6.5. Работа исполнителей с документами в структурных подразделениях

6.5.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Росимущества осуществляется в порядке, установленном Регламентом Федерального агентства по управлению государственным имуществом и настоящей Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов (резолюций) руководителя Росимущества, заместителей руководителя, руководителя структурных подразделений, иных лиц.

6.5.2. Документы поступают на исполнение в соответствующие структурные подразделения в электронном виде в АС ДОУ или на бумажном носителе. Передача в структурные подразделения-исполнители документов на бумажном носителе осуществляется в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток).

Срочные и оперативные документы передаются исполнителям незамедлительно.

Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается в Службу делопроизводства для направления ее по принадлежности вопроса в соответствующее структурное подразделение.

6.5.3. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

Руководители структурных подразделений Росимущества обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов и их сохранность.

6.5.4. Делопроизводители подразделений подбирают материалы, на которые имеются ссылки в поступивших документах, незамедлительно передают их руководителю структурного подразделения или лицу, его замещающему, заносят резолюции руководителя с указанием по исполнению, своевременно делают отметки в ЭРК о прохождении документов и ходе их исполнения, а также докладывают руководителю о состоянии работы с контрольными документами и сроками их исполнения.

6.5.5. Переадресация (переметка) и передача документов по принадлежности вопроса из одного структурного подразделения в другое, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе, осуществляется через Службу делопроизводства (с сообщением об этом в отдел контроля по документам, находящимся на контроле) в соответствии с п. 6.4.17 настоящей Инструкции.

6.5.6. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа (со всеми необходимыми приложениями), его оформление с соблюдением правил документирования, установленных в Росимуществе;

создание временной ЭРК проекта документа с заполнением ее полей и установлением связи с ЭРК документа, во исполнение которого (или в соответствии с которым) он был подготовлен;

согласование проекта документа на бумажном носителе либо в электронной форме с заинтересованными должностными лицами;

доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования; в случае внесения изменений принципиального характера проведение повторного согласования;

в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление на подпись (утверждение) руководству Росимущества или руководству структурных подразделений;

определение места хранения документа (копии документа) путем указания индекса дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ;

подготовка к пересылке адресату.

6.5.7. Проекты документов Росимущества готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов.

Исходящие документы, подготавливаемые на бумажных носителях, печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам, с учетом визового экземпляра.

6.5.8. В ЭРК документа в АС ДОУ исполнитель заполняет следующие поля:

вид документа;

гриф (пометка о конфиденциальности ограничения доступа к документу (при необходимости);

количество листов - указывается количество листов (страниц) документа и, при наличии приложения, через знак "плюс" - количество листов приложения (брошюр, дискет, компакт-дисков и т.п.);

подпись - фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа;

визы - фамилии и инициалы лиц, завизировавших документ;

исполнитель - фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего документ;

адресаты - органы, организации и лица, которым направляется документ (для исходящих документов);

вид доставки - для каждого указанного адресата (для исходящих документов).

Во вкладке "Связи" указываются реквизиты документа, на который дается ответ, а также тематически связанные документы.

6.5.9. Подготовленные проекты документов визируются исполнителем, руководством структурного подразделения, структурными подразделениями-соисполнителями. Порядок визирования отдельных видов документов Росимущества содержится в разделах III, IV настоящей Инструкции.

При наличии разногласий с заинтересованными структурными подразделениями руководители структурных подразделений - головных исполнителей - принимают необходимые меры по устранению разногласий, в том числе путем проведения согласительных совещаний, докладывают заместителю руководителя Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей).

В случае неурегулирования разногласий заместитель руководителя Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей) докладывает руководителю Росимущества о данных разногласиях и действует в соответствии с его указаниями.

6.5.10. До представления на подпись руководству Агентства исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.

6.5.11. Документы на подпись руководителю Росимущества представляются исполнителем в отдел Службы делопроизводства, на который возложены функции по приему, проверке соответствия подготовленных документов, представляемых на подпись руководителю Росимущества, требованиям настоящей Инструкции.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

6.5.12. В случае если проект документа готовится на бумажном носителе и его согласование проходит вне АС ДОУ (в том числе документы, имеющие гриф "Для служебного пользования"), исполнитель обязан создать ЭРК документа в АС ДОУ с заполнением всех обязательных полей, с указанием виз и связей, при этом файл документа не прикрепляется к ЭРК, а делается отметка о том, что документ оформлен на бумажном носителе. В отдел регистрации исходящей корреспонденции вместе с оригиналом и визовым экземпляром подписанного документа передается приложение к нему (при наличии) и документ-основание.

6.5.13. До передачи документов на отправку исполнитель обязан:

приложить к исходящему письму подлинник документа, послужившего основанием для его подготовки;

на письме-ответе указать номер и дату документа, на который дается ответ;

проверить полноту оформления документа;

подготовить необходимое количество экземпляров документа (для документов на бумажном носителе);

на письмах, отправляемых в несколько адресов, отметить адрес того корреспондента, кому посылается данный экземпляр письма;

при отправке документа более чем в четыре адреса составить список рассылки.

6.5.14. Информацию о ходе и результатах исполнения документов исполнитель сообщает делопроизводителю подразделения, а также в отдел контроля Службы делопроизводства для внесения соответствующих отметок об исполнении документа (по контрольным документам).

Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, а также за неисполнение действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

6.5.15. Делопроизводители подразделения контролируют правильность формирования исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, а также списание документов в дело в АС ДОУ.

6.5.16. Документы, не имеющие отметки об исполнении, а также без отметок в ЭРК документа о его списании в дело (с указанием номера согласно утвержденной номенклатуре дел) не должны подшиваться в дела. При подшивке документов в дело наличие упоминаемых в документах приложений обязательно.

Документы, подготовленные с нарушением контрольных сроков исполнения поручений, представляются руководству Росимущества вместе со служебной запиской, подписанной руководителем структурного подразделения, являющегося головным исполнителем, в которой излагаются причины несоблюдения контрольных сроков.

6.5.17. Работники Росимущества несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. С содержанием поступивших к ним документов и подготовленных проектов служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

На период отпуска, командировки, в случае увольнения или перемещения (перевода) по службе работники структурных подразделений обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя структурного подразделения (начальника отдела в структурном подразделении) с соответствующей отметкой в АС ДОУ, а дела/документы, полученные во временное пользование из архива Росимущества, возвратить в архив.

При увольнении работника или перемещения по службе передача документов и дел осуществляется по акту (приложение N 15).

6.5.18. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает дела подразделению-правопреемнику по акту (приложение N 59) или по описям дел, один экземпляр которых направляется в отдел архива Службы делопроизводства.