19. Документы войск национальной гвардии.

В войсках национальной гвардии создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

Документы войск национальной гвардии на бумажном носителе изготавливаются на бумаге формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм), при необходимости может использоваться бумага форматов A0 (841 x 1189 мм), A1 (594 x 841 мм), A2 (420 x 594 мм), A3 (297 x 420 мм) и A6 (105 x 148 мм).

Документы войск национальной гвардии могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, а также в соответствии с согласованным с Федеральным архивным агентством Перечнем документов, создание, хранение и использование которых в войсках национальной гвардии Российской Федерации осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утверждаемым директором.

В системе электронного документооборота (далее - СЭД), в которую включаются электронные документы, при визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе воспроизводятся реквизиты, обязательные для соответствующего вида документа.

В СЭД поддерживается функция создания электронных документов.

Электронные шаблоны бланков по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от несанкционированных изменений.

20. Бланки документов.

Бланки документов разрабатываются УДиР Росгвардии, подразделением делопроизводства и режима воинской части (организации) на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов (при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - выравниваются по центру вдоль верхнего поля документа) в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Для изготовления бланков документов используется бумага формата A4 (210 x 297 мм).

Бланки документов на бумажном носителе изготавливаются в соответствии с Формами бланков документов (приложение N 2 к настоящей Инструкции).

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов типографским способом и с использованием технических средств (устройств, штампов).

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2022, N 1, ст. 1) (далее - Закон о Государственном гербе Российской Федерации), постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2018, N 13, ст. 1808).

Общий бланк (формы NN 1 и 2 приложения N 2 к настоящей Инструкции) включает реквизиты: "герб (Государственный герб Российской Федерации)" или "эмблема" войск национальной гвардии, "наименование организации - автора документа", "место составления (издания) документа".

Кроме перечисленных реквизитов, на общем бланке проставляются ограничительные отметки для реквизитов "дата документа"; "регистрационный номер документа".

Если общий бланк используется как бланк структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии, управления оперативно-территориального объединения войск национальной гвардии, территориального органа Росгвардии, управления соединения, воинской части, военной образовательной организации высшего образования и иной организации войск национальной гвардии (форма N 2 приложения N 2 к настоящей Инструкции) дополнительно указывается реквизит "наименование структурного подразделения - автора документа".

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии, управления оперативно-территориального объединения войск национальной гвардии, территориального органа Росгвардии, управления соединения, воинской части, военной образовательной организации высшего образования и иной организации войск национальной гвардии, кроме служебного письма.

Бланк служебного письма (формы NN 3 - 6 приложения N 2 к настоящей Инструкции) включает реквизиты: "герб (Государственный герб Российской Федерации)" или "эмблема" войск национальной гвардии, "наименование организации - автора документа", "справочные данные об организации", а также ограничительные отметки для реквизитов "дата документа"; "регистрационный номер документа", "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа", "адресат", "заголовок к тексту".

В бланках служебных писем воинских частей (организаций) и подразделений Главного штаба войск национальной гвардии (формы NN 5 и 6 приложения N 2 к настоящей Инструкции) дополнительно к перечисленным реквизитам используется реквизит "наименование структурного подразделения - автора документа".

В бланках служебных писем директора, первого заместителя директора, начальника Главного штаба войск национальной гвардии - заместителя директора, статс-секретаря - заместителя директора, заместителей директора (далее - заместители директора, если иное не оговорено особо), используемых во внутриведомственной переписке (формы NN 7 - 11 приложения N 2 к настоящей Инструкции), вместо реквизитов "герб (Государственный герб Российской Федерации)" или "эмблема" войск национальной гвардии, "наименование организации - автора документа", "справочные данные об организации" используется реквизит "наименование должности лица - автора документа".

Бланки приказа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, заместителей директора (формы NN 12 - 16 приложения N 2 к настоящей Инструкции) или распоряжения Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации (форма N 17 приложения N 2 к настоящей Инструкции) включают реквизиты: "герб (Государственный герб Российской Федерации)", "наименование организации - автора документа"; "наименование вида документа", "место составления (издания) документа", а также ограничительные отметки для реквизитов "Дата документа", "регистрационный номер документа", "заголовок к тексту".

В бланке приказа заместителя директора дополнительно к перечисленным реквизитам используется реквизит "наименование должности лица - автора документа".

Документы Росгвардии, оформленные на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, подписываются директором или заместителями директора (в соответствии с распределением обязанностей).

Бланки служебных писем с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации не используются во внутриведомственной переписке.

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки) подлежат учету в подразделении делопроизводства и режима и выдаются должностным лицам под подпись в Журнале учета бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (рекомендуемый образец приведен в приложении N 3 к настоящей Инструкции). Учет гербовых бланков документов ведется раздельно по видам бланков.

