14.2. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

14.2.1. В архив Службы передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

14.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Службы не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

14.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Службы, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

14.2.4. Передача дел в архив Службы осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками структурных подразделений и утвержденному начальником службы делопроизводства.

14.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Службы работником службы делопроизводства, ответственным за архив Службы, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Службы. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

14.2.6. Прием каждого дела производится работником службы делопроизводства, ответственного за архив Службы, в присутствии работника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Службы и лица, передавшего дела.

14.2.7. Передача электронных документов в архив Службы производится на основании описей электронных дел по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве Службы информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

14.2.8. Подготовка электронных документов к передаче в архив Службы осуществляется структурным подразделением Службы - пользователем соответствующей информационной системы совместно со службой делопроизводства и службой информатизации (работником, обеспечивающим функционирование информационной системы).

14.2.9. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив Службы, выполняются следующие процедуры работы с документами:

- преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

- формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;

- формирование в информационной системе Службы контейнеров электронных документов;

- формирование в информационной системе Службы электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

- миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив Службы не по информационно-коммуникационным каналам;

- проверка воспроизводимости электронных документов;

- проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

- формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

Вместе с делами в архив Службы передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

14.2.10. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Службы лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Службы, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

14.2.11. Технические средства приема, хранения, обработки и передачи информации в целях ее защиты при ликвидации или реорганизации структурного подразделения передаются в другие структурные подразделения, в архив Службы или уничтожаются по акту в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Средства вычислительной техники, на которых обрабатывалась информация ограниченного доступа, перед передачей должны быть проверены на отсутствие в них остаточной информации с помощью специалистов службы информатизации.