16. Подготовка и передача архивных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив

256. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив - это комплекс процедур, имеющих целью комплектование государственных (муниципальных) архивов документами АФ РФ, осуществляемых в плановом порядке или в установленные договором сроки.

Государственные (муниципальные) архивы принимают на хранение документы постоянного срока хранения организаций - источников комплектования, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в случае ликвидации этих организаций <116>.

--------------------------------

<116> Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ. Ст. 23, п. 8.

257. Источниками комплектования являются организации, образующие в процессе своей деятельности документы АФ РФ, другие архивные документы, которые в установленном порядке передают эти документы в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Основные виды источников комплектования:

- все государственные органы и органы местного самоуправления - включаются в состав источников комплектования;

- государственные и муниципальные организации - включаются в состав источников комплектования на основании соответствующих критериев;

- негосударственные организации - включаются в состав источников комплектования после экспертизы ценности документов на основании договоров (п. 216 Правил).

258. Документы АФ РФ, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.

Соответствующим нормативным правовым актом орган местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа <117> может наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности, с включением государственных организаций в списки источников комплектования муниципального архива, если они находятся на территории муниципального образования, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств.

--------------------------------

<117> В связи с принятием Федерального закона от 20.03.2025 N 33-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в единой системе публичной власти" (ст. 9) с 1 января 2027 г. видами муниципальных образований будут являться 1) городской округ; 2) муниципальный округ; 3) внутригородское муниципальное образование города федерального значения. В соответствии со ст. 32, ч. 2 полномочия органов местного самоуправления по формированию и содержанию муниципального архива могут быть перераспределены законом субъекта Российской Федерации.

259. Документы АФ РФ, временно находящиеся в организациях - источниках комплектования, передаются на постоянное хранение в государственные (муниципальные) архивы в форме полного или выборочного приема. Решение о форме приема документов от государственных и муниципальных организаций принимается ЭПК архивного учреждения.

Организации - источники комплектования полного приема, а также группового выборочного приема передают на хранение в государственные (муниципальные) архивы весь комплекс документов постоянного срока хранения.

Организации - источники комплектования повидового выборочного приема передают на хранение в государственные (муниципальные) архивы только отдельные виды документов постоянного срока хранения.

Негосударственные организации передают документы на основании договора собственника или владельца документов с государственным (муниципальным) архивом <118>.

--------------------------------

<118> Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ. Ст. 21, п. 3.

Организации, передающие документы АФ РФ и другие архивные документы в государственные (муниципальные) архивы, включаются в списки источников комплектования этих архивов. Включение в указанные списки негосударственных организаций должно осуществляться на основании договора (п. 215 Правил).

260. Дата передачи документов конкретной организации в государственный (муниципальный) архив устанавливается планом-графиком приема документов, который составляется каждым государственным (муниципальным) архивом, согласуется с организациями - источниками комплектования и утверждается руководителем государственного (муниципального) архива.

Перед передачей документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив проводятся:

а) рассмотрение документов на предмет рассекречивания носителей сведений, составляющих государственную тайну, в случае истечения сроков, установленных законодательством Российской Федерации;

б) рассмотрение документов на предмет снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения в порядке, установленном постановлением N 1233 <119> (п. 218 Правил).

--------------------------------

<119> Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности: постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233. URL: https://docs.cntd.ru/document/901852005?marker=64U0IK (дата обращения: 19.10.2025).

261. Подготовка дел, документов к передаче в государственный (муниципальный) архив проводится работником архива организации и включает:

- проверку комплектности описей дел и научно-справочного аппарата к ним;

- проверку наличия дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов, передаваемых в государственный (муниципальный) архив;

- размещение дел в первичных средствах хранения в соответствии с требованиями государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого является организация.

Одновременно с этими работами проводится сверка информации на обложках дел с записями в соответствующих годовых разделах описи дел, проверяется наличие листов-заверителей, правильность нумерации листов в делах. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организации, сдающей документы.

При обнаружении расхождений между итоговой записью годового раздела описи дел и фактическим наличием передаваемых дел информация об отсутствующих делах фиксируется в акте приема-передачи (приложение N 27 Правил), организация - источник комплектования проводит розыск утерянных дел. В случае если отсутствующие документы не были найдены, организация составляет Акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 18 Правил), который также представляется в государственный (муниципальный) архив. Оформляется новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел.

Если в ходе подготовки дел, документов к передаче в государственный (муниципальный) архив выявлены неправильно оформленные дела, они подшиваются в новые обложки. Физическое и санитарно-гигиеническое состояние документов определяется путем полистного просмотра дел. Выявленные дефекты физического и санитарно-гигиенического состояния документов организация устраняет самостоятельно. В этом случае передача дел сдвигается до момента устранения дефектов.

Все работы выполняются за счет средств государственного органа, органа местного самоуправления, организации, сдающей документы (п. 217 Правил).

262. Передача дел на хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется работником архива организации и работником государственного (муниципального) архива, который проверяет наличие дел, а также качество их формирования и оформления.

Передача дел оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение, составляемым работником государственного (муниципального) архива (п. 220 Правил). Акт составляется в двух экземплярах, один акт остается в передающей дела организации, другой - в принимающем государственном (муниципальном) архиве (рекомендуемый образец приведен в приложении N 30 к Правилам). Акт приема-передачи подписывается работниками организации и государственного (муниципального) архива, осуществляющими передачу документов, и утверждается руководителем организации и руководителем государственного (муниципального) архива.

Пример оформления акта приема-передачи приведен в приложении 21.

263. Организация - источник комплектования согласовывает сроки доставки дел в государственный (муниципальный) архив. Транспортировка документов осуществляется за счет средств организации. Документы перевозятся в первичных средствах хранения.

Сроки передачи документов в государственный (муниципальный) архив определяются с учетом сроков временного хранения документов АФ РФ в архивах организаций <120>. Продление сроков временного хранения документов АФ РФ в государственном органе, органе местного самоуправления, организации - источнике комплектования допускается по решению ЭПК архивного учреждения. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов АФ РФ, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также на основании договора с государственным (муниципальным) архивом (п. 221 Правил).

--------------------------------

<120> Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ. Ст. 22.

264. Передача документов на постоянное хранение осуществляется в виде полностью оформленных единиц хранения, включенных в описи дел, описи электронных документов со справочно-поисковыми средствами (описями и другими справочно-поисковыми средствами при наличии) (п. 222 Правил).