23. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте под подписью (при ее наличии) или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово "Верно" (с большой буквы без кавычек и знаков препинания); наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Например:

Если копия выдается для представления в другой государственный орган (организацию), отметка о заверении копии при необходимости дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью:

"Подлинник документа находится в "Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом" в деле N 20-05 за 2018 г."

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого документа. Листы многостраничных копий нумеруются карандашом в правом верхнем углу. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

При необходимости копия документа, состоящего из нескольких листов, прошивается (по центру левого поля в пределах 8 см), и на обороте последнего листа, захватывая окончание нити, приклеивается заверительная надпись (допускается размер шрифта от N 12 до N 8).

Например:

В случае если заверение копии не оформлено на самом документе, заверительную надпись на прошивке документа следует оформлять следующим образом:

Для проставления отметки о заверении копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп с заверительной надписью.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам (сети Интернет, МЭДО, АС ДОУ), заверяются электронной подписью уполномоченного руководителем Росимущества (определенного приказом) лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N ...".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием о том, что это копия электронного документа, подписанного электронной подписью, а также в какой информационной системе хранится электронный документ.