21.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив Министерства не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив проводится на основании описей дел структурных подразделений Министерства постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив Министерства не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении сроков их хранения.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

21.3.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства ответственными делопроизводителями государственными служащими структурных подразделений Министерства.

21.3.2. Для проведения работы по экспертизе ценности документов в Министерстве приказом Министра создается ЦЭК.

Задачи, функции, права, организация работы ЦЭК определяются положением о ней, которое разрабатывается на основании примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <21>.

--------------------------------

<21> Примерное Положение о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 25 февраля 2019 г. N 31 (зарегистрирован в Минюсте России 24 июня 2019 г. регистрационный N 55005).

21.3.3. Основными функциями ЦЭК являются:

- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

- рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел Министерства, описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в Министерстве.

21.3.4. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив Министерства осуществляется:

- отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Министерстве;

- отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Министерства;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел, формируемой в Министерстве, правильность определения сроков хранения дел.

21.3.5. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" (отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно") подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение.

21.3.6. Отбор электронных документов для передачи в архив Министерства осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов из баз данных информационных систем по признаку "Индекс дела" ("Срок хранения").

21.3.7. По результатам экспертизы ценности документов в Министерстве проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК акты и описи утверждаются председателем ЦЭК.

21.3.8. Дела, образовавшиеся в деятельности Министерства и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Оформление дел проводится в структурных подразделениях Министерства по месту формирования документов в дела.

21.3.9. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

- оформление реквизитов обложки дела по форме;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- подшивку и переплет дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия Министерства, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела и обложка дела составляются по формам, установленным Правилами хранения <22>.

--------------------------------

<22> Приложения N 8, 27, 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован в Минюсте России 7 сентября 2015 г. регистрационный N 38830).

21.3.10. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства заполняются реквизиты: наименование Министерства, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:

- наименование Министерства;

- наименование структурного подразделения Министерства;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- номер тома (части);

- заголовок дела (тома, части);

- крайние даты дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения над наименованием Министерства указывается наименование государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого выступает организация.

21.3.11. При оформлении обложки дела:

- наименование Министерства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

- наименование структурного подразделения Министерства указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой Министерства;

- индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве;

- заголовок дела переносится из номенклатуры дел Министерства (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

- даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).

При изменении наименования Министерства или структурное подразделения Министерства в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение Министерства на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование Министерства (структурного подразделения Министерства), а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел, формируемой в Министерстве. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел, формируемой в Министерстве, после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

21.3.12. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования Министерства и структурного подразделения Министерства, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа.

21.3.13. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

21.3.14. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

21.3.15. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.

В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

21.3.16. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

21.3.17. Описи дел составляются в структурных подразделениях Министерства под методическим руководством общего отдела.

Описи дел составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

- дела по личному составу;

- электронные дела;

- дела, состоящие из документов, характерных для Министерства (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Описи дел структурных подразделений Министерства составляются по формам, установленным Правилами хранения.

По описям дел структурных подразделений Министерства документы передаются в архив Министерства.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

21.3.18. Описи дел структурных подразделений Министерства представляются в архив Министерства не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

21.3.19. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:

- порядковый номер дела по описи;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- крайние даты дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- примечания.

21.3.20. При составлении описи дел структурного подразделения Министерства соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел, формируемой в Министерстве;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово "Последний");

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением Министерства со ссылкой на акт, о наличии копий.

21.3.21. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел, формируемой в Министерстве.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

21.3.22. Порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений Министерства устанавливается по согласованию с архивом Министерства.

21.3.23. При составлении описи электронных дел в опись включаются:

- порядковый номер электронного дела по описи;

- индекс электронного дела;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- срок хранения дела;

- объем электронного дела в Мб;

- примечания.

В составе описи электронных дел в СЭД формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

21.3.24. Описи дел структурного подразделения Министерства подписываются руководителем структурного подразделения Министерства и согласовываются с общим отделом Департамента управления делами и кадров. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.

21.3.25. Описи дел структурного подразделения Министерства составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Министерства. В архив Министерства также передается по экземпляру описей дел в электронной форме в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

21.3.26. Подготовка электронных документов к передаче в архив Министерства осуществляется структурным подразделением Министерства - владельцем соответствующей информационной системы совместно с Департаментом цифрового развития и информационных технологий, обеспечивающим функционирование информационной системы.

21.3.27. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив Министерства, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

- конвертация электронного документа в формат архивного документа;

- формирование в информационной системе Министерства электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающем: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A <23>;

--------------------------------

<23> Пункт 4.34 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован в Минюсте России 7 сентября 2015 г. регистрационный N 38830).

- формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения Министерства;

- миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив Министерства не по информационно-коммуникационным каналам;

- проверка воспроизводимости электронных документов;

- проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

- подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения Министерства (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив Министерства;

- проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);

- проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями государственного служащего архива и государственного служащего структурного подразделения Министерства, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации, или уполномоченного им должностного лица.