6.4. Порядок рассмотрения документов руководством Росимущества и доведения документов до исполнителей

6.4.1. Документы, поступившие в Росимущество, подлежат предварительному рассмотрению в целях распределения документов на документы, требующие рассмотрения руководителем Росимущества, заместителями руководителя Росимущества, и документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения Росимущества.

Поступившая корреспонденция распределяется работниками отдела входящей корреспонденции исходя из оценки их содержания с учетом утвержденного приказами распределения обязанностей между руководителем Росимущества и его заместителями, а также сфер ведения структурных подразделений Агентства, закрепленных в положениях о них.

6.4.2. Зарегистрированные документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются отделом входящей корреспонденции работникам отдела Службы делопроизводства, осуществляющего контроль исполнения документов и поручений (далее - отдел контроля), на который возложены также функции по предварительному рассмотрению и доведению входящей документации до руководства Росимущества посредством АС ДОУ и на бумажном носителе, для подготовки проектов резолюций. Срочные документы передаются незамедлительно.

6.4.3. Зарегистрированные документы, поступившие в адрес структурных подразделений Росимущества либо руководства структурных подразделений Росимущества, передаются отделом входящей корреспонденции в структурные подразделения посредством АС ДОУ и на бумажном носителе (при необходимости).

6.4.4. Документы с пометкой "ДСП" на бумажном носителе передаются отделом входящей корреспонденции в секретариаты заместителей руководителя/структурные подразделения Росимущества под личную подпись работника, на которого возложены функции по ведению делопроизводства, в журнале учета передачи документов "ДСП".

6.4.5. Руководитель/заместители руководителя Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей) дают указания по исполнению документов (резолюции), поступивших в Агентство, заместителям руководителя/руководителям структурных подразделений Росимущества, а также руководителям территориальных органов Росимущества.

6.4.6. Подготовку проектов указаний руководителя Росимущества по исполнению документов (резолюций) в АС ДОУ, постановку, при необходимости, на контроль осуществляет отдел контроля.

Документы по вопросам, относящимся исключительно к полномочиям руководителя (в соответствии с распределением обязанностей), с проектами указаний по их исполнению (резолюциями) передаются отделом контроля в секретариат руководителя Росимущества для рассмотрения. В случае временного отсутствия руководителя документы для ознакомления передаются в приемную заместителя руководителя, временно исполняющего обязанности руководителя.

6.4.7. Изменение головного (ответственного) исполнителя и состава соисполнителей по документам во исполнение поручений руководителя или заместителей руководителя осуществляется в соответствии с Регламентом Росимущества.

6.4.8. Резолюция (поручение), утвержденная в ЭРК документа в АС ДОУ, должна полностью соответствовать указанию по исполнению документа (резолюции), подписанному на бумажном носителе (при наличии), в том числе учитывая замену резолюции.

В случае изменения состава исполнителей, содержания основных поручений и сроков исполнения документов предыдущее указание по исполнению документа (резолюция) в АС ДОУ корректируется и создается комментарий в ЭРК о данном изменении.

6.4.9. Корреспонденция, содержащая информацию, касающуюся работы конкретных структурных подразделений, направляется в приемные заместителей руководителя Росимущества, которые осуществляют координацию и контроль деятельности данных подразделений (в соответствии с распределением обязанностей), для подготовки проектов указаний по исполнению документов (резолюций).

6.4.10. После рассмотрения документов заместителями руководителя Росимущества/структурными подразделениями их адресация на соответствующее структурное подразделение/исполнителей в АС ДОУ осуществляется соответствующими работниками приемных заместителей руководителя Росимущества/структурного подразделения.

6.4.11. На документы по вопросам, относящимся к полномочиям временно отсутствующего заместителя руководителя, готовятся проекты указаний по исполнению документа (резолюций) за подписью заместителя руководителя в соответствии со схемой временного исполнения обязанностей заместителей руководителя согласно распределению обязанностей между руководителем и заместителями руководителя, утвержденному соответствующим приказом Росимущества.

6.4.12. Заместитель руководителя определяет в качестве головного исполнителя структурное подразделение, контроль и координацию деятельности которого он непосредственно осуществляет (кроме случаев, установленных правовыми актами Росимущества).

6.4.13. По поручению руководителя указания по исполнению документов (резолюции) могут быть подписаны (утверждены) уполномоченным работником (руководителем) Службы делопроизводства.

6.4.14. Структурным подразделениям Росимущества, определенным в указаниях по исполнению документов (резолюциях) соисполнителями, копии документов на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронная копия документа в АС ДОУ (прикрепленный файл в ЭРК документа, в том числе полученный по электронным каналам связи).

6.4.15. По назначению передаются документы, адресованные непосредственно подразделениям или должностным лицам, и нерегистрируемые документы, указанные в пункте 6.2.14 настоящей Инструкции.

Поступившие на запрос Росимущества ответы передаются в подразделение, являющееся автором запроса.

