекта (даже если готовится научная документальная публикация) задача его популяризации, привлечения как можно большего числа пользователей стоит в качестве одной из основных. Поэтому при отборе документов следует также учитывать, насколько привлекательными они являются с точки зрения обычных пользователей. Следовательно, критерий научной исторической значимости документа должен рассматриваться в ракурсе "известности" документов для пользователей, или же своей "значимостью" должен привлекать внимание заголовок документа (например, государственный договор, метрика о рождении известного лица и проч.). Кроме того, следует учитывать внешний вид документа, наличие в документе автографов или виз известных деятелей, рисунков и др. По этой же причине при отборе документов рекомендуется учитывать соотношение текстовых и изобразительных, а также аудиовизуальных документов, которые могут быть представлены в комплексе.

При отборе документов для публикации следует учитывать предполагаемую форму их представления. Так, например, публикация электронной копии (изображения) документа дает возможность предварительного осуществления ее цифровой реставрации, что позволит представить информацию документа даже в более полном объеме, чем при ознакомлении с оригиналом документа (см. также раздел 4). Соответственно, это дает возможность отбора к публикации даже документов с плохо читаемым текстом. При этом размещение отреставрированного документа, как правило, сочетается с публикацией реального его изображения или записи. Возможность масштабирования документов позволяет отбирать для электронной публикации документы самых разных форматов (размеров) - от крупноформатных карт до почтовых марок, записей на небольших обрывках бумаги и т.п.

Критерии отбора документов, использованные в рамках подготовки электронных проектов, включающих публикации архивных документов, целесообразно отразить в предисловии к проекту.