29. Принципы организации документооборота.

При организации документооборота обеспечиваются следующие принципы:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных служебной необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Документооборот осуществляется с использованием введенной в эксплуатацию СЭД.

Информационные системы, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на архивное хранение и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Должностные лица подразделений делопроизводства и режима или делопроизводители и исполнители в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов и результатах исполнения, заполнение полей ЭРК.

В процессе документооборота обеспечивается:

прием и первичная обработка входящих (поступивших) документов;

предварительное рассмотрение входящих (поступивших) документов;

регистрация входящих (поступивших), исходящих (отправляемых) и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством;

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих (отправляемых) документов.

В соответствии с особенностями технологической обработки документов выделяются документопотоки: входящая (поступившая) документация; исходящая (отправляемая) документация; внутренняя документация.

Организация движения документов и доступа к документам в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с распределением документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов), и особенностями обработки документов с применением СЭД. Маршруты документопотоков должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратных движений, не обусловленных служебной необходимостью.

Документу при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер.

Регистрация документов ведется в пределах календарного года. Неисполненные документы предыдущего года, зарегистрированные за входящим или исходящим номером, если они не подлежат постановке на инвентарный учет, обязательно должны быть до конца I квартала текущего года перерегистрированы по учетам текущего года.

Журналы, используемые для учета документов, подлежат регистрации, в них запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица, ведущего журнал учета, с проставлением даты. Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала учета делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных листов, которая заверяется подписью должностного лица, ответственного за регистрацию и хранение журнала учета после его закрытия.

Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской, специальной, факсимильной, телеграфной, телефонной связи, посредством электронной почты, СЭД, системы МЭДО, через официальный сайт, посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".

Организация доставки и отправки документов возлагается на подразделения связи.

В исключительных случаях, по указанию директора, заместителей директора или командира (начальника) воинской части (организации), доставка и отправка документов осуществляется курьером.

Доставка и отправка электронных документов средствами МЭДО осуществляются в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 2019, N 12, ст. 1314), и Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, N 31, ст. 5927).

30. Прием и первичная обработка входящих (поступивших) документов.

Документы, поступившие в Росгвардию, воинскую часть (организацию) в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день в подразделении делопроизводства и режима (у делопроизводителя).

30.1. Первичная обработка входящей (поступившей) корреспонденции включает:

проверку правильности адресования входящих (поступивших) документов и правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов и пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов и пакетов с отметкой "Лично");

проверку целостности входящих (поступивших) документов, включая приложения (при наличии) и соответствия вложения;

сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации;

выделение документов, адресованных в воинские части (организации) или их подразделения для передачи документов непосредственно адресату, минуя директора, заместителей директора или командира (начальника).

30.1.1. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых упаковках (пакетах, конвертах) за регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет) с приложением копии упаковки отправителя, содержащей все надлежащие отметки.

О получении подозрительного отправления докладывается начальнику подразделения делопроизводства и режима.

30.1.2. Перед вскрытием входящей (поступившей) корреспонденции проверяется целостность упаковки (пакета, конверта) и наличие на ней грифа ограничения доступа к документу, а также специальных отметок: "Конверт не вскрывать до... (...час...мин.)", "Лично", "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно" и других.

Срочные отправления вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, направляются на регистрацию незамедлительно и в течение часа после регистрации передаются для доклада адресату или уполномоченному им должностному лицу.

30.1.3. Входящая (поступившая) корреспонденция с отметкой "Лично" без вскрытия регистрируется (штамп с указанием входящего регистрационного номера и даты проставляется на пакете) и передается под подпись непосредственно адресату или уполномоченному им должностному лицу.

30.1.4. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".

При вскрытии входящей (поступившей) корреспонденции по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений.

При обнаружении повреждения входящего (поступившего) документа или его приложений, при отсутствии в конверте документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем (поступившем) документе составляется акт о несоответствии (повреждении) вложения (рекомендуемый образец приведен в приложении N 10 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр которого высылается отправителю, второй - приобщается к входящему (поступившему) документу, а поврежденный входящий (поступивший) документ передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.

В акте о несоответствии (повреждении) вложения обязательно указываются воинские должности (должности), фамилии и инициалы лиц, его составивших, дата и время составления, известные реквизиты (исходящий регистрационный номер, дата) отсутствующего или неисправимо поврежденного документа.

30.1.5. Перечень документов, не подлежащих регистрации в подразделении делопроизводства и режима, приведен в приложении N 11 к настоящей Инструкции.

