21.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

21.4.1. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях Министерства составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме, установленной Правилами хранения) <24>.

--------------------------------

<24> Приложение N 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 N 526 (зарегистрирован в Минюсте России 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830).

На основе предложений структурных подразделений Министерства общий отдел составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на дела всего Министерства по той же форме. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

21.4.2. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2014 году дела с 3-х летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 года.

21.4.3. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

21.4.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЦЭК одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу.

21.4.5. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается председателем ЦЭК (Министром) после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации в соответствии с предоставленными ему полномочиями описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

21.4.6. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью специалиста общего отдела и датой:

"Уничтожено. См. акт N ____ от _______. Подпись, инициалы, фамилия".

21.4.7. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

21.4.8. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле архивного фонда.