3.5. Ведение аккаунтов (индивидуальных и сообществ) архивов в социальных сетях

3.5.1. С целью популяризации архивного учреждения, хранящихся в нем документов, а также расширения доступа пользователей к архивным документам рекомендуется создание и ведение аккаунтов архивов в социальных сетях. Распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 сентября 2022 г. N 2523-р социальные сети "ВКонтакте" и "Одноклассники" рекомендуются государственным органам, органам местного самоуправления, организациям, подведомственным государственным органам и органам местного самоуправления, для создания официальных страниц.

3.5.2. Использование других социальных сетей также возможно, за исключением тех, доступ к которым запрещен в Российской Федерации.

3.5.3. При ведении аккаунтов в социальных сетях необходимо для каждой социальной сети выбрать подходящую для ее аудитории форму подачи материалов.

3.5.4. Рекомендуется на страницах социальных сетей публиковать следующую информацию:

- изменения в работе архивного учреждения;

- новости архивного учреждения;

- информация о новых материалах, размещенных на официальном сайте или региональном архивном портале;

- справочные материалы просветительского характера, призванные объяснить пользователю, как нужно работать в архиве, в том числе и в виде видеороликов;

- документы, интересные широкому кругу пользователей, и иной так называемый вовлекающий контент;

- формы опросов пользователей о работе архивного учреждения и сайта.

3.5.5. Публикации в социальных сетях должны размещаться регулярно (с заранее определенной периодичностью), поэтому их нужно планировать. Для этих целей рекомендуется составить контент-план публикаций - таблицу, в которой прописываются даты, темы всех планируемых постов в сообществах и ответственные за их создание сотрудники (если за ведение аккаунта в социальных сетях отвечает несколько человек).

Контент-план составляется на неделю или на месяц и по истечении этого периода просматривается и прилагается к отчету о проделанной работе. По нему всегда можно отследить, какие посты планировали сделать, но не сделали, и кто за это несет ответственность.

Срочные посты размещаются вне зависимости от контент-плана.

После составления контент-плана ответственные за публикации переходят к работе по написанию контента и дизайну публикаций на весь запланированный период, затем каждая из публикаций размещается по таймеру в заранее намеченные даты (такой функционал предусмотрен, например, в социальной сети "ВКонтакте", он называется "отложенные записи").

3.5.6. Важно помнить, что лучший отклик имеют публикации, которые размещены в будни с 17.00 до 19.00. Несколько меньший, но тоже достаточно хороший отклик у публикаций, размещенных в будни с 08.00 до 09.30.

3.5.7. Желательно размещать на страницах сайта виджеты, позволяющие пользователям:

- выразить свое отношение к размещенным материалам при помощи специальных значков (символов лайка, дизлайка и др.);

- делиться (от англ. share - "делиться") материалами в социальных сетях. Для этих целей можно использовать модули CMS (при наличии таких модулей в системе) или сервис "Конструктор блока "Поделиться" от Яндекса (https://yandex.ru/dev/share/);

- присоединяться к аккаунтам в социальных сетях.

3.5.8. Следует учитывать, что по анонсам материалов в социальных сетях кликают гораздо чаще, если они снабжены превью изображений, связанных с темой материала. Инфографика, фотоснимки, картинки, видео - все это повышает вероятность перехода пользователя из социальной сети на сайт архивного учреждения.

3.5.9. Необходимо регулярно проводить анализ статистики сообществ (статистика посещений является одним из показателей дорожной карты архивного учреждения), обращая внимание на количество лайков, комментариев, репостов, так как все они являются показателями полезности размещенного контента для подписчиков; а также, используя статистику посещаемости официального сайта, анализировать, какое количество пользователей приходит на сайт из аккаунтов в социальных сетях и какие материалы сайта, ссылки на которые размещены в социальных сетях, вызывают наибольший интерес у пользователей - это поможет корректировать стратегию развития самого сайта (подробнее см. подпункт 6.6.3.7 Методических рекомендаций).

3.5.10. Для разгрузки сотрудников архивного учреждения от переписки (по электронной почте или через форму на сайте) по непрофильным вопросам полезно использовать чат-боты - программы, которые автоматизируют общение с пользователями. Чат-боты могут использоваться в различных каналах: в приложениях для обмена сообщениями, мобильных приложениях, на веб-сайтах и телефонных линиях, а также в голосовых помощниках.

3.5.11. Виды чат-ботов. Простые чат-боты могут вывести информацию по запросу или ответить на вопросы пользователя, используя для этого информацию из базы данных. Если ответа в БД нет, робот перенаправляет вопрос к сотруднику архивного учреждения. Такие боты можно собрать самостоятельно с помощью конструкторов.

Сложные чат-боты умеют запоминать ответы пользователей и учиться на них. Их разрабатывают при привлечении специалистов по искусственному интеллекту.

3.5.12. Для самостоятельного создания чат-бота нужно:

- определиться с местонахождением чат-бота: мессенджер (например, "ВКонтакте" или Telegram), диалоговое окно на сайте, отдельная страница сайта и т.д.;

- определиться с целями функционирования чат-бота: получение информации по заданной теме, удаленная запись в читальный зал, оформление заказа на копирование документов и др.;

- спроектировать чат-бот на концептуальном уровне. Для этого необходимо определить логику алгоритма и последовательность действий, выбрать правильный тон общения чат-бота с пользователями (для архивного учреждения желательно придерживаться академического стиля общения). Текстовые сообщения можно дополнить кнопками, анимацией и иллюстрациями, а также гиперссылками на упоминаемые в тексте разделы сайта;

- выбрать конструктор чат-бота (конструкторы различаются набором функций, возможностью интеграций, поддерживаемыми платформами и поддержкой языков).

3.5.13. Рекомендуем ознакомиться с инструкциями по созданию бесплатных чат-ботов в социальных сетях "ВКонтакте" (https://vk.com/dev/bots_docs) и Telegram (https://core.telegram.org/bots).