6.6. Регистрация исходящих документов

6.6.1. Все исходящие документы Росимущества подлежат обязательной регистрации. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом Росимущества и на отправку не принимается.

6.6.2. Все исходящие письма, подписанные руководителем Росимущества, его заместителями, а также начальниками структурных подразделений Росимущества, регистрируются в отделе Службы делопроизводства, осуществляющем регистрацию исходящей корреспонденции и распорядительных документов (далее - отдел регистрации исходящих документов).

Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или не позднее 11.00 следующего рабочего дня.

Регистрация исходящих документов осуществляется в АС ДОУ путем внесения соответствующих реквизитов в ЭРК документа после их подписания.

6.6.3. Работниками, осуществляющими регистрацию исходящей корреспонденции, проверяется правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяется ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

Также проверяется наличие в ЭРК, заполненной исполнителем, следующих реквизитов:

подтвержденная сертификатом электронная подпись должностного лица, подписавшего документ;

прикрепленный к ЭРК файл отправляемого документа;

прикрепленный к ЭРК файл приложения (при наличии), а также, в случае необходимости, приложение на бумажном носителе;

связь ЭРК подготовленного документа с ЭРК документов, послуживших основанием для его подготовки или указанных в подготовленном письме, а также электронных копий или файлов с текстом связанных документов (при наличии);

гриф (отметка) ограничения доступа к документу (при наличии);

адресаты - организации, куда направляется документ, либо заявитель, если направляется ответ физическому лицу, а также электронная почта заявителя (в случае отправки ответа в электронном виде);

вид доставки (в территориальные органы Росимущества вид доставки - СЭД, в федеральные органы власти - МЭДО);

краткое содержание документа (соответствующее заголовку письма);

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

исполнитель - фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего документ;

списание в дело - номер дела по номенклатуре дел соответствующего структурного подразделения (для документов за подписью начальника Управления).

6.6.4. При регистрации документа в системе АС ДОУ соответствующей ЭРК автоматически присваивается исходящий номер и проставляется дата регистрации.

6.6.5. При формировании в АС ДОУ регистрационного номера исходящих документов, подписанных руководителем Росимущества и его заместителями, используются начальные буквы имени и фамилии (при совпадении инициалов с другим должностным лицом может быть использован обратный порядок - с использованием начальных букв фамилии и имени) должностного лица, подписавшего документ, код структурного подразделения-исполнителя и порядковый номер документа в общем массиве данной группы документов.

Например:

ИП-04/25541, где:

"ИП" - начальные буквы имени и фамилии заместителя руководителя Росимущества (Иван Петров);

04 - код структурного подразделения Росимущества;

25541 - порядковый номер исходящего документа.

6.6.6. Регистрация исходящих документов, подписанных руководителями структурных подразделений Росимущества, осуществляется с использованием кода структурного подразделения-исполнителя и порядкового регистрационного номера документа.

Например:

05/25542, где:

05 - код структурного подразделения Росимущества;

25542 - порядковый номер исходящего документа.

6.6.7. Электронный документ, имеющий приложение, регистрируется как один документ.

6.6.8. При регистрации исходящих документов, имеющих гриф ограничения доступа к документу, к исходящему номеру документа добавляется пометка "ДСП".

6.6.9. В случае если к ЭРК документа в АС ДОУ прикреплен лишь файл с текстом исходящего документа, а приложение к нему оформлено на бумажном носителе, регистрация документа производится только после предоставления в отдел регистрации исходящей корреспонденции приложения к документу в двух экземплярах, один из которых остается в отделе регистрации исходящей корреспонденции.

Второй экземпляр приложения не предоставляется, если в качестве приложения направляются копии ранее зарегистрированных документов Росимущества (приказов, распоряжений, писем, протоколов).

В исключительных случаях, при наличии большого количества (более 10) документов приложения либо наличии в приложении двух и более документов большого формата (A0, A1, A2 и др.), вместо второго экземпляра приложения к ЭРК документа присоединяется опись прилагаемых документов с указание количества листов каждого документа (например, если приложением является комплект документов, связанных с оформлением земельных отношений). Приложение необходимо предоставить в день подписания документа или не позднее 11.00 следующего рабочего дня.

6.6.10. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле.

6.6.11. Зарегистрированные исходящие документ передаются на отправку.

6.6.12. Вторые (визовые) экземпляры документов за подписью руководителя Росимущества (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей руководителя Росимущества, оформленные на бумажном носителе, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в отделе регистрации исходящей корреспонденции. Копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" и подписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

Копии документов на бумажном носителе (визовые экземпляры) за подписью руководства структурных подразделений формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел структурных подразделений.

6.6.13. Документы на бумажном носителе, являющиеся основанием для исполнения (поручения, письма и др.), с приложениями к ним, формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них.

Поступившие в структурные подразделения на бумажном носителе (п. 6.3.9 настоящей Инструкции) приложения к документам, которые послужили основанием для подготовки ответов руководителя Росимущества (лица, исполняющего его обязанности) или заместителей руководителя Росимущества, подлежат возврату в Службу делопроизводства, где формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Электронные документы, электронные копии документов, подготовленных на бумажном носителе, помещаются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел Росимущества.