5.4.2. Порядок оформления дел к передаче на архивное хранение

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Росавтодора подлежат оформлению к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения и работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем работника архива Росавтодора.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, а также приказов всех видов; частичному - дела временного (до 10 лет) хранения.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

5.4.2.1. Обложка дела (титульный лист) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (Приложение N 20).

На обложке дела (титульном листе) указываются реквизиты: наименование Росавтодора (фондообразователя), наименование структурного подразделения, номер (индекс) дела (тома, части), заголовок дела, крайние даты дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование Росавтодора - указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование. Наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой. При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке под старым его наименованием указывается новое, а прежнее наименование заключается в скобки;

номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.);

датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в деле имеются отдельные документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под крайними датами дела с новой строчки делается оговорка: "Имеются документы за ____ год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом работника кадровой службы. Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела;

запись о сроке хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи перечеркиваются, и указываются новые данные. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";

на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, и архивного шифра дела, который проставляется в архиве Росавтодора.

Если в деле имеется хотя бы один документ с пометкой ДСП, то отметка "Для служебного пользования" проставляется в правом верхнем углу при оформлении обложки.

Титульный лист обложки для дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения и для дел с приказами изготавливается на листе формата A4 в двух экземплярах. Первый экземпляр наклеивается непосредственно на обложку клеем ПВА, а второй подшивается в дело перед внутренней описью.

Наименования фондообразователя и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

5.4.2.2. Все листы дела, кроме листа-заверителя, внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами простым карандашом в правом верхнем углу листа валовой нумерацией в возрастающем порядке номеров, начиная с первого, не задевая текста документов, их реквизитов, виз на них. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно римскими цифрами. Документ подшивается вместе с бланком указания по исполнению документа. Бланк указания по исполнению документа не нумеруется.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например:

"На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа"

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например:

"Лист 7 - карта-склейка из 10 листов"

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

5.4.2.3. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись, которая оформляется на отдельном листе-заверителе по установленной форме (Приложение N 21) и располагается в конце дела. Лист-заверитель вшивается в дело как отдельный лист. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, литерные номера листов и пропущенные номера, листов внутренней описи, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.). Лист-заверитель подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой заверительной надписью.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При этом старый номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов по согласованию с архивом Росавтодора.

В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

5.4.2.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела, которая подшивается в начале дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение N 22), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Во внутреннюю опись, помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к ним. Во внутренней описи документов составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений и количество листов в деле. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

5.4.2.5. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочными капроновыми нитками (шнуром) на расстоянии 1 - 2 см от корешка в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, их реквизитов, виз и резолюций на них. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах бумаги, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах бумаги, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

5.4.2.6. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

5.4.2.7. В период подготовки дел структурных подразделений к передаче в архив Росавтодора работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Росавтодора. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, обязаны устранить.