3.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам МЭДО, СОЭС, электронной почты и факсимильной связи

3.4.1. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

3.4.2. Особенности работы с электронными документами в Росгидромете:

3.4.2.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Росгидромета.

3.4.2.2. Для подписания электронных документов в Росгидромете используются электронные подписи. Порядок пользования электронной подписью определен Федеральным законом "Об электронной подписи" (п. 7 Приложения N 1).

3.4.2.3. Документы, адресованные участникам МЭДО и СОЭС, отправляются соответственно посредством МЭДО и СОЭС, в другие организации - по адресу электронной почты или по почтовому адресу.

В случае отправки документа посредством МЭДО и СОЭС ответственный за отправку документа исполнитель обязан удостовериться в его регистрации в организации-адресате. В случае отказа в регистрации документа исполнитель, ответственный за отправку документа, информирует ответственного исполнителя, а в его отсутствии - начальника структурного подразделения (либо лица, его замещающего), подготовившего документ к отправке. При необходимости документ отправляется повторно.

Отправка документов посредством МЭДО и СОЭС или по адресу электронной почты, подписанных руководителем Росгидромета, заместителями руководителя Росгидромета осуществляется Службой делопроизводства, подписанных начальником структурного подразделения - работниками, ответственными за ведение делопроизводства этого структурного подразделения.

3.4.2.4. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Росгидромета.

3.4.2.5. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

3.4.2.6. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

3.4.2.7. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Росгидромета, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

3.4.3. Принятые (отправленные) факсограммы регистрируются в СЭД и передаются на исполнение в установленном порядке. При поступлении вслед за факсограммой подлинника этого документа на нем ставится регистрационный штамп с указанием даты его получения и дублируется регистрационный номер. Подлинник документа прикрепляется к данной факсограмме с отметкой в РК о дате поступления.

При получении подлинника документа вслед за факсограммой, которая не была зарегистрирована, подлинник документа регистрируется в обычном порядке.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".