8.5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

8.5.1. В Службе установлен единый порядок передачи документов. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в РК, которая должна содержать информацию о местонахождении подлинника документа и его копий.

При передаче документов необходимо учитывать, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководства Службы, но и в соответствии с резолюциями непосредственных начальников структурных подразделений, с учетом должностных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности работников. Передача документов исполнителям без ведома начальников структурных подразделений не допускается.

8.5.2. Исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно (например, с пометкой "Для служебного пользования") или одновременно в копиях. Подлинник с пометкой "Для служебного пользования" передается ответственному исполнителю.

8.5.3. Необходимость тиражирования документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

8.5.4. Документы, поступившие в структурное подразделение с указанием руководства Службы, работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, представляет начальнику структурного подразделения и после исполнения им на этих документах указаний вводит их содержание в СЭД, направляет исполнителям, вводит отчет о ходе и результатах исполнения, по завершении исполнения передает материалы по их исполнению в службу делопроизводства.

Передача исполненных документов в службу делопроизводства должна осуществляться в 10-дневный срок, после внесения окончательного отчета, свидетельствующего о том, что работа по исполнению документа полностью завершена посредством СЭД работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, определенных головными исполнителями по документу.

8.5.5. Начальники структурных подразделений рассматривают документы в следующем порядке:

- документы, поступившие в течение рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;

- документы, поступившие в подразделение за два часа до окончания рабочего дня, рассматриваются и направляются исполнителям до 10.00 следующего рабочего дня.

8.5.6. Поступившие в структурные подразделения федеральные законы, акты и поручения (указания) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и с соответствующими указаниями Аппарата Правительства Российской Федерации, документы с пометками "Вручить немедленно", "Срочно" и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, рассматриваются начальником структурного подразделения (лицом, его замещающим) и незамедлительно передаются исполнителям.

8.5.7. Начальник структурного подразделения дает непосредственным исполнителям указания по организации исполнения документов, оформляя эти указания в РК документа в СЭД. Данные об исполнителях и о сроках исполнения документов вносятся в РК документов работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. После этого документы направляются исполнителю в соответствии с указаниями начальника структурного подразделения.

8.5.8. Доступ к электронным документам в СЭД предоставляется исполнителям после соответствующего адресования им документов.

8.5.9. Прием и первичная обработка документов, поступивших непосредственно в структурное подразделение без рассмотрения руководством Службы, производится работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Данный работник осуществляет регистрацию документов в СЭД, докладывает их начальнику структурного подразделения, вводит в РК резолюцию начальника, направляет документы исполнителям, создает связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений, отслеживает прохождение документов вплоть до завершения их исполнения, списывает в дело, формирует дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, готовит документы к передаче на архивное хранение в установленном порядке.

8.5.10. Ошибочно поступившая в структурное подразделение корреспонденция не позднее, чем в 3-дневный срок с даты поступления возвращается с соответствующей пометкой работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в службу делопроизводства.

8.5.11. Передача зарегистрированных документов из одного структурного подразделения в другое производится в следующем порядке:

- передача документов, зарегистрированных службой делопроизводства, производится только через службу делопроизводства с обязательным вводом информации об этом в СЭД;

- переадресация документов с поручениями руководителя Службы или его заместителей, поступивших в структурное подразделение из службы делопроизводства руководителя Службы (его заместителей), производится с разрешения руководителя или его заместителей, давших поручение;

- переадресация документов, направленных после регистрации уполномоченными работниками службы делопроизводства в структурное подразделение, производится с разрешения руководителя (заместителя руководителя) Службы, давшего поручение, с уведомлением начальника службы делопроизводства;

- переадресация документов, зарегистрированных в структурном подразделении и содержащих вопросы, не относящиеся к компетенции данного структурного подразделения, производится по согласованию с начальником структурного подразделения, в котором зарегистрирован документ и начальником структурного подразделения, в чьей компетенции находится решение вопросов, поставленных в документе. Переадресация оформляется в СЭД, а документ передается по назначению.

8.5.12. Зарегистрированные в СЭД и поступившие в структурное подразделение документы ежедневно сверяются работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, с перечнями документов в соответствующих электронных папках структурного подразделения. При обнаружении несоответствия сообщается в службу делопроизводства.

8.5.13. Документы, поступившие в адрес Службы и на имя руководства Службы из других организаций непосредственно в структурное подразделение (незарегистрированные), в обязательном порядке направляются для учета в службе делопроизводства.

8.5.14. О поступивших в структурное подразделение документах докладывается начальнику подразделения. Работником, ответственным за ведение делопроизводства, в первую очередь обрабатываются документы с резолюциями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометками о срочности их доставки.

6.5.15. Для работы с проектами документов в электронном виде в СЭД используется РКПД, включающая перечень должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, и маршрут визирования. При этом исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта.

8.5.16. Ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении регулярно вносят представленные исполнителями данные о ходе исполнения документов в их электронные карточки и не реже одного раза в неделю докладывают о ходе исполнения документов своим непосредственным начальникам.

8.5.17. Регистрация исходящих документов, подписанных начальником структурного подразделения, осуществляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, с вводом информации о них в СЭД.

8.5.18. Подлинник документа с пометкой "Для служебного пользования", зарегистрированного в службе делопроизводства, исполненного в структурном подразделении в соответствии с указанием руководителя Службы, возвращается вместе с копией исходящего документа в службу делопроизводства.

8.5.19. Исполненные документы в 10-дневный срок передаются исполнителями работнику, ответственному за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

8.5.20. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у работников структурного подразделения, со сведениями, занесенными в СЭД.