4.3. Подготовка личных дел военнослужащих, проходивших военную службу по контракту в МЧС России, сотрудников ФПС ГПС, государственных гражданских служащих и работников

4.3.1. Личные дела военнослужащих, проходивших военную службу по контракту в МЧС России, сотрудников ФПС ГПС, государственных гражданских служащих и работников ведутся в порядке, установленном структурным подразделением центрального аппарата по работе с кадрами МЧС России. Для сдачи личных дел в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России они должны быть оформлены в соответствии с требованиями Инструкции.

4.3.2. Все документы дела (послужной список, аттестации, характеристики, выписки из приказов, фотокарточки и т.п.), в том числе и внутренние описи, должны быть подшиты в обложки установленных образцов и пронумерованы. Имеющиеся в личных делах фотокарточки должны быть уложены в конверт, который приклеивается на второй внутренней стороне обложки дела. Фотокарточки на оборотной стороне должны иметь заверительную надпись, например: "Иванов Иван Иванович, личный номер Г-000000, должность, подпись удостоверяющего лица, дата".

В личном деле осужденного должна быть копия приговора, а умершего - выписка из приказа об исключении из списков центрального аппарата, территориального органа (организации) МЧС России.

В конце дела составляется лист-заверитель дела, в котором указываются цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов, количество фотокарточек. Лист-заверитель дела подписывается лицом, ответственным за ведение дел, и скрепляется мастичной печатью, например: "В деле подшито и пронумеровано 45 (сорок пять) листов. В деле - две фотокарточки".

4.3.3. Порядок ведения личного дела сотрудников ФПС ГПС (далее - личное дело) осуществляется в соответствии с требованиями Положения о централизованном учете персональных данных сотрудника федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и ведении его личного дела, утвержденного приказом МЧС России от 20 марта 2017 г. N 121 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 29 мая 2017 г., регистрационный N 46864).

4.3.4. Личное дело состоит из шести частей. Каждая часть личного дела является его неотъемлемой частью и должна содержать опись приобщаемых документов. Первая, вторая и третья части личного дела вшиваются в основную папку личного дела, четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела. Имеющиеся в личных делах фотокарточки (за исключением фотокарточки, соответствующей последнему перед увольнением специальному званию, которая остается на оборотной стороне основной папки личного дела) укладываются в конверт, который приклеивается на второй внутренней стороне обложки основной папки личного дела.

4.3.5. Приобщаемые к личному делу документы подшиваются в него прочными нитками (в три (четыре) прокола) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке документов к подшивке в личное дело металлические скрепления (скобы, скрепки) удаляются, жетон <1> с личным номером подшивается к гребешку основной папки личного дела.

--------------------------------

<1> Если жетон надежно подшит не к гребешку основной папки личного дела, а к одной из внутренних сторон обложки личного дела, то его переподшивка не требуется.

4.3.6. Четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.

4.3.7. На оборотной стороне верхнего клапана основной папки личного дела остается фотокарточка, соответствующая последнему перед увольнением специальному званию. Сюда же приклеивается общая внутренняя опись дела. Общая внутренняя опись дела приклеивается за один край, как правило, верхний или правый.

4.3.8. Остальные, имеющиеся в личных делах фотокарточки укладываются в конверт, который приклеивается на внутренней стороне нижней части обложки основной папки личного дела.

4.3.9. Все части личного дела вкладываются в архивную папку или архивный короб с завязками с шириной корешка, соответствующей объему документов, содержащихся в конкретном личном деле. При подготовке к сдаче в архив документы, приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом в пределах каждой части личного дела согласно описи приобщаемых документов.

4.3.10. На документы личного дела составляется общая внутренняя опись дела, в которой прописываются наименования частей личного дела без подробной росписи содержащихся в частях документов, а также конверт с вложениями. Номера листов в общей внутренней описи дела указываются в соответствии с нумерацией листов, содержащихся в каждой части личного дела. Внутренняя опись дела наклеивается на внутреннюю сторону верхней части обложки дела или верхней крышки архивного короба.

4.3.11. Лист-заверитель составляется в порядке, установленном пунктом 4.2.7 Инструкции, и наклеивается на внутреннюю сторону нижней части обложки или на дно архивного короба.

4.3.12. Оригиналы личных документов (трудовая книжка, аттестаты, свидетельства, военный билет и т.п.), находящихся в конверте основной части личного дела, при увольнении сотрудника ФПС ГПС должны быть выданы на руки.

В случае, когда личные документы не были выданы сотруднику ФПС ГПС на руки, они из личного дела изымаются, в опись дела не вносятся. Они формируются в отдельное дело, на них составляется отдельная сдаточная опись и передаются в архив как невостребованные личные документы.

4.3.13. Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут формироваться в отдельные архивные папки с присвоением номера тома.

4.3.14. Дела, подготовленные к передаче в архив в соответствии с требованиями Инструкции и переданные в архив, переформированию не подлежат.