30.1.6. При поступлении документов из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в воинской части (организации) или их подразделения, но требующие рассмотрения директором, заместителями директора, командиром (начальником), передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в подразделение делопроизводства и режима.

30.2. На всех входящих (поступивших) документах, за исключением электронных документов, проставляется входящий регистрационный номер документа и дата его регистрации.

30.3. Электронные документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, посредством СЭД, МЭДО, через официальный сайт в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", принимаются подразделением делопроизводства и режима.

30.4. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

30.5. Электронные документы, поступившие по СЭД, МЭДО, могут быть распечатаны с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

30.6. Поступившая корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается уполномоченным должностным лицом воинской части (организации) с выполнением следующих операций:

сверки количества конвертов простой почты с количеством, указанным подразделением почтовой связи в реестре (разносной книге, расписке);

проверки наличия регистрируемых почтовых отправлений по записям почтовых реестров;

оформление факта приема корреспонденции в реестре (разносной книге, расписке) записью о приеме, которая заверяется подписью уполномоченного должностного лица воинской части (организации) и оттиском печати (штампа) с наименованием воинской части (организации). В случае выявления несоответствия сведений накладной и почтовых реестров фактическому наличию корреспонденции в обоих экземплярах накладной оформляется соответствующая запись.

30.7. Входящая (поступившая) корреспонденция, доставленная фельдъегерем ГФС России или федерального государственного унитарного предприятия "Главный центр специальной связи", принимается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима по описи корреспонденции, подготовленной фельдъегерем, под подпись в ней, при доставке единичных пакетов - под подпись в отрывном талоне к пакету с проставлением оттиска печати (штампа) с наименованием воинской части (организации).

30.8. Корреспонденция, поступившая в центральный аппарат Росгвардии, воинскую часть (организацию) в утреннее время (до начала рабочего дня) и в вечернее время (после окончания рабочего дня), а также в выходные и нерабочие праздничные дни, принимается оперативным дежурным (дежурным), который регистрирует поступившие пакеты в Журнале учета пакетов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 12 к настоящей Инструкции) и, не вскрывая, передает их под подпись в названном журнале в подразделение делопроизводства и режима с началом следующего рабочего дня.

О получении срочной корреспонденции оперативный дежурный (дежурный) незамедлительно докладывает адресату или уполномоченному должностному лицу, которые вскрывают пакет и после рассмотрения с резолюцией (указаниями по исполнению) возвращают оперативному дежурному (дежурному).

В случае необходимости незамедлительного доведения содержания поступившего документа до заинтересованных должностных лиц, которое может быть поручено оперативному дежурному (дежурному), его содержание доводится под подпись об ознакомлении.

В начале следующего рабочего дня оперативный дежурный (дежурный) передает документ вместе с пакетом под подпись в Журнале учета пакетов в подразделение делопроизводства и режима, а также информирует о ходе доведения документа.

30.9. Конверты входящих (поступивших) документов уничтожаются по истечении трехдневного срока, за исключением судебных и иных документов без указания даты либо в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов, а также когда только по ним можно установить адрес отправителя. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.

31. Предварительное рассмотрение документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на потоки:

требующие обязательного рассмотрения директором, заместителями директора или командиром (начальником);

направляемые непосредственно в структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии, подразделения воинской части (организации), ответственным исполнителям.

Документы без указания в реквизите "адресат" фамилии должностного лица или наименования структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии, подразделения воинской части (организации) предварительно рассматриваются в подразделении делопроизводства и режима в целях выделения документов, требующих обязательного рассмотрения директором, заместителями директора или командиром (начальником).

Документы, адресованные непосредственно должностным лицам структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии, подразделений воинской части (организации), передаются адресатам с отметкой в соответствующих регистрационно-учетных формах.

32. Регистрация входящих (поступивших) документов.

Входящие документы, поступившие в центральный аппарат Росгвардии, воинскую часть (организацию), после их предварительного рассмотрения регистрируются подразделением делопроизводства и режима в СЭД, а в случае ее неработоспособности - в Журнале учета входящих (поступивших) документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 13 к настоящей Инструкции).

На входящих (поступивших) документах проставляется входящий регистрационный номер, дата и время (при необходимости) регистрации.

Регистрация входящего (поступившего) документа на бумажном носителе включает в себя создание электронной копии документа, полученной в результате оцифровки (например, сканирования), ее прикрепление в СЭД и внесение необходимых сведений (данных) о документе в ЭРК документа.

