4.13. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

4.13.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Росимущества, его территориальных органов, подведомственных Росимуществу предприятий и учреждений, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в Росимущество несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

Целью ограничения доступа к информации, содержащейся в документе, является защита служебной документированной информации, неправомерное обращение с которой может нанести различного рода ущерб ее собственнику, пользователю или иному лицу.

4.13.2. Приказом Росимущества от 29 июля 2022 г. N 169 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Росимущества, территориальных органах Росимущества, подведомственных Росимуществу предприятиях и учреждениях" определены категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения; порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям; порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения, а также организация защиты служебной информации ограниченного распространения, в том числе содержащейся на машинном носителе информации.

4.13.3. Должностные лица, принявшие решение об отнесении документированной информации к информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники Росимущества могут быть привлечены к дисциплинарной или иной, предусмотренной законодательством Российской Федерации, ответственности.

4.13.4. Прием, учет (регистрация) и хранение документов, имеющих гриф ограничения доступа (далее - пометка "ДСП"), осуществляет Служба делопроизводства с использованием АС ДОУ с автоматизированных рабочих мест, подключенных к защищенной сети передачи данных Росимущества.

4.13.5. Документы (проекты документов) с пометкой "ДСП", в связи с незначительным объемом таких документов, учитываются и регистрируются совместно с другими несекретными документами с добавлением к регистрационному индексу такого (входящего, исходящего или распорядительного) документа пометки "ДСП".

В системе электронного документооборота АС ДОУ с автоматизированных рабочих мест, подключенных к защищенной сети передачи данных Росимущества, исполнителем создается ЭРК документа с заполнением всех обязательных полей, с указанием содержания документа, связей с другими документами, виз согласования (для исходящего или распорядительного документа), а также проставлением в поле "Особые отметки" отметки "ДСП" и количества экземпляров документа, предназначенных для отправки.

4.13.6. При получении открытого документа, имеющего приложения с грифом ограничения доступа, он учитывается как документ с пометкой "ДСП".

Обращение с поступившими в Росимущество документами, имеющими пометки "Коммерческая тайна", "Конфиденциально" или пометки об отнесении к иным видам охраняемых законодательством Российской Федерации тайн, осуществляется так же, как с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. При пересылке документов (материалов) с такими пометками на сопроводительном письме к ним проставляется пометка "ДСП".

4.13.7. Подготовка, согласование и подписание исходящих документов (проектов документов) с пометкой "ДСП", подлежащих отправке посредством МЭДО и АС ДОУ, а также докладных и служебных записок проходит в АС ДОУ с автоматизированных рабочих мест, подключенных к защищенной сети передачи данных Росимущества.

При этом если приложением к докладной (служебной) записке является зарегистрированный ранее документ (копия документа) с пометкой "ДСП" (например, приказ, исходящее письмо или входящий документ), в поле "Комментарии" ЭРК докладной (служебной) записки делается запись о том, куда он направлен, в каком количестве, номер экземпляра, а также указывается его копийность. При направлении одновременно подлинника документа и его копий оформляется запись о том, что направляется подлинник "+" количество копий. В том случае, если направляется только подлинник документа, копийность не указывается.

Особенности оформления документов с пометкой "ДСП" изложены в приложении N 66 к настоящей Инструкции.

4.13.8. Исполнитель передает на регистрацию (отправку) пронумерованные экземпляры отпечатанного на бумажном носителе и подписанного документа с пометкой "ДСП" в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки (за исключением документов, подлежащих отправке посредством МЭДО и АС ДОУ).

При необходимости рассылки копий подписанного документа с пометкой "ДСП" (например, приказа или информационного письма) его тиражирование осуществляется после регистрации в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки. Номера экземпляров проставляются после тиражирования такого документа.

4.13.9. Передача входящих документов и распорядительных актов Росимущества, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, для исполнения (ознакомления) на бумажных носителях (при необходимости) осуществляется работниками Службы делопроизводства, делопроизводителями подразделений в соответствии с указанным на документе адресатом или резолюцией соответствующего руководителя под личную подпись исполнителя либо делопроизводителя структурного подразделения (работника, обеспечивающего работу приемной заместителя руководителя Росимущества) в журнале учета передачи документов "ДСП" <1>.

--------------------------------

<1> Рекомендуемая форма журнала предусмотрена приказом Росимущества от 29 июля 2022 г. N 169 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Росимущества, территориальных органах Росимущества, подведомственных Росимуществу предприятиях и учреждениях".

Журналы учета передачи документов "ДСП" должны вестись во всех структурных подразделениях Росимущества и приемных заместителей руководителя Росимущества.

4.13.10. Исполненные входящие документы с пометкой "ДСП", поступившие на бумажных носителях, с отметкой об исполнении формируются в соответствующие дела структурного подразделения либо, при отсутствии надобности, по истечении календарного года передаются служебной запиской с перечнем передаваемых документов для оперативного хранения в архив Росимущества.

Поступившие документы с пометкой "ДСП", являющиеся основаниями к изданию распорядительных актов, передаются вместе с этими документами в Службу делопроизводства, где формируются в соответствующие дела.

Информация о передаче документов в другие структурные подразделения, в том числе в Службу делопроизводства, в обязательном порядке отражается в Журнале учета передачи документов "ДСП", а также в ЭРК документа в АС ДОУ.

4.13.11. Помещения, в которых ведется работа с документами с пометкой "ДСП", должны обеспечивать сохранность носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, исключать возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в этих помещениях посторонних лиц во время отсутствия в помещении делопроизводителей или исполнителей.

4.13.12. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "ДСП".

4.13.13. Уничтожение документов и дел с пометкой "ДСП" с истекшими сроками хранения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в установленном порядке по акту о выделении к уничтожению документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения <2>, с указанием номеров экземпляров.

--------------------------------

<2> Рекомендуемая форма акта предусмотрена приказом Росимущества от 29 июля 2022 г. N 169 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Росимущества, территориальных органах Росимущества, подведомственных Росимуществу предприятиях и учреждениях".

Отбор и уничтожение документов с пометкой "ДСП" производятся комиссией в составе не менее трех лиц, в том числе работника, ответственного за их учет.

Акт о выделении к уничтожению документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, составляется в одном экземпляре, последний лист подписывается всеми членами комиссии, а остальные листы заверяются подписью председателя комиссии.

Акт подлежит согласованию Центральной экспертной комиссией Росимущества и утверждается ее председателем либо заместителем руководителя, координирующим деятельность структурного подразделения, к компетенции которого относятся уничтожаемые документы. Копии актов направляются в соответствующее подразделение Службы делопроизводства.

В учетных формах делается отметка об уничтожении документов со ссылкой на соответствующий акт.

Документы с пометкой "ДСП", хранящиеся в составе дел в соответствии с номенклатурой, уничтожаются вместе с делом после истечения срока хранения в установленном порядке.