Испорченные гербовые бланки документов сдаются должностному лицу подразделения делопроизводства и режима, ответственному за их учет.

Реквизиты бланков документов, в том числе гербовых бланков документов, оформляются в одноцветном варианте: на гербовом бланке служебного письма - золотым цветом, на бланках приказов Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, заместителей директора - синим цветом, на бланках иных видов документов - черным цветом.

21. Общие требования к изготовлению документов.

Оформление документов в войсках национальной гвардии осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Каждый лист документа, оформленный на бланке установленной формы или на стандартном листе бумаги, должен иметь служебные поля:

30 мм - левое;

20 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

При создании документов на лицевой и оборотной сторонах листа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При оформлении (создании) документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты, включенные в Перечень наименований шрифтов, утверждаемый директором (далее - Перечень наименований шрифтов), размеров NN 12, 13, 14 (при оформлении реквизитов "справочные данные об организации", "заголовок к тексту", "отметка об исполнителе" допускается использование размеров NN 10, 11, 12), являющиеся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающие следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля.

Шрифт в документе должен быть единым по размеру, за исключением особенностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.

При составлении таблиц может быть использован шрифт без засечек, рубленый (sans-serif), начертания новый гротеск, пропорциональный, делового стиля, включенный в Перечень наименований шрифтов, размеров NN 10, 11, 12.

Используемая для создания документов гарнитура шрифта должна:

реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов;

распространяться правообладателем на основе простой (неисключительной) лицензии, соответствующей требованиям законодательства Российской Федерации и предоставляющей неограниченному кругу лиц на безвозмездной основе на весь срок действия исключительных прав на гарнитуры шрифтов права на использование, распространение, воспроизведение и модификацию гарнитур шрифтов на всей территории Российской Федерации без каких-либо ограничений.

Текст документа печатается от левой границы текстового поля документа и выравнивается по левой и правой границам текстового поля документа (выравнивание по ширине). Первая строка абзаца начинается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля документа. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.

Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа, оформляемые слева ("заголовок к тексту", "отметка о приложении", "подпись", "отметка об исполнителе"), а также заключительная этикетная фраза печатаются непосредственно от границы левого поля.

Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания (тиражирования) с уменьшением масштаба, текст может печататься через два межстрочных интервала.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Интервал между буквами в словах - обычный, интервал между словами - один пробел.

Для выделения отдельных фрагментов текста документа может использоваться полужирный шрифт.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют шрифтом размера N 12 арабскими цифрами посередине верхнего поля с отступом от края листа 10 мм без каких-либо дополнительных знаков. При этом на первом листе документа номер страницы не ставится.

Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа (за исключением организационно-распорядительных документов и нормативных правовых актов).

В случае необходимости документ может иметь верхний и нижний колонтитулы, находящиеся на расстоянии 10 мм от края листа.

Электронные документы создаются в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

Обрабатываются и хранятся электронные документы в СЭД.

Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать:

создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Программное обеспечение, используемое для создания электронных документов в формате Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством СЭД и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи (в случае их формирования) должны иметь формат PDF/A-1.

Создаваемые электронные документы состоят из контента (содержания) и метаданных.

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке документа (далее - ЭРК).

22. Оформление реквизитов документов.

При подготовке и оформлении документов в войсках национальной гвардии используются следующие реквизиты:

01 - герб (Государственный герб Российской Федерации);

02 - эмблема;

04 - код формы документа;

05 - наименование организации - автора документа;

06 - наименование структурного подразделения - автора документа;

07 - наименование должности лица - автора документа;

08 - справочные данные об организации;

09 - наименование вида документа;

10 - дата документа;

11 - регистрационный номер документа;

12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 - место составления (издания) документа;

14 - гриф ограничения доступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту;

18 - текст документа;

19 - отметка о приложении;

20 - гриф согласования документа;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка об электронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка о поступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка о контроле;

30 - отметка о направлении документа в дело.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться отметки, например: "Вручить немедленно", "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Лично" и другие.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении N 4 к настоящей Инструкции.

Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении N 5 к настоящей Инструкции.

23. Процедура подготовки документа.

Проекты документов, подготовленные в войсках национальной гвардии, подлежат согласованию. Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется подразделением-исполнителем.

Согласование проекта документа оформляется грифом согласования документа (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).

Решение о согласовании проекта документа, созданного в войсках национальной гвардии совместно с другими государственными органами (органами местного самоуправления, организациями), может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указываются наименование государственного органа (органа местного самоуправления, организации), координационного или совещательного органа, согласовавшего проект документа, дата и исходящий регистрационный номер письма или дата и номер протокола.

При наличии нескольких согласующих инстанций согласование (внешнее или внутреннее) может быть оформлено на листе согласования.

Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть.

Лист согласования заверяется подписью должностного лица подразделения делопроизводства и режима или делопроизводителя с указанием даты его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование.

Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) уполномоченными должностными лицами на бумажном носителе - собственноручной подписью, электронные документы - электронной подписью, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2021, N 27, ст. 5187) (далее - Федеральный закон об электронной подписи) и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

На документах, утверждаемых правовыми актами или уполномоченным должностным лицом, оформляется гриф утверждения документа.

В необходимых случаях собственноручная подпись директора, заместителей директора, командира (начальника) или иного уполномоченного должностного лица заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (Перечень документов, на которых ставится печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации приведен в приложении N 6 к настоящей Инструкции).

24. Состав документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

Состав документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии, определяется в соответствии с согласованным с Федеральным архивным агентством Перечнем документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии Российской Федерации, с указанием сроков хранения, утверждаемым директором (далее - Перечень документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии).

В установленных законодательством Российской Федерации случаях Росгвардией могут издаваться документы совместно с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон, которые оформляются и публикуются как единый документ.

24.1. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов.

Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Правилами подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, утверждаемыми директором.

24.2. Подготовка распорядительных документов.

Распорядительные документы издаются по вопросам основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, их действие исчерпывается однократным применением.

Разработка проекта распорядительного документа возлагается на воинские части (организации) и их подразделения с учетом их функций и компетенции.

Включение в распорядительные документы предписаний нормативно-правового характера запрещается.

Проекты распорядительных документов согласовываются разработчиком с заинтересованными должностными лицами.

При направлении разработчиком проектов распорядительных документов для согласования или подписания к ним прилагаются материалы с обоснованием содержащихся в них предписаний.

В случае если издание распорядительного документа влечет за собой расходы средств федерального бюджета разработчиком, готовятся финансово-экономическое обоснование и (или) другие необходимые расчеты и обоснования с указанием источника финансирования.

Распорядительные документы действуют до выполнения всех изложенных в них предписаний или до их отмены (признания утратившими силу).

Признание утратившими силу распорядительных документов или внесение в них изменений производится только распорядительными документами того же вида.

24.2.1. Распоряжения подписываются директором, заместителями директора (в соответствии с распределением обязанностей), начальниками (руководителями) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии, командующими округами войск национальной гвардии и их заместителями (в соответствии с распределением обязанностей), начальниками (командирами) территориальных органов Росгвардии, соединений, воинских частей, военных образовательных организаций высшего образования и иных организаций войск национальной гвардии.

Проекты распоряжений Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации изготавливаются с использованием бланка распоряжения Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, а распоряжения воинских частей (организаций) - общего бланка.

24.2.2. Приказы подписываются директором, заместителями директора (в соответствии с распределением обязанностей), начальниками (руководителями) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии, командующими округами войск национальной гвардии и их заместителями (в соответствии с распределением обязанностей), начальниками (командирами) территориальных органов Росгвардии, соединений, воинских частей, военных образовательных организаций высшего образования и иных организаций войск национальной гвардии, которым законодательными и иными нормативными правовыми актами предоставлено право издавать приказы в пределах предоставленных полномочий.

Проекты приказов изготавливаются с использованием бланка приказа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, заместителей директора, а также общего бланка (в воинских частях (организациях).

Не допускается совмещение в одном приказе предметов правового регулирования по основной деятельности, по личному составу и по строевой части.

25. Протокол заседания (совещания).

Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях (совещаниях) оформляется протоколами.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол заседания (совещания) издается в полной или краткой форме (опускается ход обсуждения вопросов и указывается только список присутствующих, рассматриваемые вопросы, принятые по ним решения) (рекомендуемые образцы приведены в приложении N 7 к настоящей Инструкции).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствовавшего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствовавших превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных государственных органов (органов местного самоуправления, организаций), указываются место службы (работы) и должность каждого лица.

Вводная часть полного протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассмотренных вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения на заседании. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст полного протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение) содержит конкретные поручения с указанием ответственных и сроков исполнения поручений; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте полного протокола после соответствующего постановления (решения).

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии и инициалы председателя (председательствовавшего), секретаря, а также фамилии и инициалы присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования воинских должностей (должностей) присутствующих, а справа от наименования должностей - их воинские (специальные) звания, инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

В основной части краткого протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой в скобках указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса.

Ниже печатаются принятые по вопросу решения.

Протокол подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Проект протокола готовится секретарем. Срок подготовки не должен превышать 5 рабочих дней со дня заседания (совещания), если иное не уставлено председателем (председательствовавшим).

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает секретарь. Доведение протоколов до заинтересованных лиц может осуществляться в электронном виде.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов. Рассылка копий протоколов (выписок из протоколов) из воинской части (организации) осуществляется через подразделение делопроизводства и режима (делопроизводителя).

Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

герб (Государственный герб Российской Федерации) или эмблема войск национальной гвардии;

наименование организации - автора документа;

наименование структурного подразделения - автора документа;

наименование вида документа - ПРОТОКОЛ (слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размера N 14 и выравнивается по центру) с указанием вида заседания (совещания);

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа - указывается (при необходимости) по месту проведения заседания (совещания);

текст документа;

подпись (подписи) - состоит из слова "Председатель", если заседание (совещание) проводилось под руководством коллегиального или совещательного (координационного, методического) органа, или наименования должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря, воинских (специальных) званий, собственноручной подписи (подписей), инициалов и фамилий.

В отдельных, установленных законодательством Российской Федерации случаях (например, протоколы аттестационных, конкурсных комиссий) подписываются всеми членами комиссии.

Подпись (подписи) печатается (печатаются) от левой границы текстового поля документа.

26. Служебное письмо.

Служебные письма в войсках национальной гвардии готовятся в качестве:

доклада о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответа на запрос федерального государственного органа;

ответа на парламентский запрос;

ответа на запрос сенатора Российской Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

ответа на запрос депутата представительного органа субъекта Российской Федерации;

сопроводительного письма к проектам федеральных законов, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, проектам законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации;

ответа на запрос иного государственного органа (органа местного самоуправления, организации);

писем инициативного характера по вопросам деятельности войск национальной гвардии;

в других случаях, требующих направления запроса (просьбы) о предоставлении информации (документов, сведений) или ответа на поступивший запрос (просьбу).

Служебные письма изготавливаются на бланках служебных писем.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

Служебные письма излагаются:

от первого лица множественного числа (например: "Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект...");

от третьего лица единственного числа ("Росгвардия не считает возможным...", "Федеральная служба войск национальной гвардии Российской Федерации предлагает рассмотреть возможность...");

от первого лица единственного числа, если служебное письмо оформлено на бланке служебного письма с реквизитом "наименование должности лица - автора документа" ("Прошу Вас представить сведения о...", "Считаю возможным принять участие в...").

Служебные письма в установленном настоящей Инструкцией порядке проходят процедуру согласования (визирования) заинтересованными должностными лицами и подписываются директором, заместителями директора (в соответствии с распределением обязанностей), командирами (начальниками) воинских частей (организаций) и их заместителями (в пределах компетенции и полномочий).

К проекту служебного письма, носящему инициативный характер, прилагаются материалы, содержащие обоснование необходимости подписания проекта документа.

Служебное письмо, подписываемое руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляется не на бланке служебного письма, а на листах бумаги формата A4, при этом реквизиты "герб (Государственный герб Российской Федерации)", "эмблема", "наименование организации - автора документа", "справочные данные об организации" не используются, а в реквизит "подпись" включается наименование федерального органа исполнительной власти.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или в резолюциях (поручениях) должностных лиц.

27. Докладная, служебная, аналитическая записка, объяснение, рапорт.

Докладные, служебные, аналитические записки, объяснения, а также рапорта оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и адресуются конкретному должностному лицу.

Докладная, служебная, аналитическая записка, объяснение, рапорт имеют следующий состав реквизитов:

наименование вида документа (за исключением служебной записки);

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (в служебной записке);

гриф ограничения доступа к документу (при необходимости);

адресат;

заголовок к тексту (в докладных записках);

текст документа;

виза (в случае согласования);

подпись;

отметка об электронной подписи (в случае подготовки и отправки в форме электронного документа);

отметка об исполнителе (в докладной или служебной записке);

отметка о направлении документа в дело (при необходимости).

Рекомендуемый образец докладной записки приведен в приложении N 8 к настоящей Инструкции.

Рекомендуемый образец служебной записки приведен в приложении N 9 к настоящей Инструкции.

В докладных (служебных) записках реквизит "регистрационный номер документа" проставляется в левом нижнем поле документа в свободном от текста месте, а при отсутствии места - на оборотной стороне листа внизу слева.

Реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" в служебной записке оформляется ниже реквизита "адресат" в левой границе текстового поля.

В аналитической записке приводится анализ проблемных вопросов, излагаются результаты анализа и предложения по их разрешению.

В объяснении должностные лица в произвольной форме объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения воинской (служебной, трудовой) дисциплины или невыполнения поручений. Подписывает объяснение его составитель.

В рапортах излагается письменное обращение подчиненного к начальнику в виде доклада, сообщения, отчета о проделанной работе или ходатайства.

28. Перечень поручений.

В перечне поручений содержатся решения директора, заместителей директора, командующего округом войск национальной гвардии и его заместителей, принимаемые по результатам проводимых под их руководством проверок, заседаний, совещаний или иных мероприятий (например, подведение итогов за предыдущий отчетный период и постановка задач на очередной).

Согласование проекта перечня поручений не проводится.

Перечень поручений утверждается (подписывается) лицом, под руководством которого проводилось мероприятие, и подлежит регистрации в СЭД.