На бумажном носителе, на свободном от текста месте, в правом нижнем углу (при отсутствии места - на обороте) первого листа документа ставится регистрационный штамп с указанием наименования воинской части (организации), входящего регистрационного номера документа, даты его регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему (при наличии). При необходимости, на первых листах приложений ставится штамп "Приложение к N ____" с указанием года регистрации документа и количества листов. На сброшюрованных приложениях (книгах, отчетах и других) входящие регистрационные номера проставляются на титульном листе. На входящем документе, поступившем во временное пользование, регистрационный штамп проставляется на обороте его последнего листа.

Входящий регистрационный номер состоит из порядкового номера, полученного при регистрации входящего (поступившего) документа в СЭД или в Журнале учета входящих (поступивших) документов, который в соответствии с назначением документа дополняется буквенным индексом.

При наличии в поступившем конверте (пакете) нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным входящим регистрационным номером.

В ЭРК документа в СЭД вносятся сведения о документе и присваивается входящий регистрационный номер поступившему документу.

Документы, поступившие в СЭД по каналам МЭДО, регистрируются должностными лицами подразделения делопроизводства и режима непосредственно из МЭДО.

При регистрации поступившего документа в СЭД допускается дополнительно проставлять на нем штрих-код, позволяющий идентифицировать документ в данной системе.

Поступающие без сопроводительных писем издания, сброшюрованные материалы регистрируются в Журнале учета изданий (рекомендуемый образец приведен в приложении N 14 к настоящей Инструкции).

В случае если приложение к документу не подлежит подшивке в дело (например, брошюры, информационные книги, документы большого формата), оно берется на инвентарный учет, о чем производятся отметки на сопроводительном письме и в регистрационно-учетной форме, а сопроводительное письмо подшивается в дело.

При регистрации конверта (пакета) с отметкой "Лично" в регистрационно-учетной форме делается запись: "Пакет с отметкой "Лично".

Регистрация входящих (поступивших) документов производится в следующие сроки:

документов с отметками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" - незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления);

документов, поступивших в рабочее время, - в день поступления, поступивших в нерабочее время, - на следующий рабочий день, если законодательством Российской Федерации не установлено иное.

33. Порядок рассмотрения документов и доведения документов до исполнителей.

Входящие (поступившие) документы в день регистрации (с отметками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" - незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления) направляются в СЭД или передаются на бумажном носителе (при невозможности направления в СЭД) на рассмотрение адресату или уполномоченным должностным лицам под подпись в Журнале (карточке) учета документов, передаваемых на доклад (рекомендуемый образец приведен в приложении N 15 к настоящей Инструкции).

При необходимости незамедлительного исполнения входящего (поступившего) документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа адресатом или уполномоченным должностным лицом.

По результатам рассмотрения документов резолюции (указания по исполнению) по документу вносятся в ЭРК СЭД, после чего должностные лица, назначенные в качестве исполнителей по документу, получают доступ к электронному документу (электронной копии документа) и его ЭРК в СЭД и организуют работу с ним.

После внесения резолюции (указания по исполнению) по документу, поступившему по МЭДО, для информирования организации-отправителя в СЭД автоматически формируется уведомление о принятии документа к исполнению, содержащее следующие данные:

дата и время формирования уведомления;

краткая информация о поступившем документе, к которому относится уведомление;

информация о пункте документа, принятого к исполнению (опционально);

информация об авторе резолюции (участника МЭДО);

информация о руководителе подразделения-исполнителя;

информация об ответственном исполнителе (исполнителе).

Если в ходе исполнения полученного по МЭДО документа меняется ответственный исполнитель (исполнитель), для информирования организации-отправителя в СЭД автоматически формируется уведомление об изменении хода исполнения, содержащее следующие данные:

дата и время формирования уведомления;

краткая информация о поступившем документе, к которому относится уведомление;

информация о пункте документа, по которому меняется ход исполнения (ответственный исполнитель);

информация об изменении хода исполнения (информация об изменении ответственного исполнителя (исполнителя);

информация о документе-основании изменения хода исполнения документа (ответственном исполнителе (исполнителе).

Документы, которые исполняются воинскими частями (организациями) или их подразделениями, передаются им поочередно (если невозможно направление копий документов или электронных копий документов в СЭД) или одновременно - в электронных копиях документов в СЭД. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции (указании по исполнении) первым либо отмеченному символом "*" или обозначенному словами "созыв", "ответственный" ("отв.").

Документы на бумажном носителе должностные лица, ответственные за исполнение документа, получают в подразделении делопроизводства и режима под подпись в регистрационно-учетной форме с проставлением даты получения (при передаче срочных документов исполнитель проставляет также время получения).

