VI. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

6.1. Служба имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и реквизитами и печать с изображением Государственного герба Российской Федерации без реквизитов (далее - гербовые печати Службы), печати без изображения государственной символики (далее - негербовые печати), штампы.

6.2. Оттиск гербовых печатей Службы ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности - предусматривающих заверение подлинной подписи должностного лица.

6.3. Гербовые печати Службы проставляются на отдельных документах Службы только за подписью руководителя Службы и его заместителей или в другом порядке, установленном организационно-распорядительным документом руководителя Службы.

6.4. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также в иных случаях, предусмотренных актами законодательства Российской Федерации.

6.5. Гербовые печати ставятся на следующие документы Службы:

- акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; оказания услуг, сверки расчетов, взаиморасчетов; списания; экспертизы и др.);

- доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и арбитраже и др.);

- государственные контракты, дополнительные соглашения, протоколы разногласий, договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

- задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.);

- извещения, лицензии, контракты, сертификаты, конкурсная документация;

- письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

- заключения и отзывы Службы на диссертации и авторефераты;

- образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

- представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями);

- бухгалтерские архивные справки;

- сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.); планы кассовых расходов;

- соглашения (трудовые и др.);

- справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);

- уведомления о лимитах бюджетных обязательств;

- трудовые книжки в случае их ведения в бумажном виде;

- удостоверения;

- титульные списки;

- положения об организациях; уставы организаций;

- штатные расписания;

- служебные контракты с государственными гражданскими служащими, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.

Данный перечень не является исчерпывающим. В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации или приказов (распоряжений) руководителя Службы гербовая печать может ставиться и на иных документах.

На номерных бланках руководителя Службы, его заместителей и Службы печать не ставится, кроме документов, названных выше.

6.6. Печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Наименование должности, личная подпись и оттиск печати должны быть хорошо читаемы.

6.7. Простые круглые негербовые печати Службы ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

6.8. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок справочного характера используются мастичные (резиновые) штампы.

6.9. Изготовление гербовых печатей Службы и негербовых печатей для обеспечения потребностей структурных подразделений осуществляется на основании организационно-распорядительных документов руководителя Службы, принимаемых в соответствии с представляемыми на его имя соответствующими письменными ходатайствами начальников управлений. Ходатайства должны быть согласованы: с начальником юридической службы - в части необходимости и правомочности изготовления гербовой печати для структурного подразделения, с начальником службы делопроизводства - эскизы оттисков печатей.

6.10. Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

6.11. Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

6.12. Изготовление требующихся штампов осуществляется по письменным заявкам начальников структурных подразделений. В заявках приводятся эскизы штампов.

6.13. Упомянутые в пунктах 6.9 и 6.12 настоящей Инструкции ходатайства (после наложения на них резолюций руководителя Службы) и заявки направляются в финансовую службу для оформления соответствующих заказов.

6.14. Служба делопроизводства имеет круглую печать (негербовую) "Для документов" с наименованием Службы. Негербовая печать ставится на размноженных экземплярах рассылаемых документов, имеющих нормативный правовой характер (приказы, распоряжения) и на других документах, не требующих гербовой печати.

6.15. Изготовленные печати и штампы учитываются в порядке, установленном соответствующими ОРД, в подразделениях, осуществляющих учет печатей и штампов в журналах учета (приложение N 34) и выдаются под расписку. Печати и штампы, используемые в секретном делопроизводстве, учитываются, хранятся и используются в порядке, предусмотренном соответствующим ОРД Службы.

6.16. Журналы для учета выданных печатей и штампов оформляются и ведутся ответственным за делопроизводство в соответствующем подразделении (приложение N 34), на них проставляется пометка "Для служебного пользования". Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

6.17. Гербовые печати Службы согласно организационно-распорядительному документу руководителя Службы передаются уполномоченным работникам центрального аппарата Службы на ответственное хранение и для использования в работе по назначению.

6.18. Печати и штампы должны храниться в запираемых столах, шкафах или сейфах.

6.19. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов и соответствующие периодические проверки осуществляет уполномоченное структурное подразделение, ответственное за учет печатей. Об утере печати, штампа работник, ответственный за хранение, незамедлительно информирует начальника уполномоченного структурного подразделения.

6.20. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в уполномоченное структурное подразделение и уничтожаются по акту, согласованному с начальником службы делопроизводства, в котором указывается перечень подлежащих уничтожению печатей и штампов, подпись ответственных за уничтожение работников Службы. В журналах учета делаются соответствующие отметки.

В акте на уничтожение печатей, штампов в обязательном порядке указываются наименования печатей, штампов, их количество и номера экземпляров, регистрационные номера по журналу учета печатей, штампов, способ уничтожения печатей, штампов, а также воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей, штампов с использованием штемпельной краски. Уничтожение металлических печатей производится путем полного спиливания текста или расплавления клише печатей, а мастичных печатей, штампов - путем сожжения или измельчения клише печатей, штампов, факсимиле с последующим сожжением.

6.21. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях центрального аппарата Службы возлагаются на их начальников. Лица, ответственные за учет, хранение и использование печатей несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

6.22. При смене лиц, ответственных за хранение и использование печатей и штампов, последние передаются по акту с отметками в соответствующих журналах учета уполномоченного структурного подразделения.