8.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам МЭДО, электронной почты и факсимильной связи

8.4.1. Электронная почта - один из компонентов системы электронного документооборота, средство отправки информации, ее передачи между пользователями как внутри Службы, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях с учетом наличия определенной специфики в процессе исполнения.

При регистрации электронного сообщения в СЭД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, используются для заполнения полей регистрационно-учетной формы поступившего электронного документа.

Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

8.4.2. Особенности работы с электронными документами в Службе:

8.4.2.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Службы.

8.4.2.2. Для подписания электронных документов в Службе используются электронные подписи. Порядок пользования электронной подписью определен Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

8.4.2.3. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

8.4.2.4. Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

8.4.2.5. Документы, адресованные участникам МЭДО, отправляются посредством МЭДО, в другие организации - по почтовому адресу или по адресу электронной почты.

В случае отправки документа посредством МЭДО ответственный за отправку документа исполнитель обязан удостовериться в его регистрации в организации - адресате. В случае отказа в регистрации документа исполнитель, ответственный за отправку документа, информирует ответственного исполнителя, а в его отсутствии - начальника структурного подразделения (либо лица, его замещающего), подготовившего документ к отправке.

Отправка документов посредством МЭДО или по адресу электронной почты, подписанных руководителем Службы, осуществляется службой делопроизводства, подписанных заместителями руководителя Службы - работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего заместителя руководителя Службы, подписанных начальником структурного подразделения - работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения.

8.4.2.6. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Службы.

8.4.2.7. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

8.4.2.8. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

8.4.2.9. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Службы, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

8.4.3. Принятые (отправленные) факсограммы регистрируются в СЭД и передаются на исполнение в установленном порядке. При поступлении вслед за факсограммой подлинника этого документа на нем ставится регистрационный штамп с указанием даты его получения и дублируется регистрационный номер, проставленный на ранее полученной факсограмме этого документа с приставкой впереди буквенного знака "к". Подлинник документа прикрепляется к данной факсограмме.

При получении подлинника документа вслед за факсограммой, которая не была зарегистрирована, подлинник документа регистрируется в обычном порядке.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- факсограммы, полученные на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.