При возвращении входящего (поступившего) документа из подразделения-исполнителя в подразделение делопроизводства и режима (после исполнения или ознакомления) его повторная регистрация не производится, а делается отметка в ЭРК СЭД (регистрационно-учетных формах) о прохождении документа.

34. Организация работы с исходящими (отправляемыми) документами.

Подразделение-ответственный исполнитель составляет и оформляет исходящий (отправляемый) документ в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также согласовывает его содержание с заинтересованными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями (внешнее согласование) и должностными лицами войск национальной гвардии (внутреннее согласование).

До представления проекта документа на подпись исполнитель по документу проверяет правильность оформления и адресации документа, а также наличие необходимых виз (согласований проекта документа), приложений (при наличии), при необходимости готовит справки, записки (докладные, служебные, пояснительные), разъясняющие содержание проекта документа, финансово-экономическое обоснование (в случае если документ влечет за собой расходы средств федерального бюджета), указатель рассылки.

Согласование проектов исходящих (отправляемых) документов, подготовленных в форме электронных документов, осуществляется в СЭД, а подготовленных на бумажном носителе - путем проставления виз на экземпляре документа, направляемом в дело.

При подготовке проектов служебных писем на бумажном носителе один экземпляр оформляется на бланке служебного письма и отправляется в адрес, второй экземпляр, предназначенный для визирования, - на простых листах бумаги (подшивается в дело вместе с исполненным документом). Проекты служебных писем на бумажном носителе, подлежащие тиражированию, отправляемые факсимильной связью, электронной почтой или с использованием СЭД (МЭДО), готовятся в единственном экземпляре.

Документы, адресуемые Президенту Российской Федерации, Председателю Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, руководителям федеральных органов исполнительной власти, Председателю Конституционного Суда Российской Федерации, Председателю Верховного Суда Российской Федерации, Генеральному прокурору Российской Федерации, Председателю Следственного комитета Российской Федерации, подписывает директор (лицо, исполняющее его обязанности).

Документы, адресуемые в Администрацию Президента Российской Федерации, совещательные и консультативные органы при Президенте Российской Федерации, комитеты и Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, комитеты и Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, заместителям Председателя Конституционного Суда Российской Федерации, заместителям Председателя Верховного Суда Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Председателя Следственного комитета Российской Федерации, Председателю (заместителям Председателя) Счетной палаты Российской Федерации, Председателю (заместителям Председателя) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, подписывают заместители директора (в соответствии с распределением обязанностей).

Документы, адресуемые в структурные подразделения федеральных органов исполнительной власти, воинские части (организации), подписывают начальники (руководители) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии (по вопросам, находящимся в их компетенции) и их заместители.

Документы, адресуемые в аппараты полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, подписывают начальники (руководители) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии (по вопросам, находящимся в их компетенции) и их заместители, командующие округами войск национальной гвардии и их заместители, начальники территориальных органов Росгвардии.

Документы, адресуемые в органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, организации, общества и гражданам, подписывают начальники (руководители) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии (по вопросам, находящимся в их компетенции) и их заместители, командующие округами войск национальной гвардии и их заместители, начальники территориальных органов Росгвардии и их заместители, командиры (начальники) соединений, воинских частей, организаций войск национальной гвардии и их заместители.

Инициативные документы, адресуемые в вышестоящие органы управления, в порядке непосредственной подчиненности подписывают командующие округами войск национальной гвардии, начальники территориальных органов Росгвардии, командиры (начальники) соединений, воинских частей, организаций войск национальной гвардии (их филиалов), а также их заместители по направлениям деятельности.

35. Регистрация исходящих (отправляемых) документов.

Документы, подготовленные, согласованные со всеми заинтересованными лицами и подписанные уполномоченными должностными лицами, передаются для регистрации в подразделение делопроизводства и режима либо делопроизводителю и включаются в СЭД.

Перед включением исходящих (отправляемых) документов в СЭД подразделение делопроизводства и режима либо делопроизводитель проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность оформления реквизита "адресат", сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, наличие отметки об исполнителе), а также наличие приложений и экземпляров документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

При регистрации исходящего (отправляемого) документа, предназначенного для отправки по МЭДО, в СЭД должны формироваться сведения, установленные Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утвержденными приказом Минцифры России и ФСО России от 4 декабря 2020 г. N 667/233 (зарегистрирован Минюстом России 5 марта 2021 г., регистрационный N 62668) (далее - Требования к организационно-техническому взаимодействию):

регистрационный номер и дата регистрации документа;

элементы визуализации регистрационных данных документа (даты документа и регистрационного номера документа) и электронной подписи должностного лица, подписавшего документ (отметка об электронной подписи);

данные о местоположении элементов визуализации регистрационных данных и отметки об электронной подписи (координаты).

