5.4.1. Порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в Росавтодоре на стадии делопроизводства проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив Росавтодора.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению листа-заверителя дела.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются Центральная экспертная комиссия Росавтодора и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях (далее - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых Руководителем и начальником структурного подразделения соответственно.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством работника архива Росавтодора с оформлением соответствующего протокола.

Экспертиза ценности документов производится путем полистного просмотра дел и тщательного ознакомления с содержанием и назначением подшитых в дело документов. Не допускается установление ценности и определение сроков хранения по заголовкам дел или документов.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Росавтодора, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Срок хранения дела определяется по максимальному сроку хранения документов, подшитых в него. Дело может быть выделено к уничтожению, если сроки хранения всех подшитых в него документов истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Росавтодора. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.