4.3. Определение и установление сроков хранения документов осуществляется для каждого звена Перечня

4.3.2. При определении сроков хранения используются законодательные акты, перечни типовых архивных документов и иные нормативные правовые акты, которыми установлены сроки хранения документов тех или иных видов и разновидностей.

Сроки хранения документов, установленные перечнями типовых архивных документов, не могут быть снижены (это не относится к копиям документов и к документам, присланным для сведения или согласования, для которых устанавливается срок хранения "До минования надобности" или "До замены новыми"). Сроки хранения документов могут быть увеличены по сравнению с указанными в статьях перечней типовых архивных документов, если это обусловлено практической необходимостью.

При определении сроков хранения документов, отражающих специфику деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций, не установленных нормативными правовыми актами, рекомендуется руководствоваться следующими критериями:

- историческая значимость документов;

- практическая значимость документов;

- социально-правовое значение документов;

- востребованность документов при осуществлении проверок, ревизий контролирующими и надзорными органами (при этом учитывается периодичность таких проверок, ревизий; срок, за который запрашиваются документы и данные);

- срок исковой давности;

- условия договоров, определяющих сроки и место хранения документов (оригиналов и копий);

- поглощенность информации в других документах (учитывается также вид повторяемости информации - аналитико-синтетическая и формальная).

Для научно-технической документации принимается во внимание значимость документов с учетом этапов и стадий разработки, комплектности научно-технической документации.

4.3.3. Сроки хранения документов не зависят от того, ведется ли документ на бумажном носителе или в электронном виде.

Сроки хранения информации, содержащейся в базе данных информационной системы, не могут быть меньше сроков, которые установлены для хранения документов на бумажном носителе, содержащих такую информацию, <11> и, как правило, совпадают с ними <12>.

--------------------------------

<11> Если иное не установлено нормативными правовыми актами. В соответствии с пунктом 24 постановления Правительства Российской Федерации от 6 июля 2015 г. N 676.

<12> Источником для выявления видов документов и соотнесения видов документов и документной информации может быть Федеральная государственная информационная система учета информационных систем, создаваемых и приобретаемых за счет средств федерального бюджета и бюджетов государственных внебюджетных фондов, и иные реестры информационных ресурсов и систем.

Срок хранения документов, являющихся приложениями к другому документу (за исключением сопроводительного письма), определяется сроком хранения основного документа.

4.3.4. Срок хранения "Постоянно", как правило, устанавливается по месту создания (подписания, утверждения) подлинника документа.

Для документации, отражающей специфику деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций, срок хранения "Постоянно" может использоваться только в отношении исторически значимых документов.

4.3.5. Перечнем могут быть установлены следующие временные сроки хранения документов: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 20 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет. Может быть установлен и иной срок хранения, не противоречащий законодательству.

4.3.6. Срок хранения "До ликвидации организации" применяется для документов длительной практической значимости, необходимых для функционирования организации на протяжении всего ее существования, а после ликвидации организации подлежащих возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации на основе экспертизы их ценности.

4.3.7. Срок хранения "До минования надобности" означает, что структурные подразделения, организации вправе сами определять срок хранения таких документов в соответствии с практическими задачами их использования, однако этот срок не может составлять менее одного года.

4.3.8. Срок хранения "До замены новыми" применяется в отношении нормативных документов, документов директивного характера, руководств, которые направлены в организацию для использования в работе и действуют до тех пор, пока не будут отменены или заменены.

4.3.9. Отметка "ЭПК" ("Экспертно-проверочная комиссия"), проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. В этом случае после истечения установленного срока хранения документы подлежат рассмотрению на заседании экспертного органа (Экспертной комиссии (ЭК) или Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) - в зависимости от уровня организации), для принятия решения о продлении данного срока (в том числе об отборе на постоянное хранение) или его применении без изменения. Соответствующие описи дел, документов постоянного хранения подлежат впоследствии утверждению ЭПК федерального государственного архива, источником комплектования которого является ФОИВ.

Отметки "ЦЭК" и "ЭК" означают, что документы подлежат обязательной экспертизе ценности по истечении установленного срока хранения. При этом сроки хранения некоторых документов, имеющих длительное практическое значение, могут быть увеличены по решению экспертного органа. Срок хранения "Постоянно" при этом не может быть применен.

До решения соответствующей комиссии уничтожение документов, для которых установлены сроки хранения с отметками ЭПК, ЦЭК, ЭК, не может быть осуществлено.