Регистрация исходящих (отправляемых) документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. Срочные документы, документы в вышестоящие и (или) контролирующие органы регистрируются (включаются) в СЭД и направляются адресату незамедлительно.

При включении исходящего (отправляемого) документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа.

Если ЭРК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего (отправляемого) документа в нее добавляются сведения об исходящем регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем (отправляемом) документе.

Регистрация исходящих (отправляемых) документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

Исходящий регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на копии, остающейся в деле.

Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Электронные документы, электронные копии документов, подготовленных на бумажном носителе, помещаются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

При необходимости хранения копии исходящего (отправляемого) документа на бумажном носителе копия с визами и приложениями подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел (входящий (поступивший) документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом, копия исходящего (отправляемого) документа заверяется отметкой "Верно" и подписывается исполнителем документа либо работником, ответственным за отправку исходящей (отправляемой) корреспонденции).

Исходящий регистрационный номер состоит: из индекса отправителя в соответствии с Классификатором индексов в войсках национальной гвардии Российской Федерации, утверждаемым директором (далее - Классификатор индексов), а затем через дробь (при наличии в индексе дроби - через тире) - порядковый номер регистрации исходящего (отправляемого) документа в СЭД (при ее неработоспособности - в Журнале учета подготовленных документов) (например, "1/312").

36. Отправка документов.

Решение о способе доставки документа адресатам принимается подразделением-исполнителем по согласованию с подразделением делопроизводства и режима.

Досылка разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ.

Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован Минюстом России 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442), с учетом изменений, внесенных приказом Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. N 61 (зарегистрирован Минюстом России 28 марта 2018 г., регистрационный N 50545), приказом Минкомсвязи России от 13 ноября 2018 г. N 619 (зарегистрирован Минюстом России 19 марта 2019 г., регистрационный N 54090); от 27 марта 2019 г. N 106 (зарегистрирован Минюстом России 7 июня 2019 г., регистрационный N 54893), приказом Минцифры России от 19 ноября 2020 г. N 602 (зарегистрирован Минюстом России 30 ноября 2020 г. N 61158) (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), при отправке иными видами связи - в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам связи.

Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий нормативных правовых актов и распорядительных документов, направляемых в воинские части (организации).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Исходящие (отправляемые) документы обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день (срочная корреспонденция отправляется в первую очередь).

Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование и передачу на отправку.

При направлении документа более чем в 4 адреса исполнитель документа на отдельном листе составляет указатель рассылки, который согласовывается с начальником подразделения делопроизводства и режима, утверждается начальником подразделения, подготовившего документ.

Указатель рассылки подшивается в дело и хранится вместе с подлинником документа.

Документы, отправляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

Почтовые отправления (с уведомлением о вручении адресату и без него) передаются в почтовое отделение, отправляемые фельдъегерской или специальной связью документы передаются фельдъегерю или иному лицу, обеспечивающему отправку корреспонденции, по Реестру на направляемую корреспонденцию (рекомендуемый образец приведен в приложении N 16 к настоящей Инструкции), в котором отражаются сведения об адресате, номер отправления (исходящий регистрационный номер), дата отправки.

Исходящие регистрационные номера документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.

Реестр на направляемую корреспонденцию оформляется не менее чем в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в подразделение делопроизводства и режима с отметкой о принятии отправления и хранится в соответствующем деле.

Отправка документов по МЭДО должна осуществляться в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию.

Для отправки документа по МЭДО должны быть сформированы:

графические элементы визуализации регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметки об электронной подписи должностного лица, подписавшего документ, а также данные об их местоположении (в случае если они не были сформированы при регистрации документа);

транспортный контейнер для передачи электронного документа.

Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД.

37. Регистрация и прохождение внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих (отправляемых) документов, а на этапе исполнения - входящих (поступивших) документов.

Регистрация внутренних документов осуществляется с использованием СЭД. Регистрационные номера присваиваются отдельно по различным видам документов.

Распоряжения Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, командиров (начальников) регистрируются отдельно от приказов.

Оригинал докладной (служебной) записки после рассмотрения возвращается ее исполнителю для организации дальнейшей работы.

Электронные копии в соответствии с резолюцией направляются должностным лицам, ответственным за выполнение.

