14. Изъятие архивных документов

236. Изъятие архивных документов допускается:

- по решению судебных и (или) правоохранительных органов <97>;

--------------------------------

<97> Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации от 18.12.2001 N 174-ФЗ. Ст. 183.

- по письменному обращению владельца о возврате ему не полученных в свое время подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, о членстве в общественных организациях, а также наград, трудовых книжек (п. 208 Правил).

Изъятие архивных документов может быть произведено при осуществлении различных видов деятельности (контрольной деятельности, оперативно-розыскной деятельности, в рамках производства по делам об административных правонарушениях, уголовным делам и т.д.).

237. В рамках контрольной деятельности налоговые органы вправе производить выемку документов у организации, которая является налогоплательщиком, плательщиком сбора или налоговым агентом при проведении налоговых проверок в случаях, когда есть достаточные основания полагать, что эти документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены <98>. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов, при изъятии документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются <99>.

--------------------------------

<98> Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 N 146-ФЗ. Ст. 31.

<99> Там же. Ст. 94.

238. Органы, осуществляющие оперативно-розыскную деятельность, вправе производить при проведении гласных или негласных оперативно-розыскных мероприятий изъятие документов в случае возникновения непосредственной угрозы жизни и здоровью лица, а также угрозы государственной, военной, экономической, информационной или экологической безопасности Российской Федерации.

Если при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий изымаются документы и (или) электронные носители информации, то изготавливаются копии документов, которые заверяются должностным лицом, изъявшим документы, и (или) по ходатайству законного владельца изъятых электронных носителей информации или обладателя содержащейся на них информации. Информация, содержащаяся на изъятых электронных носителях, копируется на другие электронные носители информации, предоставленные законным владельцем изъятых электронных носителей информации или обладателем содержащейся на них информации.

Копии документов и (или) электронные носители информации, содержащие копии изъятой информации, передаются лицу, у которого были изъяты эти документы, и (или) законному владельцу изъятых электронных носителей информации или обладателю содержащейся на них информации, о чем делается запись в протоколе <100>.

--------------------------------

<100> Об оперативно-розыскной деятельности: Федеральный закон от 12.08.1995 N 144-ФЗ. Ст. 15//Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. N 33. Ст. 3349.

239. В рамках производства по делу об административном правонарушении архивные документы также могут быть изъяты. В целях пресечения административного правонарушения, установления личности нарушителя, составления протокола об административном правонарушении при невозможности его составления на месте выявления административного правонарушения, обеспечения своевременного и правильного рассмотрения дела об административном правонарушении и исполнения принятого по делу постановления уполномоченное лицо вправе в пределах своих полномочий проводить изъятие документов <101>.

--------------------------------

<101> Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ. Ст. 27.1, пункт 1, пп. 4.

240. При производстве по уголовному делу в рамках дознания или предварительного следствия документы могут быть изъяты в рамках обыска <102>, выемки <103>. Изъятые документы предъявляются понятым и другим лицам, присутствующим при обыске, и в случае необходимости упаковываются и опечатываются на месте обыска, что удостоверяется подписями указанных лиц. Выемка документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, предметов и документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, а также вещей, заложенных или сданных на хранение в ломбард, производится на основании судебного решения <104>.

--------------------------------

<102> Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации от 18.12.2001 N 174-ФЗ. Ст. 182.

<103> Там же. Ст. 183.

<104> Там же. Ст. 183, ч. 3.

241. С изымаемых документов изготавливаются копии, которые заверяются подписью работника архива (лица, ответственного за архив) и печатью организации и приобщаются к соответствующей единице хранения (п. 209 Правил).

В зависимости от вида носителя документа копия изготавливается на бумажном носителе или электронном носителе (при изъятии физически обособленного носителя электронных документов).

При изъятии всего дела (единицы хранения), содержащего документы на бумажном носителе, допускается создавать его копию в электронном виде и размещать в СХЭД, если в ней размещены сведения о данной единице хранения и описи, в которую оно включено.

242. В случае возврата документов из судебных и (или) правоохранительных органов они помещаются (подкладываются) на место прежнего нахождения, а изготовленные с них копии, если они составляют отдельную единицу хранения, используются как фонд пользования, а если представляют собой отдельные листы единицы хранения - уничтожаются. Созданные экземпляры ЭАД в электронном виде могут использоваться в качестве фонда пользования (п. 210 Правил).

Возврат архивных документов, в случае их использования в качестве вещественных доказательств в уголовном деле, осуществляется после вступления приговора или иного решения суда в законную силу, либо после прекращения уголовного дела, согласно установленному порядку их хранения при уголовном деле и порядку их возврата <105>.

--------------------------------

<105> Там же. Ст. 81, 81.1., 82, 84.

Подлинники архивных документов, имеющиеся в административном деле и являющиеся письменными доказательствами, по ходатайствам лиц, их представивших, могут быть возвращены им после исследования судом или вступления в законную силу судебного акта, которым заканчивается рассмотрение административного дела, если эти документы не подлежат передаче другому лицу. Подлинники документов могут быть возвращены после исследования судом лицу, их представившему, только в случае, если суд придет к выводу, что их можно возвратить без ущерба для правильного рассмотрения и разрешения административного дела, при этом в материалах административного дела остаются засвидетельствованные судом копии этих документов <106>.

--------------------------------

<106> Кодекс административного судопроизводства Российской Федерации от 08.03.2015 N 21-ФЗ. Ст. 71, 73.

