1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по архивной работе в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - Инструкция) устанавливает основные правила организации и ведения архивной работы в структурных подразделениях центрального аппарата (далее - центральный аппарат) Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - МЧС России), территориальных органах - органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, по субъектам Российской Федерации (далее - территориальные органы) и организациях, находящихся в ведении МЧС России <1>.

--------------------------------

<1> Далее - территориальные органы (организации) МЧС России, если нет различия в архивных функциях и задачах и нет необходимости отдельно указывать вид организации.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства (далее - Росархив) от 31 июля 2023 г. N 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г., регистрационный N 75119), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Росархива от 2 марта 2020 г. N 24 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 20 мая 2020 г., регистрационный N 58396), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденными приказом Росархива от 9 декабря 2020 г. N 155 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 марта 2021 г., регистрационный N 62735), и нормативными правовыми актами МЧС России.

--------------------------------

<2> - <3> Сноски исключены. - Приказ МЧС России от 27.05.2026 N 383.

1.3. Действие Инструкции распространяется в том числе на электронные документы, которые создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота МЧС России, входят в состав документального фонда центрального аппарата, территориального органа (организации) МЧС России и после завершения работы с ними подлежат хранению в архиве территориального органа (организации) МЧС России в порядке и в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением систем хранения электронных документов (далее - СХЭД). Создание СХЭД, а также оценка функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития осуществляется в соответствии с Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденными приказом Росархива от 15 июня 2020 г. N 69 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 20 октября 2020 г., регистрационный N 60484).

1.3(1). Организация хранения, комплектования, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, требованиями нормативных правовых актов по вопросам обеспечения режима секретности в Российской Федерации (далее - Инструкция по обеспечению режима секретности), а также в соответствии с Инструкцией.

1.4. Организацию работы по архивному и иному хранению документов и материалов, отнесенных к компетенции МЧС России, осуществляет Административный департамент МЧС России.

Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с архивными документами в структурных подразделениях центрального аппарата, территориальных органах (организациях) МЧС России осуществляет Административный департамент МЧС России и федеральное казенное учреждение "Центральный архив Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий" (далее - Центральный архив).

1.5. Документы, образующиеся в процессе деятельности центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России, имеющие историческое, культурное, научное, социальное и политическое значение, независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя составляют Архивный фонд Российской Федерации и находятся в МЧС России на депозитарном хранении до их передачи на постоянное хранение в архивные учреждения системы Росархива.

Сроки и условия депозитарного хранения и использования архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся и образующихся в процессе деятельности МЧС России, установлены Договором между МЧС России и Росархивом от 05.06.2019 N 2-4-38-5/7/1-Д.

Временно, в пределах сроков, установленных Инструкцией, эти документы хранятся в центральном аппарате, территориальных органах (организациях) МЧС России (порядок и сроки хранения документов до передачи их на дальнейшее хранение определены в разделе 3).

Передача архивных документов центральным аппаратом, территориальными органами (организациями) МЧС России на постоянное хранение в учреждения системы Росархива без разрешения Центрального архива запрещается.

1.6. В целях организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образующиеся в процессе деятельности центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России, подготовки их к передаче на постоянное хранение создается Центральный архив.

В целях обеспечения сохранности, учета, упорядочения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образующихся в деятельности территориальных органов (организаций) МЧС России, до передачи их в Центральный архив, в составе территориальных органов (организаций) МЧС России образуются архивы на правах структурного подразделения или в составе структурного подразделения, на которое возложено ведение делопроизводства - структурного подразделения, ответственного за организацию и ведение делопроизводства в территориальном органе (организации) МЧС России (далее - архивы).

В структурных подразделениях центрального аппарата архивы не создаются. Хранение документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений центрального аппарата, осуществляет Центральный архив.

1.6(1). Контроль и координацию деятельности архива территориального органа (организации) МЧС России осуществляет начальник (руководитель) территориального органа (организации) МЧС России.

1.7. Центральный архив, архивы территориальных органов (организаций) МЧС России должны быть обеспечены штатами, архивохранилищами и другими служебными помещениями, средствами хранения и обработки документов, необходимыми для эффективного выполнения ими своих функций.

Территориальное размещение и материально-техническое оснащение Центрального архива, архивов территориальных органов (организаций) МЧС России должно обеспечивать возможность оперативной выдачи архивных документов, а также передачи архивной информации средствами связи, в том числе факсимильной и электронной.

1.8. Начальники (руководители) структурных подразделений центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России несут персональную ответственность за организацию, состояние и совершенствование архивной работы, качественную подготовку и своевременную передачу в Центральный архив всех документов (дел), подлежащих архивному хранению.

1.9. Лица, виновные в хищении, утрате, сокрытии, небрежном хранении, порче или незаконном уничтожении архивных документов, а также в разглашении содержащихся в них сведений, составляющих государственную тайну, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.10. В Инструкции используются следующие основные понятия:

архивное дело в МЧС России - деятельность центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

архив территориального органа (организации) МЧС России - структурное подразделение территориального органа (организации) МЧС России, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

организации - источники комплектования архива - центральный аппарат, территориальные органы и организации МЧС России в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в соответствующий архив, выступают источниками комплектования архива архивными документами;

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;

архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа;

фондообразователи - организация или лицо, в процессе деятельности которых образуется документальный фонд или юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд;

архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

объединенный архивный фонд - архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи;

архивная коллекция - совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам;

классификация документов в пределах архивного фонда - их группировка и расположение в фонде;

классификация документов в пределах архива - группировка по-исторически и (или) логически связанным совокупностям - архивным фондам и архивным коллекциям;

опись дел - архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел;

постоянное хранение архивных документов - хранение документов без определения срока (бессрочное);

временное хранение архивных документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и МЧС России;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

подразделение делопроизводства - структурные подразделения, ответственные за организацию и ведение делопроизводства в центральном аппарате, в территориальном органе (организации) МЧС России;

документальный фонд - документы, образовавшиеся в деятельности центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России, а также организаций-предшественников.