15. Справочно-поисковые средства к архивным документам

247. Система справочно-поисковых средств включает обязательные и вспомогательные архивные справочники, которые могут вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

К обязательным справочникам относятся описи дел, документов и описи электронных документов; к вспомогательным - историческая справка к фонду, каталоги, указатели и обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники (п. 213 Правил).

Составление исторической справки к фонду для организации - источника комплектования государственного архива является обязательным <115>.

--------------------------------

<115> Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях: утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. N 24 (зарегистрировано в Минюсте России 20.05.2020. Рег. N 58396). П. 37.6. URL: https://archives.gov.ru/documents/prik_242020.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

Состав вспомогательных архивных справочников государственный орган, орган местного самоуправления, организация определяют самостоятельно (п. 213 Правил).

Состав системы справочно-поисковых средств может быть раскрыт в локальных нормативных документах архива организации, включен в историческую справку к фонду.

248. Информационно-поисковая система любой автоматизированной системы, в том числе СХЭД, установленной в архиве, также обеспечивает функции поиска документа и получение информации о нем. В каждой информационно-поисковой системе должна быть отражена информация, соответствующая сведениям, включенным в описи дел, документов.

249. Порядок составления описей дел раскрыт в разделе 6 Методических рекомендаций.

Справочный аппарат описи включает (см. рис. 20):

- титульный лист;

- перечень переименований, изменения подведомственности государственного органа, органа местного самоуправления, организации (если информация о переименовании не содержится в титульном листе описи);

- содержание (оглавление);

- предисловие;

- список сокращений;

- указатели к описи (предметный, именной, географической).

Рис. 20. Состав справочного аппарата описи дел, документов

250. Титульный лист оформляется в соответствии с п. 71 Правил. На титульном листе описи дел, документов, описи электронных документов указываются:

а) полное наименование государственного (муниципального) архива (если государственный орган, орган местного самоуправления, организация являются его источником комплектования);

б) полное наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, сокращенное наименование (при наличии), подведомственность (при наличии);

в) номер архивного фонда;

г) номер и название описи;

д) крайние даты внесенных в опись единиц хранения.

Наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации указывается по последнему году включения документов в опись дел, документов, опись электронных документов. На титульном листе указываются также все изменения в названии и подчиненности организации за период, который охватывают дела, включенные в опись. При значительном количестве таких изменений, составляется отдельный перечень изменений, который включается в справочный аппарат описи дел, документов.

Пример оформления титульного листа описи приведен в приложении 19.

251. Предисловие к описи, в соответствии с п. 72 Правил, содержит сведения в хронологических рамках крайних дат единиц хранения, включенных в опись:

а) об изменениях в наименовании и подчиненности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, в том числе изменения в наименовании и подчиненности вышестоящего органа или организации (при его наличии);

б) о структуре государственного органа, органа местного самоуправления организации;

в) об особенностях оформления и формирования дел, описания и систематизации заголовков дел;

г) о содержании и полноте дел (в том числе выделяются наиболее типичные группы дел по разновидностям и содержанию);

д) о наличии страхового фонда;

е) о наличии и особенностях информационных систем, баз данных, используемых для работы с электронными документами, регистрационно-учетными формами дел и документов и электронными копиями дел и документов.

В дополнение к этим сведениям предисловие может включать:

- сведения об основных направлениях деятельности организации в хронологических рамках крайних дат единиц хранения описи дел;

- сведения о подведомственной сети организации (при наличии);

- сведения о наличии дел, выходящих за хронологические границы фонда;

- основные принципы составления справочного аппарата к описи дел и порядок его использования.

Пример составления предисловия к описи дел приведен в приложении 20.

252. Список сокращений включает алфавитный перечень используемых в документах и справочном аппарате описи дел сокращений с их расшифровкой. Список сокращений составляется в том случае, если в годовых разделах описи дел употребляются характерные для деятельности организации сокращения.

Указатели к описи составляются в случае, если годовые разделы описи дел являются сложными по структуре и содержанию. Целесообразность и формы их составления определяются по согласованию с государственным (муниципальным) архивом.

Листы справочного аппарата и годовых разделов описи нумеруются в валовом порядке в пределах тома.

253. Составление исторической справки к фонду является основой дальнейшего научно-обоснованного использования документов фонда. Историческая справка к фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему (п. 214 Правил).

Историческая справка к фонду включается в дело фонда. Историческая справка к фонду представляется организацией - источником комплектования в архивное учреждение при первой передаче документов фонда.

Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда и хронологического периода, который она охватывает.

Историческая справка состоит из трех разделов:

- история фондообразователя;

- история фонда;

- характеристика документов фонда и его справочного аппарата.

254. История фондообразователя должна содержать следующие сведения:

- даты создания, переименования, реорганизации и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы;

- название организации-правопреемника;

- сведения о вышестоящей организации;

- состав системы подведомственных организаций (их виды, краткую характеристику, территориальное размещение), все последующие ее изменения с указанием дат утверждения и основных причин изменений;

- структура фондообразователя и ее изменения с указанием дат и основных причин изменений, сведения о документах, которыми вносились указанные изменения;

- задачи и функции фондообразователя и их изменения с указанием дат и основных причин изменений, сведения о документах, которыми вносились указанные изменения;

- название организации - предшественника (в случае отсутствия прямого предшественника может быть указана организация, выполнявшая аналогичные функции).

История фонда должна содержать следующие сведения:

- количество дел в фонде;

- дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

- степень сохранности документов;

- дата передачи документов на постоянное хранение.

При изложении характеристики документов фонда необходимо иметь в виду следующее:

- в случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов, их состав по основным категориям с указанием крайних дат данных (годов), излагаются результаты их розыска;

- если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда;

- сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды справочно-поисковых средств (указатели к документам, обзоры и т.д.).

Если в составе фонда имеются электронные документы, в исторической справке дается их характеристика с указанием вида документации (управленческая, научно-техническая и др.), программно-технических средств, использованных для создания документов, состава и форматов файлов и другой информации, которая позволит в дальнейшем осуществлять доступ к данным, их конвертирование (миграцию).

Сведения по истории организации в исторической справке должны охватывать тот же хронологический период, что и годовые разделы описи дел постоянного хранения, представляемые на утверждение ЭПК архивного учреждения.

В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда в историческую справку вносятся исправления, она дополняется или пересоставляется.

255. Историческая справка к фонду подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, руководителем архива организации. Историческая справка к фонду и дополнения к ней составляются в двух экземплярах, один - хранится в деле фонда, второй - передается в государственный (муниципальный) архив. В случае если организация не является источником комплектования, историческая справка и дополнения к ней в единственном экземпляре включаются в дело фонда.