В гражданском судопроизводстве архивные документы, имеющиеся в деле, по просьбе лиц, представивших эти доказательства, возвращаются им после вступления решения суда в законную силу. При этом в деле оставляются засвидетельствованные судьей копии архивных документов. До вступления решения суда в законную силу письменные доказательства могут быть возвращены представившим их лицам, если суд найдет это возможным <107>.

--------------------------------

<107> Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации от 14.11.2002 N 138-ФЗ. Ст. 72.

В арбитражном судопроизводстве подлинные архивные документы, имеющиеся в деле, по заявлениям представивших их лиц могут быть возвращены им после вступления в законную силу судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, если эти документы не подлежат передаче другому лицу. Одновременно с заявлениями указанные лица представляют надлежащим образом заверенные копии документов или ходатайствуют о засвидетельствовании судом верности копий, остающихся в деле <108>.

--------------------------------

<108> Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации от 24.07.2002 N 95-ФЗ. Ст. 75.

243. Подлинные личные документы выдаются владельцу с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо его родственнику по предъявлении документа, подтверждающего родство, или иному лицу по доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 211 Правил). Обращение о выдаче документов можно направить в бумажном или электронном виде в адрес организации.

Подлинные личные документы выдаются владельцу при предъявлении документа, удостоверяющего личность. В соответствии с законодательством Российской Федерации к документам, удостоверяющим личность, относятся:

- паспорт гражданина Российской Федерации <109>;

--------------------------------

<109> О гражданстве Российской Федерации: Федеральный закон от 28.04.2023 N 138-ФЗ. Ст. 9//Собрание законодательства Российской Федерации. 2023. N 18. Ст. 3215.

- загранпаспорт гражданина Российской Федерации, дипломатический и служебный паспорт <110>;

--------------------------------

<110> Об основных документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации: Указ Президента Российской Федерации от 21.12.1996 N 1752. URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/10413 (дата обращения: 19.10.2025).

- временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации на срок оформления паспорта гражданина Российской Федерации <111>;

--------------------------------

<111> Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца и описания бланка паспорта гражданина Российской Федерации: постановление Правительства Российской Федерации от 23.12.2023 N 2267. П. 34. URL: https://docs.cntd.ru/document/1304475558 (дата обращения: 19.10.2025).

- удостоверение личности военнослужащего Российской Федерации <112>;

--------------------------------

<112> Об удостоверении личности военнослужащего Российской Федерации: постановление Правительства Российской Федерации от 12.02.2003 N 91. URL: https://docs.cntd.ru/document/902030852 (дата обращения: 19.10.2025).

- военный билет солдата, матроса, сержанта, старшины, прапорщика и мичмана для удостоверения личности военнослужащего <113>.

--------------------------------

<113> Инструкция об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета: утв. приказом Министра обороны Российской Федерации от 22.11.2021 N 700 (зарегистрировано в Минюсте России 28.12.2021. Рег. N 66608). П. 34. URL: https://docs.cntd.ru/document/727686363 (дата обращения: 19.10.2025).

244. Представление гражданами Российской Федерации сведений, содержащихся в документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, в электронной форме с использованием мобильного приложения федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" приравнивается в случаях, определенных Правительством Российской Федерации по согласованию с Федеральной службой безопасности Российской Федерации, к предъявлению указанных документов <114>.

--------------------------------

<114> О применении мобильного приложения федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" в целях представления гражданами Российской Федерации сведений, содержащихся в документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, либо иных документах, выданных гражданам Российской Федерации государственными органами Российской Федерации: постановление Правительства Российской Федерации от 19.09.2025 N 1443. URL: https://docs.cntd.ru/document/1313984118 (дата обращения: 19.10.2025).

При этом в организации (при наличии технической возможности) считывается двухмерный штриховой код (QR-код), содержащий в кодированном виде информацию о документе гражданина Российской Федерации, удостоверяющем личность, сформированный и представленный с использованием мобильного приложения федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".

Другие документы (водительское удостоверение, пропуск, студенческий билет, удостоверения личности специального назначения и другие документы с фотографией владельца) в качестве документов, удостоверяющих личность, не рассматриваются.

245. Родственник при обращении о выдаче ему подлинных личных документов владельца должен предъявить документ, удостоверяющий личность заявителя и доверенность на получение личных документов от имени владельца, оформленную в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При обращении родственника за подлинными личными документами в случае смерти их владельца необходимо предъявить, помимо документа, удостоверяющего личность, свидетельство о смерти владельца и документ, подтверждающий родство. В качестве документов, подтверждающих родство, следует рассматривать повторные свидетельства или справки, выданные органами ЗАГС на основе Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния (ЕГР ЗАГС).

Подлинные личные документы могут быть выданы любому лицу по доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копии с подлинных личных документов не изготавливаются.

246. Согласно п. 212 Правил изъятие (возврат) документов оформляется актом. Акт и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возврат), включаются в дело фонда. Изъятие (возврат) документов и их замена на копии отражаются в учетных архивных документах.

Акт составляется в произвольной форме и может содержать следующие основные сведения:

- дату и номер акта;

- заголовки и количество изымаемых документов, архивные шифры единиц хранения, к которым они отнесены;

- название государственного органа, организации, изымающей документы;

- цели изъятия документов;

- дата изъятия (возврата);

- подписи соответствующих должностных лиц.

Факты изъятия фиксируются в следующих учетных архивных документах:

- в графе "Примечание" внутренней описи документов дела (при наличии) со ссылкой на соответствующий акт;

- в таблице в листе-заверителе дела;

- в графе "Примечания" описи дел.

При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела (в лист-заверитель вносится информация о наименовании документа(ов) и номера листов, которые заменены копиями).