V. Правила выдачи нотариальных документов из нотариального архива, архивных справок

18. Лицам, указанным в статьях 5 и 52 Основ <7>, нотариальным архивом выдаются (представляются):

--------------------------------

<7> Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 51, ст. 6699; 2022, N 29, ст. 5306.

сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов);

архивная справка, содержащая запрашиваемую информацию, с указанием архивных документов, на основании которых она составлена. В архивной справке допускается цитирование документов;

архивная копия нотариального документа.

19. Срок исполнения запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления и нотариусов составляет не более 5 рабочих дней со дня получения запроса.

Срок исполнения запроса на поиск документа и подготовку его копии составляет не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива.

Срок выдачи архивной справки, предоставления иной информации из архива составляет не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива.

В отдельных случаях при затрудненном поиске в отсутствие точных данных срок исполнения может быть определен нотариальной палатой, но не более 30 календарных дней.

20. Сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов), архивная справка, архивная копия нотариального документа выдаются заявителям (лицам, обращавшимся за совершением этого нотариального действия самостоятельно или через представителя), если иное не предусмотрено Основами, в соответствии с письменным запросом (рекомендуемые образцы запросов приведены в приложении N 1 к настоящим Правилам) на основании письменного распоряжения руководителя нотариального архива или его заместителя в виде резолюции <8>.

--------------------------------

<8> Абзац третий статьи 5 Основ (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, N 1, ст. 57).

Оригиналы архивных нотариальных документов выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами в соответствии с частью четвертой статьи 5 Основ <9> на основании письменного распоряжения руководителя нотариального архива или его заместителя.

--------------------------------

<9> Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 41, ст. 4845; 2021, N 1, ст. 57.

21. Факт выдачи сведений о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов) в письменном виде, архивной справки, архивной копии нотариального документа из нотариального архива регистрируется в электронном журнале обращений в нотариальный архив в соответствии с установленным в нотариальной палате порядком делопроизводства.

22. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная карта-заместитель (рекомендуемый образец приведен в приложении N 2 к настоящим Правилам). При возвращении документа карта-заместитель изымается и хранится в нотариальном архиве до минования надобности.

23. При наличии информационной архивной системы учет выдачи документов из нотариального архива ведется в электронном виде.

24. Не выдаются из нотариального архива документы:

находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии;

не прошедшие технического оформления и описания;

в случае если у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос.

25. Перед выдачей и при возвращении документов в нотариальный архив проверяются нумерация листов и состояние каждого выданного документа.

26. Состояние документов, возвращаемых в нотариальный архив, проверяется в присутствии лица, возвращающего их.

При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений документов работник нотариального архива сообщает об этом руководству и отражает данный факт в карте-заместителе.

27. Архивная справка оформляется на бланке нотариальной палаты с обозначением названия "Архивная справка", подписывается уполномоченным работником нотариального архива и заверяется печатью нотариальной палаты для архивных документов. Архивная справка, подготовленная в форме электронного документа в формате pdf, подписывается квалифицированной электронной подписью указанного лица.

В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности в названии, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("так в документе", "так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа ("так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии.

В архивной справке должно быть указано, в каком номенклатурном деле хранится документ, являющийся основанием для ее составления, или какое номенклатурное дело является основанием для ее составления.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены печатью нотариальной палаты для архивных документов.

28. Архивная копия, воспроизводящая архивный документ, изготовляется на бумажном носителе либо в электронной форме.

Архивная копия на бумажном носителе заверяется уполномоченным работником нотариального архива и печатью нотариальной палаты для архивных документов, а изготовленная в электронной форме архивная копия подписывается квалифицированной электронной подписью указанного лица.

29. Ответы на запросы в форме документа на бумажном носителе направляются (представляются) уполномоченным работником нотариального архива способом, указанным заявителем в запросе.

30. Архивная справка в электронной форме и архивная копия в электронной форме, подготовленные в соответствии с пунктами 27, 28 настоящих Правил, направляются (предоставляются) заявителю по указанному им адресу электронной почты либо в его личный кабинет в ЕИС.