Протоколы регистрируются секретарем коллегиального органа (должностным лицом, назначенным командиром (начальником) в Журнале учета протоколов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 17 к настоящей Инструкции) за порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Подписанные распорядительные документы регистрируются в подразделении делопроизводства и режима в день подписания или на следующий рабочий день в Журнале учета распорядительных документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 18 к настоящей Инструкции) за порядковым номером и (или) включаются в СЭД в виде электронных копий.

Регистрация приказов по личному составу, по строевой части осуществляется в отдельных разделах Журнала учета распорядительных документов за порядковым номером, к которому без пробела присоединяются буквы "л/с" или "с/ч" соответственно. Подшивка указанных приказов производится в отдельные номенклатурные дела в зависимости от сроков их хранения.

Подлинники нормативных правовых актов и распорядительных документов, издаваемых в Росгвардии, воинской части (организации), формируются в самостоятельные дела по видам документов.

Подлинники нормативных правовых актов и распорядительных документов, издаваемых в Росгвардии, воинской части (организации), рассылать запрещается.

Поступившие и тиражированные экземпляры (копии) нормативных правовых (правовых) актов регистрируются в Журнале учета распорядительных документов за порядковым номером и (или) включаются в СЭД в виде электронных копий.

Журнал учета распорядительных документов может иметь следующие разделы:

приказы Росгвардии;

приказы командующего округом войск национальной гвардии;

приказы начальника территориального органа Росгвардии;

приказы командира соединения;

приказы по личному составу;

указы, постановления, приказы, распоряжения, указания других государственных органов.

Регистрация должна ежегодно начинаться с первого номера.

На каждом экземпляре поступившего нормативного правового (правового) акта и не сброшюрованного с ним приложения проставляется штамп, в котором указываются порядковый номер документа по Журналу учета распорядительных документов и дата поступления.

Не сброшюрованное с основным документом приложение регистрируется в Журнале учета распорядительных документов отдельной строкой за тем же порядковым номером, что и основной документ.

Журнал учета распорядительных документов может быть закончен только после проставления отметок о рассылке (со ссылкой на номер и дату сопроводительного письма), уничтожении (со ссылкой на номер и дату акта об уничтожении) или перерегистрации (со ссылкой на регистрационный номер в сводном Журнале учета распорядительных документов) по всем зарегистрированным полученным (тиражированным) нормативным правовым (правовым) актам.

Регистрация в сводном Журнале учета распорядительных документов производится валовым порядком без деления по ведомственной принадлежности в хронологическом порядке.

Тиражированные нормативные правовые (правовые) акты либо их копии рассылаются без сопроводительных писем за порядковым номером в Журнале учета распорядительных документов, который проставляется на пакете.

Нормативные правовые (правовые) акты тиражируются и рассылаются с учетом служебной необходимости. Копии нормативных правовых актов направляются в подразделение, осуществляющее их систематизированный учет, а также в структурное подразделение центрального аппарата Росгвардии, осуществляющее правовое обеспечение деятельности Росгвардии (далее - правовое подразделение Росгвардии). В аналогичном порядке тиражируются и рассылаются межведомственные соглашения (соглашения с другими государственными органами и организациями) и протоколы.

Нормативные правовые (правовые) акты рассылаются в соответствии с указателем рассылки.

При обнаружении редакционных и технических ошибок замена разосланных экземпляров нормативного правового (правового) акта производится с разрешения должностного лица, его издавшего.

Указания по исполнению нормативных правовых (правовых) актов, подлежащих возврату, пишутся на отдельных листах с резолюцией, которые хранятся в подразделении делопроизводства и режима.

Ознакомление с нормативными правовыми (правовыми) актами производится под подпись на листе с резолюцией или на отдельном Листе доведения нормативных правовых (правовых) актов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 19 к настоящей Инструкции).

В случае ознакомления с нормативным правовым (правовым) актом на служебном совещании отметка об этом проставляется должностным лицом, ознакомившим личный состав с его содержанием.

Листы доведения нормативных правовых (правовых) актов хранятся в подразделении делопроизводства и режима в течение двух лет.

Должностные лица, отсутствовавшие по каким-либо причинам на служебном совещании, самостоятельно ознакамливаются с нормативными правовыми (правовыми) актами в подразделении делопроизводства и режима с проставлением подписи в Листе доведения нормативных правовых (правовых) актов.

На нормативных правовых (правовых) актах, в которые внесены изменения, отмененных (признанных утратившими силу) (за исключением нормативных правовых (правовых) актов, поставленных на систематизированный учет), а также в их регистрационно-учетных формах делаются отметки о внесенных изменениях, отмене (признании утратившими силу). После чего отмененные (признанные утратившими силу) нормативные правовые (правовые) акты хранятся отдельно от действующих нормативных правовых (правовых) актов до уничтожения.

