3.4. Регистрация поступающих документов

3.4.1. Поручения высших органов государственной власти, поручения Минэкономразвития России, документы, поступившие в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата, после их первичной обработки и предварительного рассмотрения, независимо от способа доставки, регистрируются в СЭД отделом Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления (структурным подразделением, на которое возложены функции по ведению делопроизводства).

Разработку справочников (структурных подразделений, видов документов, должностных лиц, корреспондентов, предметно-тематического (вопросов деятельности), резолюций (резолюций), исполнителей; результатов рассмотрения обращений граждан и других) в СЭД осуществляет отдел Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления.

3.4.2. В структурных подразделениях центрального аппарата Росстата в СЭД осуществляется:

а) регистрация документов территориальных органов Росстата и организаций, подведомственных Росстату, направленных в адрес структурного подразделения центрального аппарата Росстата по СЭД и на бумажных носителях на запросы структурного подразделения центрального аппарата Росстата;

б) учет (регистрация) документов, подлежащих оперативному учету в центральном аппарате Росстата в соответствии с примерным перечнем документов (приложение N 32).

3.4.3. Дежурными центрального аппарата Росстата регистрируются поручения высших органов государственной власти, поручения Минэкономразвития России в СЭД в нерабочее время рабочих дней Росстата, в выходные и праздничные нерабочие дни в сроки согласно п. 3.4.4 настоящей Инструкции.

3.4.4. Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:

документов вышестоящих органов государственной власти с отметками "Срочно", "Оперативно", документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день - незамедлительно;

обращений граждан - в течение трех дней с момента поступления;

жалоб, поданных в порядке подчиненности, - не позднее следующего дня с момента поступления;

документов, поступивших по МЭДО, принятых по СЭДО в рабочее время, - в день поступления;

иных документов в день поступления либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

3.4.5. В регистрационную электронную карточку, заводимую в СЭД, вносятся соответствующие сведения о поступившем документе (приложение N 33), сканируется документ, поступивший на бумажном носителе, включается электронный образ документа.

3.4.6. Регистрационный номер поступившего (входящего) документа определяется в соответствии со структурой регистрационного номера документа и классификаторов, принятых в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата, в пределах выделенных документопотоков.

3.4.7. При регистрации обращений (вопросов) граждан в СЭД используется Типовой общероссийский тематический классификатор обращений граждан, организаций и общественных объединений, утвержденный заместителем Руководителя Администрации Президента Российской Федерации 28.06.2013 N А1-3695в.

3.4.8. Поступающие в Росстат телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на доклад руководству и на исполнение.

3.4.9. При поступлении документа с грифом ограничения доступа "Для служебного пользования" он проходит обработку службой делопроизводства в установленном порядке, регистрируются в СЭД и учитывается в журналах учета входящих документов с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования".

Не сканируются и не присоединяются к регистрационным карточкам СЭД электронные образы следующих документов:

с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования";

содержащие персональные данные;

нотариально заверенные документы;

а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации.

В электронную регистрационную карточку документа в СЭД вводятся сведения о грифе ограничения доступа к документам "Для служебного пользования" и к документам, содержащим персональные данные.

3.4.10. Электронные образы документов, поступившие на официальный адрес электронной почты Росстата (территориального органа) в сети "Интернет", регистрируются с соблюдением единых правил и регистрационных карточек в СЭД.

3.4.11. Регистрационный штамп проставляется на лицевой стороне первой страницы документа в ее правой нижней части и содержит сокращенное наименование - Росстат (или сокращенное наименование территориального органа), дату и регистрационный номер, регистрационный штамп на поступающих документах по МЭДО проставляется автоматически в СЭД.

3.4.12. Электронные регистрационные карточки поступивших и отправляемых документов и электронные копии зарегистрированных документов хранятся в системе СЭД не менее 5 лет.