5.4.3. Порядок составления описей дел

Учет документов в архиве ведется по единицам хранения - дел.

Архивная опись дел (далее - опись дел) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

По результатам экспертизы ценности документов в каждом структурном подразделении ежегодно под методическим руководством работника архива Росавтодора составляются описи дел, которые представляются в архив Росавтодора не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Отдельная опись составляется по установленной форме (Приложение N 23) и представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (номер дела по номенклатуре дел);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

примечание.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом Росавтодора;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие структурные подразделения (организации) со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения и утверждается начальником структурного подразделения - исполнителя. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована ЭК. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Росавтодора, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки архивом Росавтодора сводной описи дел Росавтодора, по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.