Поступившие тиражированные нормативные правовые (правовые) акты после регистрации в регистрационно-учетных формах хранятся по годам их издания с составлением внутренней описи в папках, папках-файлах или скоросшивателях, которые в номенклатуру дел не включаются.

Нормативные правовые (правовые) акты выдаются должностным лицам под подпись в карточке учета выдачи. Папки с нормативными правовыми (правовыми) актами выдавать запрещается.

38. Учет и анализ объемов документооборота.

Учет и анализ объемов документооборота, состава и структуры документопотоков ведется в целях:

совершенствования организации работы с документами;

принятия решений о приобретении средств компьютерной техники и оргтехники;

расчета оптимальной численности должностных лиц, занятых в делопроизводстве;

нормирования труда (служебного времени);

повышения исполнительской дисциплины.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются подразделением делопроизводства и режима и не реже одного раза в полугодие представляются заместителю директора, ответственному за координацию деятельности УДиР Росгвардии, командиру (начальнику).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным СЭД и иным регистрационно-учетным формам. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих (отправляемых) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда и определения численности должностных лиц.

39. Управление документами в СЭД.

Доступ к работе в СЭД имеют только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации.

Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в разделах СЭД (по видам документов).

В ходе рассмотрения документа или в ходе согласования проекта документа заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется маршрут согласования.

Страницы отсканированного документа должны располагаться в соответствии с нумерацией или в порядке изложения текста, а также иметь удобную для чтения ориентацию страниц. Не допускается сканирование чистых страниц документа.

Документы, содержащие конфиденциальную информацию и персональные данные, приложения нестандартных размеров, а также сброшюрованные документы регистрируются в СЭД без сканирования.

После включения электронных документов в СЭД формируются регистрационные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа необходимо создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

Регистрация и учет электронных документов осуществляются в информационных системах.

При включении в СЭД входящих (поступивших) документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

наименование организации-корреспондента;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

дата поступления документа;

входящий регистрационный номер;

способ доставки документа;

заголовок к тексту;

количество листов основного документа;

отметка о приложении;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, тип связи);

резолюция;

срок исполнения документа;

индекс дела по номенклатуре дел;

сведения о переадресации документа;

отметка о контроле;

гриф ограничения доступа к документу;

сведения об электронной подписи;

результат проверки электронной подписи;

электронный адрес корреспондента;

ссылки на файл входящего (поступившего) документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

При включении в СЭД исходящих (отправляемых) документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

наименование организации - адресата;

фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, тип связи);

количество листов основного документа;

индекс отправителя, присвоенный в соответствии с Классификатором индексов;

отметка о приложении;

гриф ограничения доступа к документу;

подразделение-ответственный исполнитель документа;

сведения об электронной подписи;

ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

электронный адрес корреспондента;

способ доставки документа адресату.

При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

наименование подразделения, подготовившего проект документа;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

гриф ограничения доступа к документу;

фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту;

подразделение (должностное лицо) - исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

количество листов основного документа;

отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

индекс отправителя, присвоенный в соответствии с Классификатором индексов;

резолюция;

отметка о контроле;

ссылки на файл входящего (поступившего) документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Рассылка документов подключенным к СЭД адресатам осуществляется с использованием СЭД в виде электронных документов или электронных копий документов, полученных в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Документы на бумажном носителе досылаются в адреса только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и приказами (распоряжениями) Росгвардии, командиров (начальников), с отметкой об этом в графе "Комментарий" электронного документа в СЭД.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

40. Копирование (размножение, тиражирование) документов.

Копировально-множительные работы осуществляются централизованно на множительных участках или в типографиях.

Наряды на снятие копий и множительные работы подписывает начальник подразделения делопроизводства и режима или его заместитель, которые проверяют правильность оформления документов, указателя рассылки, наличие разрешения на размножение.

Копирование (тиражирование) небольших по объему документов (не имеющих грифа ограничения доступа) производится непосредственно в подразделениях воинской части (организации), имеющих копировально-множительную технику.

На множительные участки сдаются первые экземпляры (подлинники) документов, отвечающие необходимым техническим требованиям. Материалы должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на стандартных листах бумаги форматов A3, A4 или A5.

