17. Передача архивных документов при смене руководителя архива и (или) ликвидации или реорганизации организации

265. Процесс передачи документов архива организации при смене руководителя архива (лица, ответственного за архив) включает:

- организационные мероприятия по подготовке к передаче документов;

- подготовку документов фонда к передаче;

- проверку помещений и оборудования;

- прием-передачу документов.

Для организации приема-передачи архивных документов и материальных ценностей архива руководитель организации издает приказ о назначении комиссии в составе не менее трех человек (п. 223 Правил). В состав комиссии включаются руководитель, курирующий архив, руководитель архива, передающий архив, руководитель, принимающий архив, представитель службы делопроизводства. Возможно включение в состав комиссии уполномоченных от бухгалтерии и отдела кадров, а также специалистов, способных оценить состояние оборудования.

266. При подготовке к приему-передаче документов проверяется наличие и состояние:

- документов архива (проверка сплошная или выборочная), в том числе особо ценных дел и их страховых копий;

- основных учетных документов архива: книга учета поступлений документов, список фондов, листы фондов, дела фондов, описи дел, реестры описей дел, паспорт архива;

- вспомогательных учетных документов архива: книга учета движения дел по фондам, книга учета переработки и усовершенствования описей, книга учета выдачи дел во временное пользование, книга учета выбытия фондов и документов (при наличии);

- учетных документов архива по работе с подведомственными организациями (при наличии): список организаций - источников комплектования, наблюдательные дела организаций (п. 223 Правил).

При приеме-передаче архива надлежит проверить наличие и состояние:

- печатей и штампов архива (при их наличии);

- оборудования и инвентаря (противопожарного и охранного оборудования, приборов по измерению температуры и влажности, компьютеров - при их наличии).

Комиссия по приемке-передаче архива оценивает также условия хранения документов.

267. Прием-передача документов производится в определенной последовательности: сначала передаются справочники, показывающие количество дел в целом по архиву и их движение (список фондов, паспорт архива, реестр описей, книги учета поступлений и выбытия документов). После этого в порядке номеров фондов передаются справочники по каждому фонду (дело фонда, описи, карточки фондов и др.).

После приема-передачи научно-справочного аппарата архива производится прием-передача непосредственно архивных документов. Прием-передачу целесообразно проводить постеллажно, в порядке размещения фондов на стеллажах (полках).

По результатам приема-передачи составляется акт приема-передачи архивных документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 31 к Правилам). Акт подписывают председатель комиссии, руководитель архива, передающий архив, руководитель, принимающий архив, и члены комиссии. Акт утверждает руководитель организации.

Пример акта приема-передачи при смене руководителя, ответственного за организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, приведен в приложении 22.

268. Процесс передачи архивных документов при реорганизации или ликвидации организации включает:

- определение места дальнейшего хранения документов;

- подготовку архивных документов к передаче;

- передачу архивных документов.

При реорганизации или ликвидации организации место дальнейшего хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела и указывается в распорядительном документе о реорганизации (ликвидации) последней.

При реорганизации организации определяется юридическое лицо, которому передаются документы.

В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливаются следующие правила:

- при реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов или в соответствующий государственный архив;

- при изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления;

- при реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций или в архив вышестоящей организации. При этом, в случае преобразования государственных и муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций, архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого была организация;

- при реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с соответствующим специально уполномоченным Президентом Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти или уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

- при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

269. Организационные вопросы подготовки документов к передаче решает ликвидационная комиссия, в состав которой входят представители архива реорганизуемой (ликвидируемой) организации. При реорганизации (ликвидации) организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов в состав ликвидационной комиссии входят также представители соответствующего государственного (муниципального) архива.

270. При реорганизации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций порядок упорядочения и передачи документов определяется локальным нормативным актом (п. 224 Правил). В ходе упорядочения архивных документов готовятся описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Упорядочение документов осуществляется в соответствии с разделом VI Правил. В структурных подразделениях может составляться опись дел временных (менее 10 лет) сроков хранения на передаваемые дела, сроки хранения которых на момент реорганизации не истекли. По этим описям происходит передача архивных документов правопреемникам реорганизуемых организаций.

271. При ликвидации организации в распорядительном документе о ликвидации место дальнейшего хранения документов указывается в соответствии со следующими положениями ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации":

- при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав АФ РФ документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив;

- при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав АФ РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

272. Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества. Порядок передачи определяется локальным нормативным актом. При ликвидации организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов в состав ликвидационной комиссии включается представитель государственного (муниципального) архива (п. 225 Правил).

273. Документы передаются в упорядоченном состоянии, т.е. по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел, документов, электронных документов. Финансовые средства на упорядочение документов должны быть предусмотрены в смете ликвидационных комиссий.

Документы в государственный (муниципальный) архив передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным (муниципальным) архивом.

Ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации за счет средств ликвидируемой организации.

В соответствии с п. 8 ст. 63 Гражданского кодекса (далее - ГК) РФ ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо - прекратившим существование после внесения об этом записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

Порядок работы с документами АФ РФ, другими архивными документами при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, аналогичен указанному выше и определяется ст. 61 ГК РФ, п. 2 ст. 126 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)". Документы в государственный (муниципальный) архив передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным (муниципальным) архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства, за счет средств ликвидируемой организации. В случае если ликвидируется организация - источник комплектования государственного (муниципального) архива, архиву рекомендуется направлять своего представителя для участия в работе ликвидационной комиссии.

274. При передаче документов правопреемнику реорганизуемой организации или вновь созданному юридическому лицу акт утверждается председателем ликвидационной комиссии и руководителем организации, принимающей документы. При передаче документов ликвидируемой организации в государственный (муниципальный) архив акт приема-передачи архивных документов на хранение утверждается председателем ликвидационной комиссии и руководителем государственного (муниципального) архива.

Транспортировка передаваемых документов осуществляется за счет средств, выделенных на реорганизацию (ликвидацию).

275. Передача архивных документов оформляется актом по образцу, рекомендованному в приложении N 30 к Правилам. Организации, выступающие источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают копию акта в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Возможна передача архивных документов на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам негосударственной формы собственности на основании договоров между данными организациями и соответствующими государственными (муниципальными) архивами. В этом случае документы, отнесенные к государственной собственности (т.е. образовавшиеся до момента реорганизации), могут находиться в новой организации до истечения сроков их временного хранения или временного хранения документов АФ РФ, установленных ст. 22 ФЗ-125. Документы, имеющие временные сроки хранения, по истечении данных сроков отбираются на уничтожение в результате экспертизы ценности. Документы постоянного хранения передаются в соответствующие государственные (муниципальные) архивы.

В случае приватизации государственных или муниципальных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности соответственно.