4.5.1. Работа с правительственными и неправительственными документами, адресованными Министру и в Министерство (без указания адресата)

4.5.1.1. Движение документов происходит путем создания "направлений" и "резолюций".

4.5.1.2. После регистрации документы, адресованные Министру и в Министерство (без указания адресата), в электронном виде направляются советнику отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, который готовит проекты указаний об их исполнении. Проекты резолюций к документам поступают на мобильный офис заместителю Министра, курирующему работу Департамента управления делами, на утверждение. После утверждения резолюции заместителем Министра, курирующим работу Департамента управления делами, документы в электронном виде с указаниями об их исполнении параллельно направляются на мобильные офисы и АРМ перечисленных в резолюции заместителей Министра, директоров департаментов, помощников Министра, а также руководителей Министерства, указанных в резолюции, а также в отдел контроля Административно-организационного департамента, который в течение суток осуществляет их постановку на контроль (для документов, требующих исполнения).

При подготовке проекта указания в его тексте определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения документа. К документу, содержащему перечень поручений, а также к распорядительному документу, протоколу заседания (совещания) проект резолюции готовится по каждому поручению (пункту) отдельно.

Заместители Министра подписывают поручения в адрес курируемых ими департаментов, подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств, организаций, а также в адрес департаментов, подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств, организаций, отнесенных к сфере ведения других заместителей Министра, по вопросам, которые находятся в компетенции Министерства.

4.5.1.3. Резолюции заместителя Министра, курирующего работу Департамента управления делами (в его отсутствие - уполномоченного им должностного лица), об участии в совещаниях, проводимых руководителями вышестоящих федеральных государственных органов, с участием руководства Министерства, направляются (независимо от адресации документа) заместителям Министра с учетом тематики совещания и положений приказа Министерства "О распределении обязанностей между первым заместителем Министра транспорта Российской Федерации, статс-секретарем - заместителем Министра транспорта Российской Федерации и заместителями Министра транспорта Российской Федерации".

Учет совещаний с участием заместителей Министра, проводимых руководителями вышестоящих федеральных государственных органов, осуществляется отделом секретариата Департамента управления делами.

4.5.1.4. Письма на иностранном языке (без перевода), адресованные в Министерство (без указания адресата), Министру, после регистрации в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами передаются в Департамент международного сотрудничества для организации перевода. Дальнейший порядок исполнения письма на иностранном языке определяется директором Департамента международного сотрудничества.

4.5.1.5. Для поступивших в Министерство документов на бумажном носителе после первичной обработки и регистрации с внесением данных о документе в РК ОСЭД, необходимых для поиска, организации работы, контроля организовывается оперативное хранение, за исключением документов, требующих рассмотрения оригиналов (наградные документы, документы требующие собственноручного визирования), а также документов, не подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами (расчетно-платежные, бухгалтерские документы, доверенности, приглашения, рекламные проспекты, информационно-справочные материалы, поздравления). Уполномоченный работник отдела документационного обеспечения Департамента управления делами проводит работы по упорядочиванию документов, истребованию в случае необходимости, формированию документов в дела по типам и номенклатуре дел Министерства, а также дальнейшему выделению к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.