Тираж изготовленных копий должен соответствовать наряду. Размноженные экземпляры выдаются исполнителю под подпись вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы на первом экземпляре (подлиннике) документа и бланке наряда делается соответствующая отметка. Учет выполнения работ ведется на основании нарядов.

Если при копировании документа уменьшается его формат, с размещением нескольких листов оригинала на одном листе копии без последующего их разрезания, то в регистрационных формах учитываются: для оригинала - число листов оригинала, для копии - число листов копии. Листом считается бумажный носитель информации, изготовленный (разрезанный) по размеру, установленному стандарту.

Дополнительно размноженные экземпляры документа регистрируются за тем же номером, за которым этот документ отпечатан, о произведенном размножении на последнем листе оригинала проставляется штамп: "Регистрационный N ____. Дополнительно размножено __ экз. __ на листах. Наряд N ____ от __ ______ ____ г. Подпись исполнителя заказа _______". В журналах учета копировально-множительных работ указываются дата и количество дополнительно размноженных экземпляров документов, место их нахождения.

Нумерация дополнительно размноженных в центральном аппарате Росгвардии, воинской части (организации) экземпляров входящего (поступившего) документа производится с указанием номера экземпляра входящего (поступившего) документа, с добавлением через дробь номера размноженного экземпляра.

Нумерация размноженных экземпляров исходящего (отправляемого) документа продолжается от последнего номера ранее учтенного (размноженного) экземпляра исходящего (отправляемого) документа.

41. Контроль за исполнением документов (поручений).

Распорядительные документы, перечни поручений, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы (поручения), требующие исполнения.

Контроль за исполнением документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

Контроль за исполнением документов (поручений) ведется:

исполнения документов (поручений) по существу - должностными лицами войск национальной гвардии, на которых возложено исполнение документа (поручения);

сроков исполнения документов (поручений) - подразделениями делопроизводства и режима (делопроизводителями) или иными должностными лицами по поручению директора, заместителей директора, командиров (начальников) (далее - субъект контроля).

Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает следующие этапы:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

информирование должностных лиц о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

На документах, подлежащих контролю сроков их исполнения, проставляется штамп "Контроль" или "Особый контроль".

Срок исполнения документа (поручения) указывается непосредственно в документе или в резолюции к документу.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то они подлежат исполнению в предшествующий рабочий день.

Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие отметку:

"весьма срочно" - в течение одного дня;

"срочно" - в 3-дневный срок;

"оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок не более 30 дней.

Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, по истечении двух третьих срока исполнения документа осуществляется предварительный контроль и напоминание исполнителям.

Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) осуществляется в автоматическом режиме посредством СЭД и (или) иного программного обеспечения, а также с использованием электронной почты или телефонной связи.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля за исполнением документов (поручений).

По документам (поручениям), имеющим длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей, по указанию директора, заместителей директора, командиров (начальников) подготавливается план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках исполнения документа (поручения). План контроля разрабатывается субъектом контроля и после согласования с исполнителями утверждается должностным лицом, давшим поручение о его разработке. Копии плана контроля или выписки из него направляются исполнителям.

Приостановить или отменить исполнение контрольного документа (поручения) может директор, заместители директора или командир (начальник), подписавшие документ (поручение) или давшие поручение (резолюцию).

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель обязан представить докладную (служебную) записку о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено должностному лицу, установившему такой срок, в течение двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения документа (поручения) превышает два месяца - в течение одного месяца срока исполнения документа (поручения).

Сроки исполнения срочных документов не продлеваются и не корректируются.

Об изменении срока исполнения документа (поручения), состава исполнителей документа (поручения), принятия решения об исполнении документа (поручения) без направления ответа ответственный исполнитель информирует субъект контроля.

Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.

Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа.

Решение об исполнении документа (поручения) без направления ответа принимает должностное лицо, поставившее документ (поручение) на контроль.

Сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля за исполнением.

В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

Субъект контроля анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет директору, заместителям директора, командиру (начальнику) отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, неисполненных, находящихся на исполнении.

Документы, поставленные на контроль, принимаются подразделением делопроизводства и режима для формирования дел только после снятия их с контроля и проставления соответствующей отметки.

42. Работа исполнителя с документами.

Исполнитель в процессе исполнения документа осуществляет:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением требований настоящей Инструкции;

согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

повторное согласование проекта документа (в случае его серьезной корректировки по результатам первого согласования);

в необходимых случаях - подготовку указателя рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение);

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки о направлении документа в дело.

Исполнитель обеспечивает полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, и соблюдение установленных сроков исполнения документа.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах и ходе промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другое), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, представляют головному исполнителю предложения. Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.