3.7.4. Протокол заседания (совещания)

3.7.4.1. Протокол заседания (совещания) - документ, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов.

Решения коллегии Службы оформляются в виде постановления, решения других коллегиальных органов Службы (Научно-технический совет и т.п.) - в виде протокола.

Проекты протоколов совещаний, проводимых руководителем Ространснадзора или заместителями руководителя Службы, составляются ответственными лицами.

Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний) указан в приложении N 11 к настоящей Инструкции.

3.7.4.2. Проект протокола представляется на подпись руководителю Ространснадзора (заместителю руководителя Ространснадзора), как правило, в течение суток после окончания совещания.

Проект протокола визируется исполнителем документа и другими должностными лицами по усмотрению руководителя Ространснадзора.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

Протокол подписывается председательствовавшим на совещании собственноручной подписью.

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.

Визирование проекта постановления коллегии Ространснадзора осуществляется аналогично визированию протоколов.

3.7.4.3. После подписания руководством Службы протокол (и его электронная версия) незамедлительно представляется на регистрацию:

за подписью руководителя Службы - в Отдел документооборота;

за подписью заместителя руководителя Службы - уполномоченному сотруднику за регистрацию документов соответствующего заместителя руководителя Ространснадзора;

за подписью руководства Службы (как председателей советов, комиссий) - уполномоченному сотруднику за регистрацию документов советов, комиссий;

за подписью начальников управлений - уполномоченному сотруднику за регистрацию документов в управлениях.

3.7.4.4. Регистрационные номера протоколов заместителей руководителя и начальников управлений определяются и проставляются в месте регистрации, в соответствующих структурных подразделениях.

3.7.4.5. Ответственное должностное лицо, подготовившее протокол, осуществляет регистрацию протокола, доводит его до участников совещания, подключенных к СЭД в электронном виде и рассылку копий документа на бумажных носителях участникам совещания, а также заинтересованным организациям и должностным лицам, не подключенным к СЭД.

Подразделение, ответственное за проведение совещания и подготовившее протокол, осуществляет рассылку копий документа на бумажных носителях участникам совещания, а также заинтересованным организациям и должностным лицам, не подключенным к СЭД.

К протоколу совещания составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем документа.

Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений - незамедлительно.

Оригинал протокола совещания, проведенного руководителем Ространснадзора, представляется в Правовое управление.

Рассылку копии постановления коллегии Ространснадзора всем ее членам осуществляет Административное управление.

Рассылка копий постановления коллегии Ространснадзора осуществляется в пятидневный срок с момента его подписания.

3.7.4.6. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляются отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

3.7.4.7. Подлинники протоколов совещаний, проведенных руководителем Ространснадзора, хранятся в Правовом управлении. Подлинники протоколов постановлений коллегии Ространснадзора хранятся в Административном управлении. Подлинники протоколов совещаний заместителей руководителя Службы - у соответствующих заместителей руководителя Службы. Подлинники протоколов совещаний начальников управлений - у соответствующих начальников управлений.

Подлинники протоколов совещаний, проведенных руководством Службы как председателями советов, комиссий, хранятся у уполномоченного сотрудника за хранение документов советов, комиссий.

Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Службы, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются положениями об этих органах и должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.

3.7.4.8. Постановления коллегии Ространснадзора и протоколы печатаются на бланках установленной формы размером шрифта N 14.

3.7.4.9. Протоколы совместных с другими федеральными органами исполнительной власти совещаний, заседаний печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Протоколы совместных заседаний, подписанные руководителями нескольких органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (подлинниках). При этом если руководитель Ространснадзора указан первым, после подписи на подлинниках ставятся регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Правовом управлении, а подлинники направляются исполнителем документа в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам очередного номера (либо нескольких номеров) исполнитель документа возвращает в Правовое управление подлинник протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные подлинники остаются в соответствующих ведомствах). Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель документа несет персональную ответственность.