6.4.16. Заместитель руководителя Росимущества, получивший адресованную ему корреспонденцию по вопросам, не относящимся к его компетенции в соответствии с распределением обязанностей, по договоренности (либо со служебной запиской) передает ее заместителю руководителя Росимущества, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе.

6.4.17. Переадресация и передача документов по принадлежности вопроса из одного структурного подразделения в другое подразделение, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе, осуществляется в следующем порядке:

документы, направленные на исполнение поручением руководства Росимущества, - с согласия должностного лица, давшего поручение (путем наложения резолюции к соответствующей докладной записке или резолюции на документ при устном докладе);

документы, направленные на исполнение Службой делопроизводства, - на основании письменной резолюции заместителя руководителя Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей), по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений либо со служебной запиской, в сложных случаях (при необходимости достижения соглашения о переадресации документа) - по докладной записке на имя заместителя руководителя Росимущества (если подразделения курирует один заместитель руководителя), по устной договоренности соответствующих заместителей руководителя Росимущества либо по служебной записке от одного заместителя руководителя Агентства другому (в соответствии с распределением обязанностей).

6.4.18. Документ должен быть переадресован в течение 3 дней со дня поступления в приемную заместителя руководителя или в структурное подразделение, если срок его исполнения более 10 дней, и в течение одного дня при сроке его исполнения менее 10 дней.

Документы с истекшим сроком исполнения могут быть переадресованы только после продления срока их исполнения в установленном порядке.

6.4.19. Документы с пометкой "ДСП", оформленные на бумажных носителях, после внесения утвержденной уполномоченным лицом резолюции в ЭРК документа передаются отделом контроля в отдел входящей корреспонденции для дальнейшей передачи (при необходимости) в приемные заместителей руководителя/структурные подразделения Росимущества по журналу учета передачи документов "ДСП".

6.4.20. ЭРК документа с утвержденным указанием по его исполнению (резолюцией) автоматически передается в электронные папки исполнителей в АС ДОУ, после чего документ считается доведенным до исполнителей.

6.4.21. Резолюция (указание по исполнению документа), утвержденная в ЭРК АС ДОУ, должна полностью соответствовать указанию по исполнению документа (резолюции), подписанной на бумажном носителе (в том числе учитывая замену указания по исполнению документа (резолюции).

6.4.22. Подготовка проектов указаний по исполнению документов (резолюций), поступивших на имя руководства структурного подразделения или в адрес структурного подразделения, осуществляется в самих структурных подразделениях.

6.4.23. Поступившие телеграммы принимаются под расписку работниками отдела входящей корреспонденции с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Документы, полученные на официальные номера Росимущества по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке и передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.

ЭРК личного приема передается в соответствующую папку АС ДОУ должностного лица, к которому гражданин записался на прием, автоматически после регистрации.

6.4.24. Ежедневно работниками отдела входящей корреспонденции осуществляется формирование и сверка реестров документов, подлежащих передаче в приемные заместителей руководителя и структурные подразделения Росимущества. Реестры передачи отображаются в журнале передач в ЭРК документа в разделе "передача по реестрам".

По сформированным реестрам производится выдача документов на бумажных носителях работникам приемных заместителей руководителя Росимущества и делопроизводителям структурных подразделений.

Делопроизводители подразделений обязаны забирать поступившую корреспонденцию не реже двух раз в день.

Отправка корреспонденции в приемные заместителей руководителя Росимущества и структурные подразделения центрального аппарата Росимущества, размещенные в административном здании Росимущества по адресу: Ермолаевский пер., д. 3, осуществляется трижды в день автомобильным транспортом, предоставляемым структурным подразделением, отвечающим за хозяйственное обеспечение.

Документы с реестрами доставляются ответственным работникам Службы делопроизводства, располагающимся в указанном административном здании, которые по реестрам передают их на рассмотрение в приемные соответствующих заместителей руководителя Росимущества и структурные подразделения через ячейки установленного образца.

Документы, подлежащие передаче в соответствии с резолюцией заместителя руководителя Росимущества на исполнение в структурные подразделения, расположенные в других административных зданиях Росимущества, после их адресации в приемных заместителей руководителя Росимущества автотранспортом возвращаются в отдел входящей корреспонденции для последующей передачи их в соответствующие структурные подразделения.

6.4.25. Подлинники документов на бумажном носителе (за исключением указанных в п. 6.3.9 настоящей Инструкции) после их регистрации, включения в АС ДОУ в виде электронных копий и рассмотрения руководством Росимущества передаются в отдел Службы делопроизводства, осуществляющий формирование документов в дела согласно номенклатуре дел и их оперативное хранение.

Подлинники документов, указанных в п. 6.3.9 настоящей Инструкции, после их регистрации в АС ДОУ передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение (в случае назначения нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов) и после исполнения включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.4.26. В случае если поступившие документы не требуют исполнения, руководитель Росимущества, его заместители, руководители структурных подразделений делают на них пометки об ознакомлении и списании в дело (на сопроводительном письме ставится отметка: "В дело", подпись и дата).